Een bedrijfsevenement organiseren ‘na’ corona

Wil je een bedrijfsevent organiseren? Dan plan je normaal gesproken ver vooruit. Je regelt een (meestal fysieke) locatie, catering, sprekers en muziek voor een evenement dat over een paar maanden plaatsvindt.

Door de coronacrisis en de aangepaste richtlijnen, wil je echter snel kunnen schakelen omdat de omstandigheden drastisch kunnen veranderen. Als je voorheen 200 bezoekers ontving tijdens een zakelijke presentie, is dat nu wellicht not-done in precies dezelfde ruimte.

Wat de regels, normen en waarden zijn over een aantal maanden, is simpelweg niet te voorspellen. En toch ga je nù een evenement organiseren. Waar moet je dan op letten?

Wees flexibel: werk scenario A, B en C uit

Allereerst is het belangrijk om vooruit te denken. Met welke scenario’s moet je rekening houden? Denk aan:

• Maximum aantal bezoekers op locatie
• Face-to-face, hybride of online event

Waar begin je? Je doet er verstandig aan om je huidige opzet eens goed te bekijken en te bedenken welke extra coronamaatregelen van invloed zijn op jouw event. Kun je dit event door laten gaan op het moment dat het maximum aantal bezoekers op locatie 30 personen is? Kun je doorgaan op het moment dat ‘het sentiment’ vraagt om meer afstand tussen de deelnemers? Kun je doorgaan op het moment dat je geen bezoekers op locatie mag ontvangen?

Dit vraagt om het uitdenken van diverse scenario’s. Hoe flexibeler je de opzet op voorhand maakt (denk aan een online back-up die je al bespreekt met alle sprekers), hoe sneller je kunt schakelen op moment dat het nodig is. De volgende drie varianten kunnen je helpen om deze scenario’s uit te werken.

1. Klein en exclusief

Je kunt ervoor kiezen om je event exclusiever te maken door slechts een aantal gasten uit te nodigen. Hierdoor is de kans dat je event door kan gaan groter geworden en kies je tegelijkertijd voor een positieve aanpak. Bezoekers voelen zich vereerd als juist zij worden uitgenodigd voor een exclusief bedrijfsevent.

2. Het event met ruime onderlinge afstand

Kies voor een locatie die voldoende ruimte biedt om te voldoen aan het sentiment (mocht er toch weer een nieuwe corona-golf komen). Je hebt nu namelijk een grotere locatie nodig om plek te kunnen bieden aan bijvoorbeeld 30 personen op veilige afstand. En stel nou dat je tegen de tijd van het event deze afstand niet langer hoeft te houden, dan kun je kiezen voor extra aankleding van de locatie of over te gaan op een kleinere locatie.

3. Hybride of online event

Wil je meer bezoekers ontvangen? Voeg dan een online component toe aan je event of organiseer zelfs het gehele event online.

Laten we beginnen met hybride. Je kunt hierbij twee dingen doen:

• Stel je wilt graag een fysiek onderdeel behouden in je programma, dan kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om je belangrijkste gasten uit te nodigen voor het fysieke gedeelte. Daarnaast maak je een livestream aan voor de andere gasten, die vanuit huis of werk het event bijwonen. Dit is een minder interactieve oplossing. Het programma en de doelstelling moeten daar dus wel bij passen. Als het gaat om ‘het zenden van informatie’ dan is deze oplossing geschikt.
• Stel je wilt een meer interactieve vorm, omdat je bijvoorbeeld discussies wilt faciliteren, dan kun je ervoor kiezen om een apart online programma te bieden, eventueel naast een fysiek gedeelte. Voor het online programma kun je tools als Zoom en Teams gebruiken. Voor grotere bezoekersaantallen zijn specifieke tools voor online evenementen mogelijk beter geschikt.

Ga je volledig online met je event? Dan kun je je sprekers ook uitnodigen in een studio. Het event gaat hierdoor wat meer lijken op een tv-uitzending.

Is een online event wel gezellig?

Bij een evenement op locatie houd je je bezig met de aankleding, de sfeer, de ambiance. Bij een online of hybride event is dat toch even anders. Is het daarom minder gezellig? Dat hoeft niet zo te zijn, maar een online of hybride event vraagt wel een andere aanpak.

Je zult meer momenten in moeten bouwen om de betrokkenheid hoog te houden en bezoekers actief te laten deelnemen. Je kunt bijvoorbeeld pakketjes toesturen die ze tijdens het event mogen openen met leuke attenties, lunch- of borrelpakket of eventuele opdrachten. Ook kun je bijzondere gasten of muzikanten als verrassing een online podium geven. Laat die creatieve ideeën maar komen!

Meer tips? Lees ook het blog: Inspiratie voor een coronaproof evenement: 3 tips

---

Cursus Event Management voor assistants

Ben je blij met deze tips, maar ontbreekt het je aan tijd om zelf actief op zoek te gaan naar informatie?

Meld je dan aan voor de 2-daagse cursus Event Management voor de assistent en leer hoe je bedrijfsevenementen succesvol organiseert van voorbereiding tot uitvoering. Volledig flexibel!

Lees meer over deze cursus