Hét blog voor de ervaren assistant

Voorbeelden van je toekomstige ondersteunende rol… begin nu!

Gaan je ogen rollen bij ‘de digitale transformatie’? Toch is het écht een belangrijk thema voor assistants. Niet alleen omdat deze transformatie je werk verandert, maar vooral omdat hierdoor veel mogelijkheden ontstaan voor je toekomst.

Of je het nu fantastisch of verschrikkelijk vindt, die digitale transformatie is dus iets om je in te verdiepen, juist als assistant.

Het betekent vooral veel nieuwe technologie die misschien banen of taken doet verdwijnen. Hier komen ook zeker nieuwe rollen voor terug, al weten we niet wat precies. Laten we eerlijk zijn, 10 jaar geleden hadden we ook nog nooit van een app ontwikkelaar gehoord. Rollen ontstaan gaandeweg. Maar met de kennis van nu kunnen we ons al wel voorbereiden. Graag neem ik je mee in een aantal voorbeelden.

Omarmen van de digitale veranderingen

Digitaal in de ‘digitale transformatie’ gaat steeds minder over het implementeren van de nieuwste technologie en steeds meer over het goed gebruiken van de nieuwste tools en de échte gedragsverandering binnen een organisatie.

Hierdoor ontstaat een organisatierenovatie of -innovatie. Een prachtkans voor jou als ondersteuner van de toekomst! Teams – ook de millennials – kunnen niet wachten tot ze geholpen worden door iemand die juist daarover nadenkt. Zodat zij zich weer kunnen richten op hun core business.

Nieuwe rol: Enabler user-adoption

Werken in de cloud

De gemiddelde medewerker heeft een enorme keuze uit de hoeveelheid apps om slimmer en sneller het werk gedaan te krijgen. Alleen weet lang niet iedereen welke apps er zijn en wat de exacte mogelijkheden zijn…

Men spreekt in de IT dan over user adoption. De investeringen die gedaan zijn in de software zijn pas echt hun geld waard (ROI) als de tools ook goed gebruikt worden, dus een hoge user adoption. Tot die tijd zijn het kostenposten. Je hebt dus concreet kans om een bijdrage te leveren aan de ROI door het stimuleren van user adoption.

Nieuwe rol: Adviseur slim (samen)werken

Van oudsher is de assistant de adviseur richting klanten, manager en team als het gaat over slimmer en sneller (samen)werken. Vroeger ging dat over printen, faxen of brieven versturen. Nu gaat het over samenwerkingstools, videoconferencing, samenwerken aan documenten in de cloud, et cetera. Kortom: het gaat over software. Om die uitstekende adviseur van sneller en slimmer werken te blijven zijn, moet je op de hoogte zijn van de beschikbare software.

Maak data het centrum van je beslissingen

We zien het terug bij bedrijven; data spelen een steeds belangrijkere rol in het nemen van beslissingen. Neem Netflix; door slim gebruik te maken van de data weten zij precies welke films en series wij als kijkers leuk vinden. Kunnen we hiervan leren binnen het secretariaat? Zeker. Er zijn heel wat data te verzamelen.

Nieuwe rol: Data analytics om tot beslissingen te komen

Neem het voorbeeld van interne reisafspraken. Steeds minder, maar toch nog regelmatig rijden en vliegen medewerkers overal naar toe voor besprekingen. Aan de andere kant hebben bedrijven inmiddels de juiste software en prachtige hardware om elkaar virtueel te ontmoeten. Wanneer je een overzicht maakt van het aantal reizen voor interne meetings en de kosten erbij zoekt, dan kun je eenvoudig een business case schrijven om het gedrag van mensen te veranderen en (nog) meer naar video conference over te stappen.

Betrek belangrijke stakeholders binnen je organisatie bij deze businesscase. De data maken het een heel feitelijk gesprek en je kunt concreet aantonen welke besparing je vanuit het secretariaat kunt maken. Jij bent immers degene die vaak de meetings inplant. Door per situatie te bekijken en te bespreken waar het anders kan, kun je een beweging richting verandering maken. En echt, heel veel meetings kunnen prima virtueel.

Nieuwe rol: Adviseur customized experience

Daarnaast kun je met de data die je verzamelt een nog beter inzicht krijgen in het profiel van je klanten. Zo kun je – net zoals Netflix – anticiperen op wat je klanten nodig hebben. In een tijd waarop we 1-op-1 werkten was dit misschien eenvoudig, maar nu je voor meer mensen tegelijk werkt is dat gewoon ingewikkelder geworden. Data geven je inzichten waardoor je je klant echt kunt verrassen.

Wees zichtbaarTeamgevoel

Het nieuwe werken is prachtig, iedereen kan virtueel werken. Anyplace anywhere. Maar vergeet niet hoe belangrijk het is om zichtbaar te zijn binnen je organisatie of afdeling. Dan bedoel ik echt fysiek aanwezig en zichtbaar zijn.

Het is voor bedrijven steeds moeilijker om talent aan te trekken nu de millennials de overhand hebben. Dit betekent dat organisaties zich op vele vlakken moeten onderscheiden om te kunnen concurreren op de arbeidsmarkt. Dus daar waar iedereen op afstand werkt en zelden meer op kantoor is, welke band heb je dan nog met je werkgever? Wanneer je dan als talent een aanbod krijgt van de concurrent, waarbij je meer gaat verdienen, is de stap snel gezet.

Nieuwe rol: Hospitality & employee experience

Maar wat als je die keren dat je op kantoor bent ultiem gastvrij wordt ontvangen en geholpen wordt bij de vragen die je hebt? Men een echte beleving op kantoor ervaart (en niet alleen door de mooie meubels en voetbaltafels)? Op kantoor is er altijd dat luisterend oor waar je terecht kunt. Het voelt als een warm badZal een talent dan nog altijd voor het geld gaan? Ik durf het te betwijfelen.

Juist de millennials zijn op zoek naar een team waar ze zich thuis voelen en net als elke andere generatie zijn het mensen die houden van groepsverband. Jouw extreme vorm van gastvrijheid en behulpzaamheid kan het verschil maken in de War of Talent waar bedrijven nu mee te maken hebben. Deze rol is misschien niet zo nieuw, want waren we dit niet altijd al? Maar het is nu nog belangrijker geworden.

Assistant, wat wordt jouw toekomst van werk?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de verschuivingen die in de toekomst van je werk belangrijk worden. Ze slaan de brug tussen je huidige en toekomstige ondersteunende rol. Wanneer je er met je team samen voor gaat zitten, weet ik zeker dat jullie tot nog heel veel andere nieuwe rollen kunnen komen. Mijn advies: maak er tijd voor om over na te denken, want de digitale transformatie is here to stay.

Ter extra inspiratie zijn dit drie interessante en inspirerende TEDTalks over the future of work:

Dit blog is gebaseerd op het artikel door Liane Duit, een sterke innovator met ontzettend veel drive, kennis en leergierigheid. In 2020 heeft zij de strijd tegen haar ziekte verloren. Wat hebben we veel van haar geleerd… Door dit blog willen we haar leerzame inzet in ere houden. Liane, dankjewel!


Cursus Tech-Savvy assistant

Nieuwsgierig? Cursus Tech-Savvy Assistant

Het is wel duidelijk: de digitale transformatie dringt jouw vak binnen. Er zijn andere manieren van denken en samenwerken nodig binnen iedere organisatie.

Met de 2-daagse cursus Tech-Savvy Assistant bereid je je voor en laat je je niet inhalen door kunstmatige intelligentie, apps en tools. Je leert digitaal denken en draagt slimme oplossingen aan.

Opleiding Future Work Skills

Future Work Skills voor ondersteuners

Wil je future proof worden en heb je daarbij een steuntje in je rug nodig en ontdekken wat goed bij je past? Tijdens de 5-daagse opleiding Future Work Skills voor de managementassistent op HBO-niveau leer je 7 toekomstcompetenties kennen en toepassen in je werk.

Bekijk alle future proof cursussen voor assistants

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Secretariaat

Zes tips voor succesvol projectmanagement

Steeds meer organisaties werken in projectteams. Dus ook steeds meer secretaresses werken in de rol van projectassistent. Herkenbaar? We geven je 6 tips voor succesvol projectmanagement: Met een goede project kickoff is de kans van slagen veel groter.   Kijk naar de kwaliteiten van de projectleden, maak gebruik van elkaars talenten. ...

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.