Hét blog voor de ervaren assistant

Een evenement organiseren in deze coronatijd

Bedrijfsevenement organiseren

Sta je op het punt om een evenement te organiseren? Normaal gesproken zijn er al veel verschillende zaken waar je op moet letten, denk aan: doelstellingen, locatie, budget, stakeholders etc. Door de coronacrisis zijn er nieuwe uitdagingen bij gekomen. Houd extra rekening met de volgende zaken.

Wees flexibel

Organiseer je een evenement, dan plan je ver vooruit. Je regelt nù een locatie, catering, sprekers, muziek, voor een evenement dat over een paar maanden plaatsvindt. Voorheen ging je daarbij (meestal) uit van een bepaalde, fysieke opzet met een X-aantal bezoekers. Door de coronacrisis en de aangepaste richtlijnen, moet je snel kunnen schakelen omdat de omstandigheden veranderen. Waar je voorheen 200 bezoekers ontving tijdens een zakelijke presentie, mogen dat er nu nog slechts 30 zijn (of zelfs helemaal niemand).

Wat de richtlijnen zijn over een aantal maanden, is simpelweg niet te voorspellen. En toch ga je NU een evenement organiseren. Waar moet je dan op letten?

Werk scenario A, B en C uit

Allereerst is het belangrijk om vooruit te denken. Met welke scenario’s moet je rekening houden? Denk aan:

  • Maximum aantal bezoekers op locatie
  • 1,5e meter afstand events
  • Hybride (combi tussen live en online) of online event

Houd daarbij de huidige maatregelen in acht en bedenk welke eventuele aanvullende maatregelen van invloed zijn op jouw event.

Waar begin je? Je doet er verstandig aan om je huidige opzet eens goed te bekijken. Kun je dit event door laten gaan op moment dat het maximum aantal bezoekers op locatie 30 personen is? Kun je doorgaan op moment dat je 1,5e meter afstand moet borgen op locatie? Kun je doorgaan op moment dat je geen bezoekers op locatie mag ontvangen?

Dit vraagt om het uitdenken van diverse scenario’s. Hoe flexibeler je de opzet op voorhand maakt, denk aan een online back-up die je al bespreekt met alle sprekers, hoe sneller je kunt schakelen op moment dat het nodig is. De volgende drie varianten kunnen je helpen om deze scenario’s uit te werken.

1. Klein en exclusief

Je kunt ervoor kiezen om je event exclusiever te maken door slechts 30 gasten te nodigen. Hierdoor is de kans dat je event door kan gaan groter geworden en kies je tegelijkertijd voor een positieve aanpak. Bezoekers voelen zich vereerd als juist zij worden uitgenodigd voor een exclusief event.

2. Het 1,5e meter event

Omdat dit een event is op locatie dien je hierbij uiteraard ook huidige richtlijnen te volgen zoals ‘houd 1,5e meter afstand’. Kies dus voor een locatie die voldoende ruimte biedt. Je hebt nu namelijk een grotere locatie nodig om plek te kunnen bieden voor 30 personen op veilige afstand. En stel nou dat je tegen de tijd van het event deze 1,5e meter afstand niet langer hoeft te houden, dan kun je kiezen voor extra aankleding van de locatie of over te gaan op een kleinere locatie.

3. Hybride of online event

Wil je meer bezoekers ontvangen? Voeg dan een online component toe aan je event of organiseer zelfs het gehele event online.

Laten we beginnen met hybride. Je kunt hierbij twee dingen doen:

  • Stel je wilt graag een fysiek onderdeel behouden in je programma, dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je belangrijkste gasten uit te nodigen voor het fysieke gedeelte. Daarnaast maak je een livestream aan voor de andere gasten, die vanuit huis of werk het event bijwonen. Dit is een minder interactieve oplossing. Het programma en de doelstelling moeten daar dus wel bij passen. Als het gaat om ‘het zenden van informatie’ dan is deze oplossing geschikt.
  • Stel je wilt een meer interactieve vorm, omdat je bijvoorbeeld discussies wilt faciliteren, dan kun je ervoor kiezen om een apart online programma te bieden, eventueel naast een fysiek gedeelte. Voor het online programma kun je tools als Zoom en Teams gebruiken. Voor grotere bezoekersaantallen zijn specifieke tools voor online evenementen mogelijk beter geschikt.

Ga je volledig online met je event? Dan kun je je sprekers ook uitnodigen in een studio. Het event gaat hierdoor wat meer lijken op een tv-uitzending.

Is een online event wel gezellig?

Bij een evenement op locatie houd je je bezig met de aankleding, de sfeer, de ambiance. Bij een online of hybride event is dat toch even anders. Is een online of hybride event daarom minder gezellig? Dat hoeft niet zo te zijn, maar het vraagt wel een andere aanpak. Je zult meer momenten in moeten bouwen om de betrokkenheid hoog te houden en bezoekers actief te laten deelnemen. Je kunt bijvoorbeeld pakketjes toesturen die ze tijdens het event mogen openen met leuke attenties, lunch- of borrelpakket of eventuele opdrachten. Ook kun je bijzondere gasten of muzikanten als verrassing een online podium geven. Laat die creatieve ideeën maar komen!

Meer tips? Lees ook het blog: Inspiratie voor een coronaproof evenement: 3 tips

Download brochure Event Management

Cursus Event Management voor assistants

Ben je blij met deze tips, maar ontbreekt het je aan tijd om zelf actief op zoek te gaan naar informatie? Wil je graag dat de informatie naar jou toe komt?

Meld je dan aan voor de 2-daagse cursus Event Management voor de assistent en leer hoe je bedrijfsevenementen succesvol organiseert van voorbereiding tot uitvoering. Volledig coronaproof en flexibel!

Lees meer over deze cursus

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Timemanagement met Outlook

Time management en Outlook: een paradox?

Voor sommigen lijkt deze twee zaken nogal tegenstrijdig: het is vaak juist Outlook dat je …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *