Hét blog voor de ervaren assistant

De veranderende rol van de Office Manager en Personal Assistant

Wat houdt dit nou precies in? Er wordt veel over gepraat en geschreven. Er is zelf een boek uitgebracht met de titel ‘Adieu secretaresse, Hello assistant’. Natuurlijk speelt digitalisering een grote rol, maar is het nou echt allemaal zo aan het veranderen? Even relativeren, bestaat de ondersteunende functie in deze vorm nog over enkele jaren? En wat zijn jouw verwachtingen als Assistant hierin?

Het vak van (Directie) Secretaresse, Personal Assistant en Office Manager heeft zich de laatste jaren ontwikkeld. Als Assistant neem je tegenwoordig een belangrijke positie in. Het is niet alleen het beheren van de agenda, notuleren en het boeken van reizen. Je communiceert zowel in- als extern met veel verschillende mensen, houdt overzicht, verwerkt diverse informatiestromen, organiseert, beïnvloedt zonder formele macht, denkt mee met het management en zorgt dat alles ongemerkt op rolletjes loopt. Met name in kleine organisaties functioneer je steeds meer als “tweede man”.

Positionering
De vergrijzing en enorme groei van het aantal zelfstandig professionals dwingt organisaties na te denken over het inrichten van hun organisatie.

Het Nieuwe Werken (HNW) is in dit kader een ontwikkeling waar veel organisaties druk mee bezig zijn. Assistants worden tijdens deze transitie trajecten vaak niet meegenomen, terwijl ze juist een veel kennis van het bedrijf hebben en erg creatief zijn. Daarin tegen worden zelfstandige of freelance Assistants steeds vaker speciaal ingehuurd bij projecten, want ze kunnen over het algemeen snel schakelen, brengen een schat aan informatie mee en zijn ondernemend. Zij krijgen vanuit deze zelfstandige projectmatige rol op natuurlijke wijze de kans om zich, in tegenstelling tot de interne Secretaresse, Personal Assistant of Office Manager, anders als Assistant te positioneren.

Digitaal of digibeet
Naast dat de vergrijzing vraagt om herinrichting van organisaties, vraagt ook de digitalisering om een andere benadering. Met de verdere digitalisering binnen het bedrijfsleven verdwijnt namelijk een groot deel van het traditionele “Secretaressewerk”. Functienamen passen ineens niet meer bij de inhoud, profielen en procedures worden herschreven en papierloos werken en vergaderen is een veel gehoorde uitdaging.

Bij digitalisering gaat het niet alleen om verbale en schriftelijke communicatie maar ook om het op de juiste manier gebruiken van nieuwe communicatie middelen. Ook wel “ICT geletterdheid” genoemd. Hierbij wordt niet het technische aspect van communicatie middelen bedoeld, maar het op de hoogte zijn van welke ICT hulpmiddelen er zijn, op welke wijze deze middelen jou als Assistant van dienst kunnen zijn en zowel jou als diegene die je ondersteund laten excelleren. Zie ook White Paper “Nieuwe Assistant” van Adecco. (Pagina 12-Informatie en Kennismanagement en 13-Veranderende rol van de Secretaresse)

Expert in het veld
Volgens Perfect Assistants is de functie van traditioneel Secretaresse inderdaad aan het veranderen. Deze verandering heeft tot gevolg dat er meer vraag is ontstaan naar Assistants op HBO-niveau. De perfecte Assistant neemt werk uit handen, initieert, heeft een eigen netwerk, kan snel schakelen, op meerdere fronten tegelijk werken, adviseert, is sparringpartner en brengt de nodige jaren werkervaring met zich mee. Niet niks, dus.

Bij The Office Managers is men zich al jaren bewust van de veranderende rol als Assistant. Directeur Anita Buurma, voormalig Directie Secretaresse met jarenlange ervaring in Marketing en HR, ziet voortdurend het verzoek vanuit opdrachtgevers om een Allround Assistant / Directie Assistant. Geen standaard ondersteuning, maar een professional op niveau met een echt specialisme en bij voorkeur vaak een bedrijfskundige achtergrond. Inzetbaarheid als sparringspartner en de eigenschap om te schakelen en te participeren in de besluitvorming.

“Second in Command”
Naast HNW en de digitalisering zorgen ook de vraag op specialisaties voor een veranderende rol. Met name in het functioneren als “Second in command”. Als Assistant krijg je als tweede man in sparringsessies de kans mee te kijken, te beoordelen en uit te voeren, zonder de beslisser of eindverantwoordelijke te zijn. In praktijk zie je deze combinatie al veel in Marketing & Communicatie en HR, maar ook in Finance en Sales komt hij steeds vaker voor. Hoe dit eruit ziet?

Denk aan een verhuizing waarbij de hele organisatie tijdens de verhuisdagen bereikbaar moet zijn (Communicatie), op de nieuwe locatie operationeel gemaakt moet worden (Facility) en de betrokkenheid als Assistant in het nieuw geïmplementeerde informatiesysteem (ICT).

En wat te denken van een fusie of overname waarbij je als Assistant wordt gevraagd naar jouw visie op de samenvoeging van de verschillende locaties / bedrijfsculturen(HR), hoe om te gaan met een eventuele naamsverandering (Marketing) en input ten behoeve van een gewenst efficiënt slag binnen het verkoopteam (Sales).

Klein, middel, groot
Hoe groter de organisatie hoe vaster omlijnt de positie en het functioneren. Hoe kleiner de organisatie hoe flexibeler de invulling en hoe snellen eerder genoemde situaties zich voordoen. Specialistische kennis van diverse vakgebieden en competenties maken dat je als sparringspartner kunt dienen. Het zorgt dat je als Assistant in praktijk vaak als proces- en projecteigenaar werkt. Kortom: het creëert jouw meerwaarde als Assistant en je blijft desondanks onzichtbaar. Ideaal voor een “Tweede Man”, niet?

De verandering
Mee eens dat de functie van (Directie) Secretaresse, Personal Assistant en Office Manager wel degelijk aan het veranderen is? Enig idee hoe jouw functie er in de (nabije) toekomst uit gaat zien? We hebben het hierin nog niets eens gehad of de inzet van Social Media en de effecten hiervan. Genoeg aanleiding voor een volgende blog! Alvast een fijne zomerperiode en tot in september!

Geschreven door Marloes Egberts, (nl.linkedin.com/in/marloesegberts)


Op de hoogte blijven van ons blog?

Meld je dan aan voor de nieuwsbrief!

Over jongk

Bekijk ook

Improving business assistant

7 kenmerken van een goede coach. Heb jij het in je?

Je collega’s coachen is een belangrijke competentie van de toekomst. Want heb je deze vaardigheid …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *