Die ‘rode manager’ overtuigen, hoe doe ik dat?!

Werk je voor een manager met een sterke voorkeur voor actie, stevige taal en resultaten? Dan zijn er vast momenten waarop je gillend gek wordt van zijn of haar sneltreinvaart en competitiedrift…

Natuurlijk is het ook wel verfrissend en lekker duidelijk, zo’n manager. Het zorgt altijd voor dynamiek en met zo’n type loop je vaak op de troepen vooruit. Dat geeft dan ook wel weer een kik.

Toch heeft die snelheid en competitiedrift ook een keerzijde. De emotionele bankrekening bij collega’s wordt nog wel eens op de proef gesteld, net als je geduld. Echt ruimte voor een rustig gesprek of jezelf kwetsbaar opstellen is er niet bij. Dat kan dan al snel ervaren worden als afwachtend en twijfelend.

Daarvan worden die sneltrein-managers vaak zenuwachtig en ongeduldig. Voor hen geldt het motto ‘beter een snelle beslissing, dan wachten op de beste beslissing die misschien wel helemaal niet gaat komen’.  Terwijl er niets mis is met zo nu en dan aan de noodrem te trekken, alle opties rustig te bekijken en twijfels toe te laten om zo tot de beste oplossing te komen.

Goede mix tussen prestatie en klimaat

Vooral in deze tijden van veel veranderingen op de werkvloer en baanonzekerheid, is enige rust nodig om mensen vertrouwen te geven in de toekomst. Niet alleen aandacht voor resultaten en doelstellingen, ook aandacht voor het klimaat (vertrouwen en verbondenheid) zijn belangrijke succesfactoren voor blijvende resultaten. Tijd nemen voor de mensen en de sfeer op de afdeling.

Het zijn simpele acties die al veel weerstand wegnemen en dus op langere termijn tijd opleveren. Maar hoe krijg je voet aan de grond bij die actiegerichte manager, die helemaal niet zit te wachten op dat ‘geneuzel’?

Sluit je aan bij de communicatiestijl van de rode manager

Insights Discovery is een kleurenmodel die jou helpt om inzage te krijgen in je eigen communicatiestijl en die van jouw manager. Het helpt je ook met bruikbare handvatten hoe je jouw boodschap beter laat overkomen. Het laat vier succesgebieden zien; rood, geel, groen en blauw. Elke kleur is even belangrijk en nodig voor een goed functionerend team. Iedereen heeft zo zijn eigen voorkeur voor één van de vier succesgebieden.

Zo’n sneltreinvaart-manager heeft meestal een rode voorkeur. De rode voorkeur staat voor; focus, vastberaden, doelbewust, wilskrachtig en prestatiegericht. Op een goede dag zorgt deze manager voor een duidelijke focus en richting en is eenduidig in zijn of haar communicatie. Op een slechte dag wordt deze manager snel ongeduldig, drammerig, intolerant en controlerend. Hoe zorg je ervoor dat je ook op een slechte dag goed met elkaar blijft communiceren?

Wacht niet af…

Wat je in ieder geval niet moet doen, is afwachten. Het lijkt misschien veilig om stilletjes te wachten totdat de storm voorbij is. In weze is dat het ook, want je hoeft dan in ieder geval die confrontatie niet aan te gaan.

Echter zorgt deze strategie er juist voor dat de manager zelf gaat beslissen en steeds minder gevoelig wordt voor jouw argumenten. Er hard tegenin schreeuwen is ook geen oplossing, dan beland je in een oog om oog, tand om tand tafereel. En als assistent ga je die verliezen, want de manager zal dan de machtspositie inzetten.

Wat dan wel te doen?

Slimmer is het om te achterhalen wat zijn of haar zorg is. Het rode type raakt in een slechte dag, doordat bijvoorbeeld:

• er een te laag tempo is;
• teveel fouten worden gemaakt;
• hij of zij te weinig controle heeft over de zaak, of;
• er te weinig zichtbare prestaties zijn.

Communicatietips: rood type manager

• Toon initiatief door het aandragen van oplossingen in actievorm: ‘Ik ga er direct actie opzetten en kom er vandaag nog op terug.’
• Stel niet teveel vragen: dit haalt het tempo uit het gesprek. Stel alleen de kernvraag, bijvoorbeeld: ‘Wat heb je nu van mij nodig?’
• Wees niet te lief, laat gerust horen wat je er écht van vindt. Jouw persoonlijke mening wordt als waardevol ervaren als die ook werkelijk puur is. Te netjes de boodschap willen verpakken werkt bij zo’n manager vaak averechts. Als het rode type zegt waar het op staat, dan waardeert deze manager dat ook van een ander.
• Kom met korte argumenten, die bijdragen aan een beter tempo, prestaties of overzicht. Vertrouw er maar op dat als het rode type meer info wil, dat hij/zij daar zelf wel naar vraagt. Bijvoorbeeld: ‘Ik heb een gesprek met Piet ingepland, want ik vind dat je daar echt even mee om tafel moet. Anders raken we deze klant kwijt.’
• Geef opties. Sommige rode types willen graag kiezen en zelf bepalen. In dat geval zoek je enkele opties uit en presenteer je de twee beste. ‘Keuze A levert dit op en keuze B levert dat op, zie mijn uitwerking. Welke zal ik in actie zetten?’

Kortom, praat actiegericht, houd het kort en gebruik duidelijke taal.

Geschreven door: Sabina Brammer, docent van diverse opleidingen van Secretary Management Institute.

Optimaal samenwerken? Zelfstudie Managementassistent

Sabina verzorgt de 5e schriftelijke module van de Zelfstudie Managementassistent over optimaal samenwerken:

• Inspelen op verschillende werkstijlen
• Aanpassen aan samenwerkingspartner
• Omgaan met weerstand en conflicten
• Omgaan met lastige personen en emoties
• Coach je manager

Je updatet in korte tijd je kennis over diverse belangrijke én nieuwe aspecten die passen bij de managementassistent van nu. Je bepaalt zelf je leertempo en leert waar en wanneer je wilt. Je ontvangt het diploma op HBO-niveau na het succesvol voltooien van het optionele examen.