Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Power Class » Krijg toch de P met je ge-CC

Krijg toch de P met je ge-CC

Stel je voor: je ligt op de operatietafel en terwijl de chirurg met haar ene hand bezig is met de ingreep, verstuurt ze met haar andere hand nog even snel een appje. ‘Oeps’ zegt ze dan… ‘Sorry, ik schoot even uit bij de ingreep.’

We zijn het vast eens dat dit niet kan. Het is onprofessioneel en onethisch als dit echt zou gebeuren in de OK. Gek genoeg zie ik ditzelfde gedrag continu gebeuren op de werkvloer.

Alles is altijd AAN en belangrijk

Tijdens de lezing ‘Krijg toch de P met je ge-CC’ op de Assistant Power Class 2018 kijken we hoe moderne tools onze werkplek verbeteren en soms verbitteren. Welk gedrag past bij het ‘altijd AAN staan’ van de apparaten om je heen? Hoe ga je ermee om als instant beschikbaarheid door e-mail en WhatsApp de norm lijkt te zijn geworden?

Krijg toch de p met je geccOm alvast een schot voor de boeg te nemen: wat mij betreft mag op een muur van elk kantoor dik gedrukt staan: ‘URGENTE E-MAILS BESTAAN NIET’. En laten we dan eens zien wie het hiermee oneens is en dus dat principe aan zijn of haar laars lapt. Of wie zich daardoor ineens afvraagt of het misschien waar is.

Deze stelling klopt deels. Urgente e-mails kunnen namelijk wél naar gedeelde mailboxen van een service desk worden verstuurd, maar níet naar MIJN mailbox. En als we begrijpen waarom dat zo is en met elkaar accepteren dat dit voor ons waar is, dan kunnen we van e-mail weer een nuttig en werkbaar medium maken.

Beheer(s) de afleiding van alle tools

Hetzelfde geldt ook voor andere communicatiemiddelen, zoals bijvoorbeeld de smartphone. Zo heb ik bijvoorbeeld op een dag besloten om de apps op mijn telefoon onder te verdelen in twee categorieën:

  1. Urgente apps (dat zijn er maar een paar)
  2. Niet-urgente apps

Al snel kwam ik erachter dat meer dan 80% van de meldingen, rode balletjes en geluiden op mijn smartphone niets met urgente zaken te maken had. Ze verleiden mij wel telkens (structureel!) om naar mijn e-mail, WhatsApp of zelfs Wordfeud te kijken.

Ik heb mijn directe collega’s en gezin laten weten dat als ze me urgent nodig hebben, ik alleen reageer op gemiste oproepen en SMS berichten. En dan blijkt dat iets maar zelden urgent is. 🙂

Door enkel notificaties toe te staan van zaken die er écht toe doen (zoals Agenda, Betaald Parkeren, Amber Alert) worden meldingen weer zinvol. Ook wordt je minder vaak gestoord door je smartphone. Je kan meldingen wijzigen tijdens de installatie van een app of na afloop in de notificatie-instellingen van je smartphone.

Ontdek welke rol e-mail speelt in jouw werk en…

TRichard Wolfe - Assistant Power Class 2018ijdens mijn lezing ‘Krijg toch de P met je ge-CC’ om 13.40 uur tijdens de Assistant Power Class kijken we samen naar de rol die e-mail dagelijks speelt in jouw persoonlijke workflow:

  • Hoe maak je het verwerken van de vele berichten per dag eenvoudiger?
  • Hoe creëer je daarmee juist overzicht over je taken en verplichtingen?
  • En natuurlijk: veel leuke praktische tips & tricks die je gaan helpen om dit ook daadwerkelijk te doen (en vol te houden).

Tot dan!

Geschreven door Richard Wolfe, expert in eenvoudig en snel e-mailgebruik en spreker op de Assistant Power Class 2018

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

De assistant als influencer

Wij laten ons als consument graag beïnvloeden door andere mensen. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dan …

èèn Reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *