16 Vaardigheden van effectieve Executive Assistants

De rol van de Executive Assistant is belangrijker dan ooit voor organisaties:

• Ondersteunende/administratieve taken worden minder en je denkt steeds meer strategisch mee.
• Er wordt van je verwacht dat je meedenkt over diverse projecten, (hybride) evenementen en interne communicatie.
• Je wordt steeds vaker gevraagd om een kritische analyse te maken.

Beheers jij de volgende 16 vaardigheden? Dan is jouw bijdrage als Executive Assistant zeer effectief en waardevol voor je leidinggevende(n) en team.

1. Wees vindingrijk

Je manager vraagt je regelmatig iets schijnbaar onmogelijks te regelen. Gelukkig weet jij dat niets onmogelijk is. Door creatief denken en het optimaal inzetten van bijvoorbeeld je netwerk draai jij onmogelijk om naar mogelijk.

2. Blijf kalm onder hoge druk

Je werkt regelmatig onder hoge druk en hebt te maken met een veeleisende manager. Tip: werk slim, zodat je altijd alle informatie direct paraat hebt maar niet alles hoeft te onthouden. Er zijn nog veel meer manieren om het overzicht te bewaken, waardoor je niet in stressmodus overgaat.

3. Heb kennis van technische snufjes

Zaken gaan snel. Jij kan daarom niet altijd wachten op IT. Jij beheerst naast programma’s als Office 365 en Google ook programma’s als Evernote. Je kent weliswaar niet alle details maar weet voldoende om de programma’s te begrijpen en gebruiken.

4. Denk groots

Doe fundamentele kennis op die je nodig hebt om waardevolle inzichten te geven aan je manager. Ken alle ins en outs van het bedrijf op elk niveau. Tip: Een wekelijkse (digitale) lunch-date met verschillende collega’s helpt je tot nieuwe inzichten te komen. En gezellig!

5. Stel prioriteiten

Weet waar de focus naartoe gaat en welke zaken kunnen wachten. Door hierin mee te denken, help jij je manager om een eerste stap te zetten bij het behalen van bedrijfsdoelen.

6. Geheimhouding en integriteit

Je hebt te maken met (bedrijfs-)gevoelige informatie zoals HR-zaken, wervingsprocedure, financiële rapporten en handelsgeheimen. Vanzelfsprekend is betrouwbaarheid dan ook jouw basis.

7. Organiseer vlekkeloos

In deze snel bewegende baan kan je je niet veroorloven ongeorganiseerd te zijn. Een effectieve Executive Assistant rockt op het gebied van timemanagement en projectmanagement.

8. ‘Multitask’ strategisch

Multitasking is essentieel in jouw rol. Maar je weet het: écht multitasken is niet efficiënt. Tip: maak een to-do lijstje waarin je de focustaken prioriteit maakt. Geef iedere taak 100% aandacht, zonder te denken aan de volgende taak. Simpele, kleine taken verzamel je en behandel je wanneer je bijvoorbeeld in de wacht staat.

9. Denk vooruit

Denk altijd 10 stappen vooruit en anticipeer op situaties voordat deze zich ontwikkelen tot grotere problemen. Ken je de nukken van je manager goed? Doe hier dan je voordeel mee. Plan meetings zoveel mogelijk in de ochtend in als hij dan scherper is.

10. Wees emotioneel intelligent

Je werkt zowel intern als extern samen met veel mensen op alle levels. Leer emotionele signalen en lichaamstaal te lezen (ook via een scherm) en te reageren op een gepaste manier. Daarmee bereik je het snelst je doel!

11. Communiceer op expert-niveau

Jij bent de woordvoerder van je manager. Jouw woorden worden daarom gezien als die van hem. Zorg voor gepolijste mails en nette telefoon etiquette. Presenteer duidelijk, correct en overtuigend. En belangrijk, word geen ja-knikker. Door jouw kennis en inzichten mag jouw visie absoluut gehoord worden.

12. Neem snel beslissingen

Reageer snel en zelfverzekerd bij het nemen van beslissingen. Zorg voor vooruitgang en wacht niet af op iets meer duidelijkheid of toestemming.

13. Houd het luchtig

Je hebt zonder twijfel een belangrijke baan, net zoals je manager. Je hebt mogelijk grote beslissingen in de hand die het bedrijf of jouw collega’s beïnvloeden. Vergeet niet dat de meeste beslissingen geen kwestie van leven en dood zijn. Bekijk het luchtig.

14. Netwerk

Een goed netwerk helpt je om meer voor elkaar te krijgen. Tip: zorg voor een goede LinkedIn-pagina en meld jezelf aan bij relevante (LinkedIn-)groepen. Lees, schrijf en deel artikelen die jouw expertise laten zien en jouw netwerk interessant vindt.

15. Onderhandel

Door je direct gewonnen te geven, bereik je weinig. Goede onderhandelingstechnieken zijn nodig  om jouw doel te behalen. Maak je geen zorgen als je van nature geen sterke onderhandelaar bent. Er zijn voldoende technieken aan te leren om je op weg te helpen.

16. Zorg voor een sterk analytisch vermogen

Omdat jouw rol steeds strategischer wordt, zijn analytische vaardigheden cruciaal. Tip: benader zaken realistisch en wees kritisch op cijfers. Hebben slechts 20 van de 500 mensen de enquête ingevuld? Vraag je dan af of het resultaat representatief en betrouwbaar is…

---

Wil je werken aan deze vaardigheden?

Voel je dat er nog werk aan de winkel is voor je? Dat is ook niet gek, Rome werd ook niet in een dag gebouwd. Blijf wel timmeren aan jouw weg van persoonlijke en professionele ontwikkeling, om je doel te halen.

De opleiding Executive Assistant/PA als strategisch partner transformeert jou tot buitengewoon effectieve Executive Assistant. Je vergroot jouw vaardigheden hierboven, leert krachtig communiceren en speelt feilloos in op jouw sterk veranderende omgeving. Het persoonlijke ontwikkelingsprogramma van deze opleiding leert je hoe je jouw strategische rol optimaal inzet.