Lean werken: verbeter en versnel jouw werk op het secretariaat

Lean werken en Six Sigma zijn veel gehoorde termen binnen organisaties. Vaak denkt men dat dit alleen toepasbaar is op productieprocessen. In tegendeel; overal is deze manier van denken en werken te implementeren, ook op jouw secretariaat.

Wat kan je met Lean Six Sigma?

Met Lean Six Sigma ga je gestructureerd aan de slag met het verbeteren van processen en het creëren van een cultuur waarin continu verbeteren vanzelfsprekend is. In de basis maak je door Lean Six Sigma een aantal zaken inzichtelijk:

1. Wie is de klant en wat wil de klant?
   • De externe klant (klanten van een organisatie)
   • De interne klant (collega’s, en ook jijzelf bent klant van je collega’s)
2. Hoe voer ik mijn werk uit; zijn er verspillingen?
3. Wat zijn de échte oorzaken van problemen en hoe groot zijn die?
4. Hoe kan ik deze veroorzakers wegnemen zodat ik hier geen last meer van heb?

Door meer inzicht in dit soort werkprocessen, identificeer je verspillingen en kijk je wat in je werk toegevoegde waarde levert voor je klant. Uiteindelijk zul je slimmer werken.

Elimineer 8 verspillingen in jouw secretariaat

Vanuit de Lean gedachte wil men acht verschillende verspillingen elimineren in processen. Welke mogelijke verspillingen zijn er in jouw secretariaat?

1. Transport: het verplaatsen van materiaal of materieel

Denk hierbij aan de plekken waar notulen, beleidsstukken of andere documenten binnen een organisatie allemaal komen. Of spullen die nodig zijn voor het werk, zoals papier en pennen. Hoe vaak wordt dit verplaatst en is dit elke keer echt nodig?

2. Beweging: het verplaatsen van mensen

Dit zijn alle onnodige bewegingen van mensen: hoe kan je deze beperken? Liggen de spullen die je vaak gebruikt dichtbij of overbrug je elke keer een flinke afstand? Collega’s of managers die je vaak spreekt, zitten die dichtbij of ver weg?

3. Voorraad: de aanwezige voorraad binnen organisaties

Vaak is er veel voorraad, zodat er nooit tekorten zijn. Er zijn methodes om ervoor te zorgen dat je altijd een optimale voorraad hebt, tijdig bestelt en dus geen tekort hebt. Is alle voorraad die jullie hebben écht nodig?

4. Wachttijd: hoe lang duurt het voordat je verder kan

Krijg je wel eens de belofte dat je snel iets zal ontvangen? En dan duurt het toch langer? Wachttijd is zonde van ieders tijd.

5. Overproductie: meer maken dan nodig is

Notulen en agenda’s worden maar geprint. Weet je van tevoren voor hoeveel mensen je iets moet regelen? Vaak wordt meer gemaakt dan nodig is. Als je de klantwens goed kent, kun je hier beter op inspelen.

6. Overbewerking: meer doen dan nodig is

Dit zorgt soms – in je eigen ogen – voor iets extra’s. Maar vindt de klant dit ook belangrijk of was het volgens hem niet nodig geweest? Hoe lever je precies aan wat wenselijk is zonder te veel te doen?

7. Defecten/fouten: onderdelen die niet goed zijn

Onvolledige/verkeerde informatie en ontbrekende onderdelen kunnen voor extra werk zorgen. Dit wil je voorkomen. Kom je dit soort fouten wel eens tegen? Jij bent ook een klant…

8. Talent van de medewerker

Wordt al jouw kennis en de kennis van jouw collega’s ingezet in de organisatie? Wellicht heb jij goede ideeën waarmee jullie werk(proces) verbeterd kan worden?

Herken jij (enkele van) deze verspillingen in je eigen werk? Tip: probeer in 10 minuten zoveel mogelijk verspillingen op te schrijven, wellicht samen met je collega’s! Met de uitkomst kan je zelf al kleine verbeterprojecten starten om deze verspillingen in te perken.

Wat biedt Lean Six Sigma nog meer voor het secretariaat?

Naast de verspillingen kan je met Lean Six Sigma nog veel meer doen binnen je secretaresseafdeling. Het biedt methodes om:

• een optimaal voorraadsysteem in te richten;
• de daadwerkelijke klantwens in kaart te brengen;
• de grondoorzaken van het probleem te achterhalen;
• efficiënter te werken;
• je probleem kracht bij te zetten (met aantoonbare data);
• slimmer te werken.

Wil je snel aan de slag met een paar simpele lean tips om te ervaren wat het effect kan zijn? Download de whitepaper van Bureau Tromp: ‘3 tips om zelf snel te starten met Lean werken‘.

Dit blog is geschreven door Paul van Schaik, Lean Six Sigma trainer Bureau Tromp en docent van onderstaande cursus LEAN werken voor de management assistent. Lees ook zijn blog: In 5 stappen naar lean werken als secretaresse

Wil je ook Lean werken?

Wil je leren hoe en met welke tools jij Lean Six Sigma toepast in je eigen werkomgeving? Volg de 3-daagse cursus LEAN werken voor de management assistent op HBO-niveau:

• identificeer de verspillingen in je eigen werk;
• krijg de wensen van je klanten in beeld;
• krijg meer tijd voor urgente zaken;
• schakelt sneller;
• doe alleen wat ertoe doet;
• verkort de wachttijd bij het aanleveren van (vergader)stukken;
• neem elkaars werk gemakkelijker over.

Je gaat proactief aan de slag met de mogelijkheden binnen je organisatie om slimmer te werken. Inclusief Lean Six Sigma Orange Belt.

Lees meer over de cursus Lean werken voor de management assistent