blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Projectmanagement; welke assistent heeft er inmiddels geen ervaring mee? Ook al wordt het misschien niet altijd zo genoemd, als jij er goed over nadenkt, heb je in je loopbaan vast ervaring met het organiseren van of het bijdragen aan een project.
Drie hindernissen van projectmanagement
Een project wordt vaak gedegen voorbereid en ingericht. En toch gaat niet alles altijd vanzelf. Hoera, we zijn allemaal mensen! Hoeveel van onderstaande hindernissen herken jij? Lees even verder, want je krijgt ook tips hoe je ze in het vervolg voorkomt.
- De voortgang stagneert
- Er ontstaat een wirwar aan documenten
- Onduidelijkheid rondom communicatie
Ik pak een concreet projectvoorbeeld: de verhuizing naar het nieuwe pand.
1. Voortgang
Het lijkt allemaal zo logisch; bij de start van het project wordt een projectteam aangesteld, worden de taken en de deadlines vastgelegd en gaan we aan de slag. Toch?
Voorbeeld: tijdens het projectoverleg zijn alle punten besproken en er is een verslag opgesteld. Echter, tijdens het volgende overleg blijkt dat projectteamleden Iris en Johan een aantal punten nog niet hebben kunnen opvolgen door verschillende oorzaken.
Hoe voorkom je dit?
- Het begint bij goede verslaglegging. Laat geen ruimte voor open eindjes. Vraag tijdens het overleg door als er punten in jouw beleving onduidelijk blijven. Maak de actiepunten (akelig) gedetailleerd, compleet met verantwoordelijke en deadline. En maak de voortgang ook zichtbaar.
- Vraag 1,5 week later bij de koffieautomaat even of collega Johan zijn actie al heeft afgehandeld. En informeer ook bij de overige collega’s of het opvolgen van de afspraken goed verloopt, of er nog vragen of nieuwe inzichten zijn en of we door kunnen.
Zorg dus dat je de opvolging tussentijds al scherp hebt. Breng de projectleider op de hoogte van eventuele obstakels in het proces zodat hij of zij kan bijsturen. Zo ontdekken jullie niet pas bij het volgende overleg dat de voortgang eruit is.
2. Documentbeheer
Bij de start van het project lijkt het allemaal nog wel overzichtelijk, maar gedurende het verloop van het project komen er steeds meer documenten bij.
Voorbeeld: tijdens het overleg blijkt dat Johan in een andere versie van het verhuisplan aan het werk is geweest dan Natasja. Dit levert onduidelijkheid en onnodig tijdverlies op.
Hoe voorkom je dit?
Werk met één vaste centrale plek waarop de documenten worden opgeslagen. De mogelijkheden zijn afhankelijk van het systeem binnen jouw organisatie, maar idealiter is dit in de cloud. Hierdoor kun je met projectteamleden tegelijkertijd of separaat wijzigingen aanbrengen en is onduidelijkheid over versies verleden tijd.
3. Communicatie
Het projectteam is aan de slag gegaan. De eerste projectoverleggen zijn geweest en er worden daadwerkelijk stappen gezet. Maar dan blijkt dat een deel van de collega’s op de hoogte is van details vanuit het project waarvan jij dacht dat het alleen voor het projectteam bestemd was.
Voorbeeld: tijdens een informeel moment vang je een gesprek op van twee collega’s die ideeën en verwachtingen hebben over de inrichting van hun nieuwe werkplek. Het blijkt dat een van de projectteamleden met haar ‘gespard’ heeft. Bij navraag in het projectteam blijkt dat het teamlid niet heeft beseft dat deze informatie niet gedeeld kon worden.
Hoe voorkom je dit?
Reeds bij de start van het project moet helder zijn welke communicatie er plaatsvindt, naar wie en door wie. Bijvoorbeeld: een van de teamleden krijgt de rol van communicatiemanager. Aan het eind van ieder agendapunt wordt besproken welke communicatie hierover plaatsvindt richting de organisatie, klant of opdrachtgever. Spreek af dat de overige teamleden geen informatie delen over het verloop van het project, ook niet aan die ene gezellige collega. Laat dit soort dingen niet aan het toeval over, niet voor iedereen is dit even vanzelfsprekend.
Dit artikel is geschreven door Rianne van Duijvenbode, bestuurssecretaris en projectmanager a.i.
Opleiding Praktisch projectmanagement voor de assistent
Als projectassistent ben jij de ogen en oren van de projectleider. Belangrijk hierbij is dat jij vooruitkijkt, het team sturing geeft en zorgt dat ze gefocust blijven. Oftewel, het is aan jou de taak om alles in goede banen te leiden.
Tijdens deze opleiding projectmanagement leer je hoe je (zelfstandig) projecten opzet en beheerst. Ook optimaliseer je de communicatie in het projectteam en met de projectleider.
