Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Nieuwe media » Voorbeelden van jouw toekomstige secretaresserol… begin nu al!

Voorbeelden van jouw toekomstige secretaresserol… begin nu al!

Liane Duit is trendslator en innovator. She’s the one als het gaat over tech savvy werken voor assistants! Liane is dagvoorzitter tijdens het Tech Savvy Assistant Event op 6 juni 2019. 

Liane Duit

De digitale transformatie. Het is misschien een buzzwoord geworden waarbij je ogen gaan rollen… Maar het is écht een steeds belangrijker thema voor secretaresses. Niet alleen omdat deze transformatie jouw werk verandert, maar vooral omdat hierdoor veel mogelijkheden ontstaan voor jouw toekomst.

Dus of je het nu fantastisch of verschrikkelijk vindt, die digitale transformatie is iets om je in te verdiepen, juist als secretaresse. 

De digitale transformatie betekent vooral veel nieuwe technologieën die misschien banen of taken doen verdwijnen. Hier komen ook zeker nieuwe rollen voor terug. Al weten we niet precies wat voor een rollen. Laten we eerlijk zijn, 10 jaar geleden hadden we ook nog nooit van een app ontwikkelaar gehoord. Rollen ontstaan gaandeweg. Maar met de kennis van nu kunnen we ons al wel voorbereiden. Graag neem ik je mee in een aantal voorbeelden.

Omarmen van de digitale veranderingen

Digitaal in de ‘digitale transformatie’ gaat steeds minder over het implementeren van de nieuwste technologie en steeds meer over het goed gebruiken van de nieuwste tools en de échte gedragsverandering binnen een organisatie. Hierdoor ontstaat er ook echt een organisatierenovatie of -innovatie. Zie daar een prachtkans voor jou als secretaresse van de toekomst! Teams – ook de millennials – kunnen niet wachten tot ze geholpen worden door iemand die juist daarover nadenkt. Zodat zij zich weer kunnen richten op hun core business.

Nieuwe rol: Enabler user-adoption

Werken in de cloud

De gemiddelde medewerker heeft een enorme keuze uit de hoeveelheid apps om slimmer en sneller het werk gedaan te krijgen. Alleen weet lang niet iedereen welke apps er zijn en wat de exacte mogelijkheden zijn. Men spreekt in de IT over user-adoption. De investeringen die gedaan zijn in de software zijn pas echt hun geld waard (ROI) als de tools ook goed gebruikt worden, dus een hoge user-adoption. Tot die tijd zijn het kostenposten. Je hebt dus concreet kans om een bijdrage te leveren aan de ROI.

Nieuwe rol: Adviseur slim (samen)werken

Van oudsher is de secretaresse de adviseur richting haar klanten als het gaat over slimmer en sneller (samen)werken. Ging dat vroeger nog over het printen, faxen of snel een brief versturen. Nu gaat het over samenwerkingstools, teleconferencing, samenwerken aan documenten in de cloud, et cetera. Kortom: het gaat over software. Om die uitstekende adviseur omtrent sneller en slimmer werken te kunnen blijven zijn naar je manager(s) en/of team, moet je op de hoogte zijn van de beschikbare software.

Maak data het centrum van je beslissingen

We zien het terug bij bedrijven; data spelen een steeds belangrijkere rol in het nemen van beslissingen. Neem Netflix. Door slim gebruik te maken van de data weten zij precies welke films en series wij als kijkers leuk vinden. Kunnen we hiervan leren binnen het secretariaat? Zeker. Er zijn heel wat data te verzamelen.

Nieuwe rol: Data analytics om tot beslissingen te komen

Neem het voorbeeld van interne reisafspraken. Vaak rijden en vliegen medewerkers nog overal naar toe voor besprekingen. Aan de andere kant zie je dat bedrijven steeds meer software en prachtige hardware aanschaffen om virtueel elkaar te kunnen ontmoeten. Denk aan Skype for Business en video conference systemen. Wanneer je een overzicht maakt van het aantal reizen voor interne meetings en de kosten erbij zoekt, dan kun je eenvoudig een business case schrijven om het gedrag van mensen te veranderen en meer naar video conference over te stappen.

Betrek belangrijke stakeholders binnen je organisatie bij deze businesscase. De data maken het een heel feitelijk gesprek en je kunt concreet aantonen welke besparing je vanuit het secretariaat kunt maken. Jij bent immers degene die vaak de meetings inplant. Door per situatie te bekijken en te bespreken waar het anders kan, kun je een beweging richting verandering maken. En echt, heel veel meetings kunnen prima virtueel.

Nieuwe rol: Adviseur customized experience

Daarnaast kun je met de data die je verzamelt een nog beter inzicht krijgen in het profiel van je klanten (managers, directors waar je voor werkt). Zo kun je – net zoals Netflix – anticiperen op wat je klanten nodig hebben. In een tijd waarop we 1-op-1 werkten was dit misschien eenvoudig, maar nu je voor meer mensen tegelijk werkt is dat gewoon ingewikkelder geworden. Data geeft je inzichten waardoor je beter kunt nadenken over hoe je je klant echt kunt verrassen.

Wees zichtbaarTeamgevoel

Het nieuwe werken is prachtig, iedereen kan virtueel werken. Anyplace anywhere. Maar vergeet niet hoe belangrijk het is om zichtbaar te zijn binnen je organisatie of afdeling. Dan bedoel ik echt fysiek aanwezig en zichtbaar zijn.

Het is voor bedrijven steeds moeilijker om talent aan te trekken nu de millennials de overhand hebben. Dit betekent dat organisaties zich op vele vlakken moeten onderscheiden om te kunnen concurreren op de arbeidsmarkt. Dus daar waar iedereen op afstand werkt en zelden meer op kantoor is, welke band heb je dan nog met je werkgever? Wanneer je dan als talent een aanbod krijgt van de concurrent, waarbij je meer gaat verdienen, is de stap snel gezet.

Nieuwe rol: Hospitality & employee experience

Maar wat als je die keren dat je op kantoor bent ultiem gastvrij wordt ontvangen en geholpen wordt bij de vragen die je hebt? Men een echte beleving op kantoor ervaart (en niet alleen door de mooie meubels en voetbaltafels)? Op kantoor is er altijd dat luisterend oor waar je terecht kunt. Het voelt als een warm badZal een talent dan nog altijd voor het geld gaan? Ik durf het te betwijfelen.

Juist de millennials zijn op zoek naar een team waar ze zich thuis voelen en net als elke andere generatie zijn het mensen die houden van groepsverband. Jouw extreme vorm van gastvrijheid en behulpzaamheid kan het verschil maken in de War of Talent waar bedrijven nu mee te maken hebben. Deze rol is misschien niet zo nieuw, want waren we dit niet altijd al? Maar het is nu nog belangrijker geworden.

Secretaresse, wat wordt jouw toekomst van werk?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de verschuivingen die in de toekomst van werk van de secretaresse belangrijk worden. Ze slaan de brug tussen je huidige rol en die van je toekomstige rol. Wanneer je er met je team samen voor gaat zitten, weet ik zeker dat jullie tot nog heel veel andere nieuwe rollen kunnen komen. Mijn advies: maak er tijd voor om over na te denken, want de digitale transformatie is here to stay.

Ter extra inspiratie zijn dit drie interessante en inspirerende TEDTalks over the future of work:

Cursus Tech-Savvy assistant

Nieuwsgierig? Cursus Tech-savvy assistant

Het is wel duidelijk: technologie dringt jouw vak binnen. Er zijn andere manieren van denken en samenwerken nodig binnen iedere organisatie.

Met de 2-daagse cursus Tech-savvy assistant bereid je je voor en laat je je niet inhalen door kunstmatige intelligentie, apps en tools. Je laat deze technologieën voor jou werken.

Lees meer over de cursus Tech-savvy assistant

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Stress secretaresse

21 tips om je brein in topconditie te houden

Je brein is het meest complexe orgaan in het universum, maar waar is de handleiding? …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *