blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Als officemanager ben je vaak het aanspreekpunt als je bijeenkomsten moet organiseren. Van hotelovernachtingen tot vergaderingen en geslaagde (kerst)feestjes. Dan wil je natuurlijk zeker weten dat je collega’s terecht komen op een plek waar het goed geregeld is. Waar alles gereed staat zoals afgesproken, zeker als je zelf niet aanwezig bent op de locatie. Denk aan lekker eten en drinken waar je energie van krijgt, techniek die meteen werkt, en uiteraard vriendelijk personeel dat met plezier een stapje extra zet.
Bespaar geld op hotelovernachtingen
Waar gereisd wordt, zijn hotelovernachtingen nodig. Voor bijvoorbeeld een bezoek aan een lokaal kantoor, een congres of klanten. Je verwacht misschien dat als je op jaarbasis slechts af en toe een hotelkamer nodig hebt, je niet in aanmerking komt voor speciale prijsafspraken met een (internationale) hotelketen. Maar wist je dat dit tegenwoordig al vanaf één overnachting kan? Hierdoor kunnen ook kleinere bedrijven en ZZP’ers besparen op hotelovernachtingen zonder verdere verplichtingen aan te gaan. Ga jij ook besparen op je budget van 2023?
Efficiënt een vergaderzaal boeken
Als je een vaste locatie hebt waar je altijd je vergaderingen boekt, is dit vast snel met een mailtje of telefoontje geregeld. Maar wat als je een vergadering wilt boeken op een nieuwe locatie of over de grens?
In het zoeken van een geschikte locatie kan veel tijd gaan zitten, net als in het wachten op een passende offerte. Het kan ook sneller: er zijn handige online booking tools – zoals NH Pro – waarbij je direct de prijzen en beschikbaarheid ziet. Zo kun je met één druk op de knop boeken. Je ontvangt direct de bevestiging in in je mailbox, waardoor je dit snel weer van je to-do-lijstje kunt afvinken. Check!
Tips voor een geslaagde, meerdaagse bijeenkomst
Meerdaagse bijeenkomsten organiseren is nodig als er veel te presenteren of bespreken is. Een bijkomend voordeel is dat er hierdoor extra tijd is voor het sociale aspect, wat de teamspirit ten goede komt. Soms blijft het gezelschap overdag niet continu samen, maar wordt de groep opgedeeld in kleinere subgroepen voor o.a. workshops of sessies per specialisme. Hiervoor is het handig om met een professionele locatie te werken die naast grote zalen, ook voldoende break-out ruimtes heeft.
Bij een meerdaags event hoort uiteraard ook een sfeervol diner. Daarnaast is het fijn om de optie te hebben om nog een drankje in de bar te gaan doen, een spetterend feest te vieren of samen een leuke activiteit te doen.
Als je kiest voor een locatie die alle opties – hotelovernachting, vergaderen, dineren, feestje en gezellig bar – onder één dak aanbiedt, zijn de deelnemers geen tijd kwijt aan het reizen tussen verschillende locaties. Je bespaart transportkosten en tijd in de organisatie, omdat je de bijeenkomst maar met één locatie hoeft af te stemmen. Twee mooie congreslocaties die veel faciliteiten bieden voor een meerdaags congres, zijn het NH Conference Centre in Eindhoven en Noordwijkerhout.
Dit blog is verzorgd door NH Conference Centre Leeuwenhorst in Noordwijkerhout en NH Conference Centre Koningshof in Eindhoven, partner tijdens het Nationaal Secretaresse Congres 2023. Gaat het om een kleine vergadering, training, grote bijeenkomst, feestavond of meerdaags congres inclusief hotelovernachting(en)? Bij NH Hotel Group part of Minor hotels ben je aan het juiste adres.
