blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Stel dat de directeur aan jou vraagt om een vergadering of een evenement te organiseren. Hoe vind je dan het beste een geschikte locatie? Met welke punten dien je rekening te houden bij het zoeken naar een locatie en waar dient de locatie aan te voldoen?
In dit blog worden deze punten uitgelicht zodat jij deze vervolgens kunt gebruiken als leidraad voor de zoektocht naar de geschikte vergader/evenementenlocatie.
Uit een extern onderzoek is gebleken dat er een aantal punten zijn die telkens terugkerend zijn bij de zoektocht naar een geschikte locatie:
1. Locatiesoorten
Organisatoren van evenementen en vergaderingen geven aan het meest geïnteresseerd te zijn in congres- en vergaderlocaties, kasteel, land- of herenhuizen of buitenlocaties als locatiesoort. Bijna de helft (47%) van de respondenten boekt locaties voor vergaderingen en brainstormsessies, gevolgd door 44% die locaties het meest boekt voor congressen/seminars. Twee vijfde van de respondenten boekt een locatie voor een relatie-evenement. Bij het organiseren van een event of vergadering is het dus van belang dat de locatie aansluit bij het type event dat je wilt organiseren.
2. Criteria
De prijs-/kwaliteitverhouding is het belangrijkste criterium bij de locatiekeuze gevolgd door ligging/omgeving en een goede bereikbaarheid. De stellingen die daarbij hoog gewaardeerd worden zijn: kwaliteit, afspraken nakomen, klantgerichtheid en flexibiliteit (meer nog dan het hebben van een transparante kostenstructuur). Controleer bij je zoektocht naar een locatie altijd of de locatie voldoet aan deze criteria.
3. Uitstraling en sfeer
Een locatie dient natuurlijk uitstraling en sfeer te hebben. De respondenten van het onderzoek gaven aan dat de volgende punten als belangrijk gezien worden:
- Een prettige, warme, vriendelijke maar wel zakelijke sfeer
- De WOW-factor van de gasten bij binnenkomst
- De uitstraling en sfeer moeten aansluiten bij het doel van de dag en uitstraling van het bedrijf
Bij het kiezen van een locatie is het handig om van te voren een goed beeld te hebben van de locatie en de ruimten die zij aanbieden. Heb je het idee dat je over onvoldoende kennis van de locatie beschikt? Vraag dan naar meer informatie en beeldmateriaal om een beter beeld te vormen met betrekking tot de geschiktheid van de locatie voor jouw evenement. Mocht dit niet voldoende zijn, dan is het aan te raden om zelf langs te gaan bij de locatie voor een rondleiding.
4. Website
Het internet is een veelgebruikt middel bij het zoeken naar een locatie. Websites die daarbij het meest gebruikt worden, zijn: Google.nl, Locaties.nl en Inspirerendelocaties.nl. Met betrekking tot de eigen website van de locatie vinden de ondervraagden het van belang dat o.a. de locatiespecificaties, cateringmogelijkheden en bereikbaarheid duidelijk zichtbaar zijn. Is er weinig informatie te vinden op de website? Dan is het raadzaam om contact op te nemen met de locatie voor meer informatie.
5. Bereikbaarheid
Waar vaak opgelet word bij het kiezen van een locatie is de bereikbaarheid. Het is belangrijk dat een locatie goed met het openbaar vervoer bereikbaar is en dat de gemiddelde reistijd het liefst tussen de 0 en 59 minuten ligt. Let bij het kiezen van een locatie er dus op dat men niet al te lang hoeft te reizen om de locatie te bereiken en dat er voldoende mogelijkheden qua openbaar vervoer zijn.
Wil je meer hulp in het organiseren van evenementen?
Volg dan de cursus Succesvol organiseren van evenementen. Tijdens deze 3-daagse cursus komen alle aspecten aan bod waardoor je het maximale rendement uit het evenement haalt.
Je weet wat je doelgroep wil en hoe je dit in een evenement opneemt. Hierdoor organiseer je evenementen waar nog lang over wordt gesproken. Doordat je een goed overzicht hebt over alle aspecten van het evenement kost de organisatie minder tijd en energie!
Beurs-WTC, the setting for Success
Dit blog is geschreven door het Beurs-WTC: de evenementenlocatie waar de Secretary Power Class plaatsvindt op 3 november 2015.
Een keuze voor het Beurs-WTC Congress & Event Center in Rotterdam is een keuze voor succes. Het uitgebreide en overzichtelijke dienstenpakket, de begeleiding door een betrokken projectmanager, de grote diversiteit aan ruimten en de toplocatie van het gebouw maken het Beurs-WTC Congress & Event Center dé plek bij uitstek voor de meest uiteenlopende bijeenkomsten.
Het Beurs-WTC Congress & Event Center is centraal gelegen in het hart van Rotterdam en is goed bereikbaar met zowel de auto als het openbaar vervoer. Omdat het Beurs-WTC Congress & Event Center alles in eigen huis heeft, zijn de lijnen altijd kort. Wensen op het gebied van AV, ICT, catering, beveiliging en hostess-services verlopen allemaal via een ervaren projectmanager. Er is dus altijd één vast aanspreekpunt, die volledig op de hoogte is van de doelstelling en boodschap van uw event.
Bron: High Profile Locatieonderzoek 2013
