blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
‘Het zijn ontzettend veel ballen tegelijk die ik in de lucht moet houden. Ik word soms gillend gek van alle gedachten die door mijn hoofd spoken! ’s Nachts schrik ik regelmatig wakker omdat ik weer eens wat vergeten ben te doen.
Het maakt me onrustig en zorgt ervoor dat ik mij minder kan focussen. Help!’
Is dit een herkenbaar verhaal?
Loopt jouw hoofd ook over van de to do’s? Je bent hierin niet de enige. In mijn werk als business organizer zie ik allerlei verwoede pogingen om meer grip te krijgen op die wirwar aan urgente acties. Ik zie bijvoorbeeld:
- Post its, liefst op of rondom de computer
- Losse to do papiertjes
- To do-achtige apps
- Word documenten met zelfgemaakte lijstjes
- Gekrabbel op ledematen (handen, armen)
- Een grenzeloos vertrouwen in het geheugen (‘dat moet ik toch allemaal wel kunnen onthouden’)
… En dat vaak in combinatie met een overvolle agenda. Vermoeiend voor je brein hoor, om al die verschillende kanalen goed bij te houden en hierin het overzicht te bewaren.
Stap 1: kies 1 systeem!
Het kan ook anders. De crux zit hem in het trechteren van al jouw to do’s in één systeem. Niet vier, niet twee, maar één systeem. En wel om de volgende redenen:
- Jouw systeem moet kinderlijk eenvoudig zijn. Als ik jou ’s nachts wakker maak, moet jij me in één zin kunnen vertellen hoe je het overzicht weet te bewaren in al jouw to do’s.
- Het bijhouden van jouw systeem kan idealiter plaats- en tijdsonafhankelijk plaatsvinden. Geen gehannes met ‘ik kan er nu even niet bij’. Voor je het weet klad je je hand weer vol…
- Overdraagbaarheid naar anderen toe is een dik pluspunt. Mocht je ziek worden of besluiten die mooie wereldreis te maken, dan kunnen anderen het stokje gemakkelijk overnemen.
Stap 2: keep it simple
Maar goed, hoe maak je dan zo’n systeem… De grap is dat dit helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn. Als je een kantoorbaan hebt, heb je namelijk al een prachtig systeem: je digitale agenda. Je zal versteld staan van wat het met je doet als je je agenda eens vult met alles wat je moet doen of wat op jouw wensenlijstje staat.
Systeem vol, hoofd leeg. Het geeft overzicht en inzicht. Je wirwar aan gedachten kun je omzetten in concrete agenda-afspraken of reminders. Gek genoeg geeft een volle agenda rust: je weet wat je moet doen en je kunt erop vertrouwen dat jouw to do vanzelf ‘oppopt’ op het door jouw geprikte moment.
Extra tip: zorg voor notitie-mogelijkheden
Kun je niet alle dagen in je agenda? Dan kun je een aanvullende app gebruiken om notities te maken of jezelf de to do mailen. Zodra je weer beschikking hebt over je agenda, kun je deze to do’s overzetten in je agenda. En loslaten.
Dit artikel is geschreven door Sandra van Dijk, docent bij de opleiding Digtaal organiseren & new timemanagement.
Hulp nodig bij het creëren van overzicht?
Maak jij al gebruik van een goed systeem voor al jouw to do’s? Of kun je wel wat hulp gebruiken als het gaat om het efficiënt inrichten en gebruiken van je digitale tools?
Bekijk dan het programma van de 3-daagse cursus Digitaal organiseren & new timemanagement. Door deze praktische cursus krijg je meer voor elkaar en haal je meer voldoening uit je werk. Je krijgt dé tools om sneller digitaal te werken (en deel dit vooral met collega’s).
