Actief meedenken of doen wat je wordt gevraagd

In het verleden had je als secretaresse een duidelijk afgebakende taak. Je zorgde voor de correspondentie en het agendabeheer. Daarnaast had je nog aanvullende taken en als er bezoek was zorgde je voor de koffie en indien nodig maakte je een verslag van het gesprek.

Iedereen die nu als secretaresse werkt, weet dat je hier als goede secretaresse niet meer mee weg komt. Natuurlijk, de basistaken zijn er nog steeds. Alleen wordt er wel van je verwacht dat je assertiever bent. Hoe ver gaat het “meedenken” met het bedrijf of de afdeling waar jij verantwoordelijk voor bent? Er staat een afspraak op kantoor gepland rond lunchtijd. Zonder overleg ga jij ervan uit dat er een lunch geregeld moet worden en je onderneemt actie. Een paar dagen van tevoren geeft je manager aan dat hij graag een lunch geregeld wil hebben. Tevens geeft hij aan wie welk restaurant de catering moet verzorgen. Jouw antwoord is: heb ik al gedaan, alleen wist ik niet dat je een andere cateraar wilde. Pijnlijk foutje in het “meedenken”. Nu zullen velen zeggen: Ja hoor, wie doet zoiets nu. Je weet toch als je een dergelijke agenda-afspraak voorbij ziet komen dat je vraagt: zal ik een lunch regelen of willen jullie buiten de deur lunchen? Misschien dat de manager zelfs zegt: Nee hoor, het gaat om een korte afspraak. Ik ga daarna wel lunchen.

Het meedenken met de manager of afdeling moet subtiel zijn. Vergaderingen goed voorbereiden, zorgen dat er een vergaderruimte vrij is. Als er een presentatie is, zorg je dat er een goede beamer klaar staat. Veel gebouwen hebben WiFi. De moderne manager heeft een iPad en maakt veel gebruik van internet. Zorg ervoor dat ze makkelijk kunnen inloggen als “guest”. Bij een afspraak buitenshuis houd je bij de afsprakenplanning rekening met reistijd en op drukke trajecten met files. Bij een opvolgende afspraak in de agenda probeer je even een “vrij” moment te houden. Allemaal zaken waar meedenken is vereist. Dat is wel iets anders dan denken “voor” de manager of de afdeling. En iedereen weet, voor al je werk op de achtergrond krijg je niet dagelijks een schouderklopje. Oh, fijn dat je even een pauze hebt ingepland tussen mijn afspraken. Dan kan ik even koffie drinken. Zou jij dat willen, ik niet. Het is jouw verdienste als je manager of afdelingshoofd na een vakantie zegt: Leuke vakantie gehad? Ik ben blij dat je er weer bent, het is toch wel even wennen als er iemand anders op jouw plaats zit.

Geschreven door: Carin Velt, Tekst Redactie Office Support
Bron: DSP magazine, www.desecretaressepas.nl

Smaakt dit onderwerp naar meer?
Kom naar de Nationale Secretaresse Dag 2014 en volg die workshops die aansluiten bij dit onderwerp.
Ga naar het programma van de:

Nationale Secretaresse Dag 2014