Monique’s ervaring met de opleiding Teamleider Secretariaat

Mijn naam is Monique Biemans, ik ben 50 jaar, en sinds juli 2015 (meewerkend) teammanager Secretariaat en Receptie bij ORO* op het Centraal Bureau in Helmond. Deze nieuwe functie vraagt andere werkzaamheden. Ik heb behoefte aan handvatten en praktische tips en tricks om snel een team te vormen en de bedrijfsvoering op orde te krijgen.

Deze doelen staan centraal:

• het vormen van één nieuw team (verschillende secretariaten op verschillende locaties verbinden. Nu zijn het nog losse ‘eilandjes’);
• de vorming van het team zoveel mogelijk plaats laten vinden vanuit de teamleden en niet omdat het opgelegd wordt door mij als leidinggevende;
• grip krijgen en houden op het team (denk aan niveauverschillen en de verschillende locaties waar de teamleden werkzaam zijn).

Een goed functionerend secretariaat is het doel

Momenteel ben ik vooral bezig met de teamvorming en de teamleden in hun kracht te zetten. We zijn als team gestart met een ontwikkeltraject gericht op het team en op de medewerkers individueel. In het traject ligt de focus op:

• service en klantgerichtheid;
• samenwerking;
• kennis;
• resultaatgerichtheid;
• proactief en zelfstandig werken;
• specialisaties en talenten inzetten.

Ik ben van mening dat ik het goede voorbeeld moet geven. Daarom ben ik zelf uit mijn comfortzone gestapt en in het najaar van 2015 gestart met de opleiding Teamleider Secretariaat. Deze opleiding sluit goed aan bij de zaken waarmee ik bezig ben.

Veel herkenning tijdens de opleiding

Er waren heel veel ‘aha’- momenten! De opleiding voelde als een warm bad. Met een groep gelijkgestemden sparren over zaken die je niet hoeft uit te leggen, iedereen weet meteen wat je bedoelt, waar je tegen aan loopt etc. Ook viel me op dat de deelnemers aan de opleiding zich snel vertrouwd voelden met elkaar en zich open en soms kwetsbaar op durfden te stellen. Dit was niet alleen heel mooi maar het bracht daardoor ook veel (verschillende) inzichten.

Wat me ook heeft verrast is de tijd die in het eindproject ging zitten. In het DNA van de nagenoeg alle deelnemers zat een hoge dosis perfectionisme en dat maakte dat het wel heel intensief werd op het laatst. Maar dit leverde ook weer hele mooie eindprojecten op.

Sindsdien zijn er al flinke stappen gemaakt op het secretariaat

De teamleden zoeken elkaar meer op, er worden verbindingen gezocht en gelegd, bij afwezigheid van een collega neemt een andere collega waar. De telefoon wordt altijd opgenomen en spoedopdrachten worden uitgevoerd. Ook wordt uniformiteit in het uitvoeren van werkzaamheden doorgevoerd.

Eigenlijk dragen alle onderwerpen in de opleiding, bij aan verhoging van kwaliteit, effectiviteit en efficiency.

‘Verleiden tot leren’: ontwikkeling door opleiding

Er is een ontwikkeltraject in gang gezet waar het hele team aan deelneemt. De teamleden worden gemotiveerd om zichzelf (verder) te ontwikkelen door onder andere training en coaching onder het motto ‘Verleiden tot leren’. Ook hier geldt dat we zaken soms individueel, soms in een groep of met het hele team aanpakken.

Onlangs hebben we met het hele team een training timemanagement gehad. Dit heeft direct meerwaarde op de werkvloer, is motiverend en werkt aanstekelijk.

Zaken sneller voor elkaar krijgen

Ik kan niet zeggen dat ik nu meer zichtbaar ben in de organisatie, volgens mij wist ik al vrij aardig wanneer het wel/niet nodig is zichtbaar te zijn. Ik weet nu wel beter wanneer ik mijn functie moet ‘gebruiken’ om zaken (sneller) geregeld te krijgen.

Ik kan de opleiding Teamleider Secretariaat iedereen aanraden en het zal jullie niet verbazen dat inmiddels een aantal van mijn teamleden staan ingeschreven bij SMI om te starten met trainingen en opleidingen.

Groet, Monique

*ORO biedt zorg en ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking. Verankerd in de Peelregio versterken wij iedere dag bijna 1800 mensen op het gebied van wonen en slapen, eten en drinken, werk en dagbesteding, bewegen, leren en vrije tijd.

Anno 2016, waarin organisaties zich opnieuw buigen over effectiever en duurzamer werken is het gesprek over dé professionele identiteit van het secretariaat opnieuw los gebarsten. Lees ook het blog van docent Sabina Brammer: Professionele identiteit van het secretariaat

Meer weten over de opleiding Teamleider Secretariaat?

Als beginnend of ervaren leidinggevende heb jij je handen vol aan het aanspreken van jouw teamleden en het positioneren van jouw rol. Je hebt een brede functie met veel mogelijkheden en uitdagingen. Wil je de secretaresses die op het secretariaat werken coachen en inspireren, om zodoende het beste eruit te halen voor zowel het team als de organisatie?

De opleiding Teamleider Secretariaat op HBO-niveau vergroot jouw kennis en inzichten aanzienlijk. Zo word je een gedegen gesprekspartner voor zowel het secretariaat als het management.

Bekijk de opleiding Teamleider Secretariaat