Hét blog voor de ervaren assistant

Je overtuigingen beïnvloeden je gedrag

Beinvloeden gedrag secretaresseTijdens een vergadering stelt je collega zich afwachtend op. Ze komt niet voor haar mening uit en onderneemt geen enkele actie. Jij wordt met dit passieve gedrag geconfronteerd. Wat roept haar gedrag bij jou op?

  • Misschien reageer je verwijtend en superieur door te zeggen: ‘Jij zegt ook nooit wat en neemt geen initiatief. Ik regel het allemaal wel weer zelf. Ik weet tenslotte beter hoe het werkt in deze organisatie. Jij komt net kijken.’
  • Of je reageert vanuit de waarneming die je op dat moment doet, en zegt zelfbewust: ‘Ik merk dat je stilvalt en geen actie onderneemt, waardoor ik de neiging heb het woord voor je te doen en het werk over te nemen’, en je vraagt haar: ‘Wat gaat er in je om?’.

Twee verschillende reacties op hetzelfde gedrag. Hoe is dat te verklaren?

Ervaringen uit het verleden

Als mens zet je gedrag in vanuit een overtuiging die je hebt over jezelf, anderen en je omgeving. Dat is het referentiekader, de ‘bril’ van waaruit je kijkt en reageert.

We onderscheiden vier ‘brillen’ die ook wel levensinstelling worden genoemd. Een levensinstelling of overtuiging is gevormd in je verleden en heeft te maken met de reactie die je vanuit je omgeving hebt gekregen op je toenmalige gedrag.

Stel, je kreeg veel aandacht – in positieve of negatieve zin – op het moment dat je het anderen naar de zin maakte en jezelf wegcijferde. Hierdoor zul je dit gedrag meer gaan inzetten. Door de aandacht die je kreeg, heb je een bepaalde houding ontwikkeld ten opzichte van jezelf, anderen en je omgeving. Hieruit ben je onbewust conclusies gaan trekken over jezelf en anderen. Deze conclusies ben je gaan generaliseren tot bepaalde uitgangspunten. Die uitgangspunten kun je formuleren in antwoord op de vragen: ‘Ben ik oké?’ en: ‘Ben jij oké?’

Je overtuiging is bepalend voor je gedrag en voor de effectiviteit van je communicatie. Collega’s functioneren vanuit verschillende overtuigingen, net als jij. De overtuigingen zijn basaal en tegelijkertijd afhankelijk van de context waarin je verkeert en je gemoedstoestand. Verschillende collega’s roepen verschillende reacties bij je op. Vanuit welke bril kijk jij?

Positieve veranderingDe vier brillen

Bril 1: Ik ben oké en jij bent oké

Bij deze levensinstelling ga je ervan uit dat zowel jij als je collega als mens de moeite waard zijn. Je bent gelijk aan elkaar. Stel dat er onenigheid is tussen jou en je collega, dan kijk je hoe je deze situatie voor beide partijen zo goed mogelijk kunt oplossen. Je denkt zowel aan je eigen belang als aan dat van je collega. Het is met deze bril op plezierig om met je collega’s samen te werken. Je bent open, spontaan en oprecht.

Soms kun je je ook storen aan het gedrag van je collega of vind je bepaald gedrag onacceptabel. Je kunt dan verschuiven van bril 1 naar bril 2 of 3, waardoor je terechtkomt in een ineffectief communicatiepatroon met je collega (je overlevingsmechanisme).

Bril 2: Ik ben oké en jij bent niet oké

Vanuit deze levensinstelling ervaar je jezelf als meer de moeite waard dan de ander. Je vindt jezelf belangrijker. Je maakt jezelf ‘groter’ en de collega ‘kleiner’, waardoor de werkrelatie ongelijkwaardig wordt. Je nodigt daarmee je collega uit tot het aangaan van een strijd, een aangepaste reactie of een terugtrekkende beweging. Je gedrag uit zich in dominantie, bemoeizucht, betweterigheid, negatief kritisch zijn, de strijd aangaan, denigrerende uitlatingen.

Dit gedrag roept een overlevingsreactie bij anderen op. Als er onenigheid op de werkvloer is, zul je er vanuit deze instelling voor zorgen dat jij eruit haalt wat erin zit voor jezelf, ook al gaat dat ten koste van je collega.

Bril 3: Ik ben niet o.k. en jij bent o.k.

Vanuit deze levensinstelling vind je jezelf minder de moeite waard dan anderen. Je vindt de ander belangrijker dan jezelf. Je maakt jezelf ‘kleiner’ en de ander ‘groter’, waardoor de relatie ongelijkwaardig wordt. Je vindt anderen beter, kundiger en mondiger dan jezelf. Je denkt: ‘Jij kan en weet het beter dan ik, dus laat ik het werk liever aan jou over.’

Er is een onderliggende reden waardoor je denkt minder te zijn dan anderen. Je kunt hierdoor de indruk wekken niet zo veel in huis te hebben of onzeker te zijn. Hierdoor worden aan jou minder (snel) nieuwe of uitdagende taken of verantwoordelijkheden gegeven. Je nodigt een ander uit om aan jou voorbij te gaan en geen rekening met jou te houden.

Als er onenigheid is op de werkvloer, zul je er vanuit deze instelling voor zorgen dat jij je aanpast aan anderen ten koste van jezelf; je geeft toe om te voorkomen dat er een conflict of ruzie ontstaat.

Bril 4: Ik ben niet oké en jij bent niet oké

Vanuit deze levensinstelling ben je afgehaakt om te kijken naar de mogelijkheden en capaciteiten die je in je hebt. Het doet er allemaal niet meer toe. De werksituatie is nu eenmaal zoals die is en daar kun jij toch geen invloed op uitoefenen. Je ziet er het nut niet van in om je in te spannen voor de oplossing van een probleem.

Het is een hopeloze situatie geworden waar je in zit. Tegen anderen zeg je alleen wat er misgaat. Je voelt je in de steek gelaten en je weet je geen raad meer. Je trekt je terug door een passieve houding aan te nemen. Je mijdt eigen verantwoordelijkheid.

Als er onenigheid is op het werk, negeer je (mogelijke) conflicten. Je beschouwt regels als strikte afspraken. Je stelt je verdedigend, apathisch of star op.

Geschreven door Manon Bongers: internationaal erkend opleider en supervisor in de Transactionele Analyse en directeur van Bongers & Partners. Ook is Manon de trainer van onderstaande cursus.

Tip: cursus Meesterlijk Communiceren

Je raadt het al: in de communicatie is het de kunst om te blijven kijken en reageren vanuit bril 1. Je maakt dan onderscheid tussen wie je collega is en wat deze doet. Op basis hiervan kun je op een constructieve manier reageren op het gedrag van je collega.

Download brochure Meesterlijk CommunicerenWil je jouw communicatiemogelijkheden en invloed in de samenwerking vergroten? Dan is de 3-daagse cursus Meesterlijk communiceren voor de senior management assistent een aanrader voor jou! Je leert hoe je meer bereikt met wat je zegt en hoe je het zegt:

  • Je stuurt anderen jouw richting op.
  • Het voelt natuurlijk om de nieuwe technieken en inzichten te gebruiken.
  • Jouw aandeel in besprekingen, vergaderingen, conflictsituaties en presentaties is hierdoor erg waardevol.
  • Je leert bewust en scherp te luisteren.
  • Je krijgt inzicht in je communicatieve blokkades en leert in lastige situaties in je kracht te staan.
Lees meer over de cursus Meesterlijk Communiceren

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Stappenplan: hoe word je digiwise?

Het is een must voor jou als managementassistent om digiwise te zijn. Dat word je …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *