Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Organiseren » De kunst van het prioriteiten stellen

De kunst van het prioriteiten stellen

Secretaresse aan bureau“Ik heb het druk, eigenlijk is het niet leuk meer. Ik moet maar eens prioriteiten stellen.” Een herkenbare gedachte? Vast wel. In mijn rol als timemanagement expert hoor ik dit dagelijks. Mijn volgende vraag is een logische: hoe ga je dit doen dan? Vaak is dan het antwoord: “Ik ga kijken wat écht moet en ertoe doet.”

Supermooi natuurlijk, maar als je het druk hebt, valt dit niet mee. Vaak moeten wij zoveel ballen tegelijk in de lucht houden, dat wij simpelweg geen overzicht meer hebben in wat we de hele dag uitspoken. Het wordt lastig schrappen als je niet precies weet wat er te schrappen valt. Hoe kom je snel tot jouw prioriteitenlijstje? 

Ik geef je een 5-stappenplan

  1. Maak tijd voor je prioriteiten. Ingevingen komen niet spontaan uit de lucht vallen als je het druk hebt, daar zit je hoofd te vol voor. Blok een ochtend of middag vrij en sluit je van alles en iedereen af
  2. Bedenk wat je kernactiviteiten zijn. Waarom is jouw rol in het leven geroepen? Waarin maak je het verschil of waar is jouw succes op gebaseerd? Welke werkzaamheden vallen onder die kernactiviteiten?
  3. Maak een overzicht van al je activiteiten. Denk aan projecten, overleggen, uitvoerende werkzaamheden et cetera. Beschrijf de werkzaamheden in hoofdlijnen. Doe per activiteit de urgent / belangrijk check
  4. Zet de werkzaamheden die de urgent / belangrijk check overleefd hebben in je agenda. Ga maar eens letterlijk puzzelen. Kom je uit met je tijd? Zijn je doelen wel realistisch?
  5. Maak keuzes en handel daarnaar. Dit is feitelijk de belangrijkste stap, die helaas vaak overgeslagen wordt. Zit je agenda nog steeds te vol? Dan moet je iets doen. Je agenda wordt niet vanzelf leeg namelijk. Beslis over waar je je met je volle aandacht op gaat richten, en organiseer de randvoorwaarden die dit mogelijk maken. Ga je dingen niet, anders of juist vaker doen? Informeer dan de betrokkenen, of pleeg op zijn minst overleg. Maak een concreet actieplan over hoe je tot jouw ideale tijdsbesteding komt en begin gewoon met de eerste stappen. Gaandeweg kom je vanzelf wel tot inzicht in wat voor jou werkt of niet.

Prioriteiten stellen is topsport

Het stellen van prioriteiten is hard werken, moge dat duidelijk zijn. Het vereist overzicht, inzicht en moed om de dingen anders te doen dan je voorheen deed. Misschien moet je uit je comfortzone (ach, ik weet dat eigenlijk wel zeker) en… misschien ga je op weerstand stuiten. Je omgeving zit immers niet in hetzelfde proces als jij, dus zal jouw keuzes niet zomaar voor zoete koek aannemen.

Alle verandering begint met wrijving, en je onderbuik zal je werkelijk smeken om weer terug te keren naar de gebaande paden. Maar, zoals het gezegde luidt: zoals men zaait, zo zal men oogsten. Ga jij voor een nieuwe oogst?

Geschreven door Sandra van Dijk, Timemanagement Expert & Business Organizer. Ze is docent van de 2-daagse opleiding Digitaal organiseren & new timemanagement.

Wil jij uitblinken in prioriteiten stellen?

Dan is onze nieuwe cursus Digitaal organiseren & new timemanagement écht iets voor jou! In 2 dagen tijd ontvang je tools en praktische inzichten om jouw timemanagement te verbeteren. Het resultaat? Je blijft jouw e-mail de baas, je rekent af met uitstelgedrag en je haalt aantoonbaar meer rendement uit jouw dag.

Meer weten? Neem contact op met onze opleidingsadviseurs, Marjan Muller en Niehk Senders, telefoon: 040-2 974 947 of e-mail: opleidingsadvies@secretary.nl.

Lees meer over de cursus Digitaal organiseren & new timemanagement

Over Secretary

Secretary
Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Teveel werk secretaresse

Weg met die achterstand na je vakantie!

Eén van de tips om na je vakantie relaxed te beginnen: Wil je je achterstand snel wegwerken? Begin dan met eerst alles weg te gooien wat weg kan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *