Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Samenwerken management » Vier valkuilen van ondersteuners in Openbare Orde en Veiligheid

Vier valkuilen van ondersteuners in Openbare Orde en Veiligheid

Creativiteit secretaresseAls ondersteuner, secretaresse of managementassistent in de Openbare Orde en Veiligheid ben je welbekend met het multidisciplinair overleg. Deze vergaderingen kunnen langdradig zijn en niet altijd leiden tot het gewenste resultaat. Gezien het complexe werkveld is dat ook niet gek. Lukt het jou om deze 4 valkuilen van het multidisciplinair overleg te mijden?

1. Je kent de verschillende rollen onvoldoende

Hier begint het allemaal. Allerlei veiligheidspartners nemen deel aan het overleg: verschillende typen mensen met uiteenlopende functies, belangen, organisatieculturen en bevoegdheden. Iedereen spreekt een eigen taal. Wanneer je hun rollen onvoldoende kent, heb je slechts beperkt inzicht in het complexe werkveld van Openbare Orde en Veiligheid.

Tip… Zorg dat je de volgende vragen probleemloos kunt beantwoorden:

  • Welke rollen hebben de veiligheidspartners (gemeente, veiligheidsregio, brandweer, GHOR, politie, Regionaal Informatie en Expertise Centrum en veiligheidshuis)?
  • Wat zijn bijbehorende kenmerken (functies, belangen, organisatieculturen)?
  • Welke gelijkenissen en verschillen in kenmerken herken jij?

Zo begrijp en accepteer je het gedrag, het handelen en de boodschap van de veiligheidspartners. Hierdoor ontdek je mogelijkheden die je in het voordeel kunt gebruiken. Dit vormt dé basis om een bijdrage te leveren aan het geheel.

Een voorbeeld
Politie en brandweer zijn opgeleid om snel te beoordelen, besluiten en handelen in teamverband. De gemeentelijk ambtenaar maakt echter een besluit met meerdere partijen, zoals de wethouder, directe leidinggevende, burgemeester, Raad, burgers en externe partijen. Een groot verschil in snelheid, teamgerichtheid en hoofdlijnen versus details en belang.

2. Je weet niet met wie je moet samenwerken

Valkuilen ondersteuner openbare orde veiligheid

Hoe steekt dit netwerk van veiligheidspartners in elkaar? Welke partij wordt wanneer ingeschakeld? Dit ligt wettelijk vast, dus dit spreekt voor zich, zou je zeggen. Klopt, je hebt geen invloed op hoe de lijntjes lopen. Maar het proces blijkt vaak onnodig traag. En daar heb jij als ondersteuner wél invloed op.

Tip: vraag jezelf af of de juiste mensen deelnemen aan het overleg. Dit zijn er mogelijk teveel, waardoor het proces verder wordt vertraagd. Dus controleer aan de hand van de notulen:

  • Wat het doel is van de vergadering
  • Wie niets bij te dragen heeft vanuit zijn/haar rol
  • Wie je mist en waarom

Zo buig jij deze valkuil om tot een verbetering in het overleg of van het proces. En door hierover mee te denken, profileer jij jezelf. Een win-win dus.

3. Je bent onvoldoende op de hoogte van het vakgebied

Als ondersteuner is het niet nodig om alle details van de Openbare Orde en Veiligheid te kennen. Het is echter wel handig om op de hoogte te zijn van bijvoorbeeld de verschillende veiligheidsthema’s waarmee jij te maken hebt. Zonder deze kennis werk jij minder efficiënt en ben jij minder in staat (inhoudelijk) mee te denken met jouw collega’s.

Tip: wees zichtbaarder in het multidisciplinair overleg door het vakgebied goed te kennen. Weet wat het omvat en hoe je bij kan blijven. Zorg dat je in ieder geval de volgende vragen kan beantwoorden:

  • Wat behoort tot Openbare Orde en Veiligheid?
  • Wat zijn de 3 belangrijkste pijlers van de voor jouw relevante veiligheidsthema’s?
  • Welke informatie wil en moet de bestuurder weten?
  • Wat zijn de actualiteiten en hoe blijf je op de hoogte?

4. Je ziet jezelf als minder belangrijke schakel

Business AssistantOnderschat jouw rol niet: net als je leidinggevende ben jij een belangrijke schakel in het geheel! Ook jij kan een verandering teweeg brengen in deze multidisciplinaire wereld. En verandering begint altijd bij jezelf. Het is daarom effectief om jouw eigen rol goed op te pakken. Dit geeft de ander ook stof tot nadenken over zijn rol.

Tip… Neem jouw eigen rol onder de loep en kijk kritisch naar:

  • Jouw rol en positionering in het geheel
  • De positie die jij nodig hebt voor de realisatie van jouw taak
  • Jouw vaardigheden en hoe je deze inzet
  • Hoe jij de notulen en actielijst kan verbeteren
  • Hoe en wat jij de beleidsmedewerker en/of voorzitter van het overleg kan adviseren

Cursus Ondersteuner in Openbare Orde en Veiligheid

Wil jij als (beginnend) ondersteuner dit complexe werkveld beter leren begrijpen en benutten om het beste eruit te halen voor zowel jezelf als het veiligheidsnetwerk? Wil je groeien in jouw rol door vakspecifieke kennis? En effectiever samenwerken met multidisciplinaire teams door projectmanagementvaardigheden?

Download brochure Ondersteuner OOV

Met de 3-daagse cursus Ondersteuner in Openbare Orde en Veiligheid (op HBO-niveau) leer je hoe jij jouw rol versterkt:

  • word een gedegen sparringpartner;
  • lever een sterke bijdrage aan het multidisciplinair overleg;
  • versterk de samenwerking met veiligheidspartijen;
  • ga op excursie naar Gemeente Geldrop-Mierlo waar je alles leert over het veiligheidsnetwerk, verteld door de veiligheidspartijen zelf;
  • oud-burgemeester Jan Mans deelt zijn ervaringen ten tijde van de vuurwerkramp in Enschede over de impact van een crisissituatie op jouw rol. Wat betekende dit voor hem en voor zijn ondersteuners?
Lees meer over de cursus Ondersteuner in Openbare Orde en Veiligheid

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Tech Savvy Assistant Event 2019: de tips van de sprekers

Het Tech Savvy Assistant Event 2019 vond plaats op 6 juni in Utrecht. Ruim 100 …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *