Hét blog voor de ervaren assistant

Krijg toch de P met je ge-CC

Stel je voor: je ligt op de operatietafel en terwijl de chirurg met haar ene hand bezig is met de ingreep, verstuurt ze met haar andere hand nog even snel een appje. We zijn het vast eens dat dit niet kan: het is onprofessioneel en onethisch. Gek genoeg zie ik ditzelfde gedrag continu gebeuren op de werkvloer.

Alles is altijd AAN en belangrijk

Moderne tools verbeteren onze werkplek. En soms verbitteren ze het ook… Welk gedrag past bij het ‘altijd AAN staan’ van de apparaten om je heen? Hoe ga je ermee om als instant beschikbaarheid door e-mail en WhatsApp de norm lijkt te zijn geworden?

Krijg toch de p met je geccWat mij betreft mag op de muur van elk kantoor dik gedrukt staan: ‘URGENTE E-MAILS BESTAAN NIET’. En laten we dan eens zien wie het hiermee oneens is en dus dat principe aan zijn of haar laars lapt. Of wie zich daardoor ineens afvraagt of het misschien waar is.

Deze stelling klopt deels. Urgente e-mails kunnen namelijk wél naar gedeelde mailboxen van een service desk worden verstuurd, maar níet naar MIJN mailbox. Als we begrijpen waarom dat zo is, dan kunnen we van e-mail weer een nuttig en werkbaar medium maken.

Beheer(s) de afleiding van alle tools

Hetzelfde geldt ook voor andere communicatiemiddelen, zoals bijvoorbeeld de smartphone. Zo heb ik bijvoorbeeld op een dag besloten om de apps op mijn telefoon onder te verdelen in twee categorieën:

  1. Urgente apps (dat zijn er maar een paar)
  2. Niet-urgente apps

Al snel kwam ik erachter dat meer dan 80% van de meldingen, rode balletjes en geluiden op mijn smartphone niets met urgente zaken te maken had. Ze verleiden mij wel telkens (structureel!) om naar mijn e-mail, WhatsApp of zelfs Wordfeud te kijken.

Ik heb mijn directe collega’s en gezin laten weten dat als ze me urgent nodig hebben, ik alleen reageer op gemiste oproepen en SMS berichten. En dan blijkt dat iets maar zelden urgent is. 🙂

Door enkel notificaties toe te staan van zaken die er écht toe doen (zoals Agenda, Betaald Parkeren, Amber Alert) worden meldingen weer zinvol. Ook wordt je minder vaak gestoord door je smartphone. Je kan meldingen wijzigen tijdens de installatie van een app of na afloop in de notificatie-instellingen van je smartphone.

Geschreven door Richard Wolfe, expert in eenvoudig en snel e-mailgebruik

Ontdek welke rol e-mail speelt in jouw werk en…

  • Cursus Timemanagement en Digitaal Organiserenmaak het verwerken van de vele berichten per dag eenvoudiger;
  • creëer daarmee juist overzicht over je taken en verplichtingen.

Tijdens de cursus digitaal organiseren & new timemanagement voor de secretaresse krijg je veel leuke praktische tips & tricks die je helpen om dit ook daadwerkelijk te doen (en vol te houden). Daarnaast ontdek je waar je veel tijd en winst behaalt in je drukke werkdag. Het gaat om slim én digitaal werken!

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

SMI Award 2021 - Wendy Janssen

De SMI Award: het verhaal van winnares Wendy Janssen

In 2021 heeft Wendy Janssen – Executive Assistant bij Ridder Group – de SMI award …

èèn Reactie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.