Hét blog voor de ervaren assistant

“Daar moeten we echt wat mee…” is niet meer van deze tijd, volgens Monte Königs

Of het nu gaat om een nieuwe tool voor papierloos vergaderen, agile werken of een andere nieuwe werkmethoden; het lijkt wel een spaar-ze-allemaal actie, waarbij organisaties, uit angst om achter te blijven, massaal roepen “daar moeten wij ook écht iets mee!”.  Is dit wel zo slim?

Een hand vol lege tools

Monte Königs, spreker bij Tech Savvy Assistant 2020 en expert in toekomstig (groeps-)gedrag en maatschappelijke verandering, stelt dat dit deze opmerking passé is en niet thuishoort in onze toekomst. “We moeten waken dat we niet met een hand vol lege tools en technieken eindigen”, zegt hij.
Steekt een nieuwe tool of werkmethode de kop op? Stel jezelf de volgende vragen:

  1. Vertrouwen wij deze tool en zijn makers?
  2. Past de tool bij het doel wat we hebben en staat het in dienst van ons?

Waar komt die drang om “daar echt iets mee te moeten” vandaan?

Het antwoord daarop is simpel: we willen niet achterblijven, we hebben de ambitie om te innoveren. Disruptie en verandering is top of mind bij iedere organisatie. En dat komt ergens vandaan.

In beweging willen blijven is natuurlijk goed en belangrijk, volgens Monte. Tegelijkertijd stelt hij dat wanneer het te snel gaat of je er angstig van wordt, je verkeerd bezig bent. Neem flexwerken als voorbeeld. Veel organisaties zijn overgestapt op flexwerken, omdat het openheid creëert en andere sferen biedt. Klinkt goed zou je zeggen, toch? Wat er in de praktijk gebeurt bij veel organisaties is dat het flexwerk-idee wordt gecopy-pastet, waardoor je voorbij gaat aan waarom je het doet. De regie wordt je ontnomen om het eigen te maken, waardoor het weerstand bij je oproept en je angstig wordt.

De angst om buiten de boot te vallen is niet nieuw

Angst is iets van alle tijden. Toen de typemachine werd geïntroduceerd, vreesde elke secretaresse voor haar baan. Nu, jaren later, concludeer je dat je er nog steeds bent. Gelukkig! Vandaag de dag “moeten we echt als de wiedeweerga een digitaliseringsslag maken en alle nieuwe tools omarmen” en ben je mogelijk bang dat je baan wederom op de tocht staat. Is dat wel terecht na bovenstaande wetenschap?

Wanneer je nieuwe technologie WEL moet omarmen

Moet je nu elke keer dat je manager of een collega fanatiek roept “daar moeten we echt iets mee” het idee volledig de kop in drukken? Nee, zeker niet! Want de technologie is niet het probleem. Het gaat erom dat je heel goed begrijpt wat de nieuwe technologie je oplevert.

De fijnste technologie is de technologie die tijdswinst geeft, rakere boodschappen brengt, mensen makkelijker bereikt, kortom, waarmee je een efficiëntieslag maakt. Neem de digitale agenda als voorbeeld. Dat heeft je heel veel tijd en energie bespaart.

Vraag jezelf af: “levert het ook winst op?”

Ja, dankzij de tool werk je efficiënter, maar levert het winst op vraagt Monte. Daarbij doelt hij niet op rollende eurocenten maar op winst als: goede concentratie, persoonlijk contact en creativiteit.

10 jaar geleden deed je 10 uur over een taak waar je nu nog maar 3 uur over doet. Wat doe je met die overige 7 uur? Ben je wegbezuinigd of stop je nu meer waarde terug in de organisatie. Want zo zou het moeten zijn.

Maar alle eerlijkheid op een stokje, zo werkt het niet, want de norm verandert. Vroeger wachtte je twee dagen op een reactie. Nu word je na twee uur nóg geen reactie te hebben ontvangen toch behoorlijk ongeduldig. Volgens Monte ga je daar het beste mee om door:

  1. Er simpelweg een beetje in mee te gaan.
  2. Te beseffen wat die vertraging als kwaliteit had voor jou. Wat gaat er verloren als alles efficiënter moet? Als de manager druk is, welke fouten worden dan gemaakt? Wat wordt er dan over het hoofd gezien? Dat is een heel belangrijk element om voor te strijden. Want jij weet als geen ander wat er bij je manager, collega’s of de organisatie verloren gaat, omdat alles meer, sneller en vaker moet.

Wanneer accepteer en vertrouw je technologie?

Wanneer jij jezelf verdiept in technologie en denkt “hè, dit is handig, want dan kan ik … beter doen”, ga je de tool vanzelfsprekend vertrouwen. Toe-eigenen. Net als je fysieke agenda die je beste vriend werd waar je persoonlijke notities en creaties in maakte. Het toe-eigenen van een tool heeft ermee te maken dat je erboven blijft staan. Je weet wat het je oplevert. Als je alles wat in die fysieke agenda stond, had moeten onthouden, dan had het een enorme capaciteit van je hersenen verlangt. Je krijgt een warme relatie met technologie als je weet wat die voor je doet.

Technologie wordt steeds minder grijpbaar, minder voelbaar en steeds abstracter

In de toekomst wordt het begrijpen van wat die technologie voor je doet lastiger. De tools worden complexer, de achterzijde wordt complexer en minder transparant (wat gebeurt er met de data, algoritmes – je weet niet wat het effect is van de dingen die je toepast). Daarom is het volgens Monte belangrijk om als professional altijd de tool te blijven begrijpen, ondanks dat het steeds minder grijpbaar wordt. Stel je organisatie gaat nieuwe software aanschaffen waarin de persoonlijkheid van iedereen die belt wordt getest en gekoppeld aan zijn of haar naam. Je weet nu precies hoe je deze persoon aan moet spreken en wat zijn of haar voorkeuren zijn. Lijkt handig. Je hoeft het tenslotte zelf niet meer in te schatten. En hierdoor is er meer tijd om creatieve manieren te bedenken om iemand te verwelkomen en echt te verrassen. Wat je niet weet, is hoe de data verzameld is en verwerkt wordt. Als individu is dat heel moeilijk grijpbaar. Blijf jezelf dus de eerste twee vragen stellen: vertrouw ik de tool en past het bij ons doel?

Wil jij meer weten over vertrouwen en technologie?

Wil je weten hoe het onze beslissingen beïnvloedt en hoe je de juiste tools leert vertrouwen? Kom dan naar Tech Savvy Assistant Event op 4 juni 2020 waar Monte Königs je een boeiende en verrassende kijk geeft op toekomstig menselijk gedrag in deze digitale wereld.

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Aanpassingsvermogen verbeteren

Je aanpassingsvermogen verbeteren, hoe doe je dat?

Aanpassingsvermogen is altijd al een waardevolle competentie voor de secretaresse geweest. Nu, in de coronacrisis, …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *