Juist een zelfsturend team heeft een (team)leider nodig

De droom van iedere teamleider op het secretariaat: een zelfsturend team. Hoe ideaal is dat! Zelfsturing wordt als oplossing gezien voor het verdelen van werk(druk), goede samenwerking, kennisdeling en goede afstemming. Welke rol ligt er dan nog voor de teamleider als het team zo effectief functioneert?

Gemotiveerd samenwerken staat centraal in zelfsturende teams. En jij als teamleider – meewerkend of niet – hebt hierin een heel belangrijke (leidende) rol. Er wordt namelijk een groot beroep gedaan op jouw leiderschapskwaliteiten. Iedere collega en iedere situatie vraagt om een aangepaste leiderschapsstijl. Een goede teamleider weet de juiste stijl op het juiste moment toe te passen om het beste eruit te halen. Dat kun je alleen doen als je weet wat jij wilt bereiken met jouw team. Wat wil jij bereiken? Hoe wil jij de kwaliteit en eenheid van jouw team vormgeven?

Van afdeling naar zelfsturend team

Om van jouw afdeling een team te maken, start je met een gedragen visie waarin de belangen van alle betrokken partijen tot hun recht komen. Hiermee maak je een duidelijk plan zodat iedereen weet wat zijn/haar rol is en wat de verwachtingen zijn. Dat maakt jouw teamleden betrokken en gemotiveerd. Jij als teamleider faciliteert en ondersteunt met de juiste middelen zodat zij hun werk goed kunnen blijven doen. Denk hierbij ook aan het ontwikkelen van de werk gerelateerde competenties die essentieel zijn. Niet alleen voor hen, maar ook voor jouzelf als teamleider.

De weg naar verandering lijkt eenvoudig, maar je mag het niet onderschatten. Deze duurt – met vallen en opstaan – in de meeste gevallen ongeveer 2 jaar. Want de spreekwoordelijke weg is niet recht, maar heeft vele bochten en kent veel hobbels die je als team moet nemen.

Help, ik heb een zelfsturend team! En nu?

En dan komt het moment dat jouw collega’s langzaam maar zeker functioneren als een zelfsturend team. Ze begrijpen wat er gedaan moet worden, vullen elkaar aan, verdelen het werk, regelen onderling verlof en meer. Ze nemen zelf hun (gezamenlijke) verantwoordelijkheid voor het werkproces. En dat allemaal zonder jouw hulp. Welke rol blijft er dan nog voor jou als teamleider over? Ben je nog wel nodig?

Jij bent keihard nodig. Denk niet dat je achterover kunt leunen met je voeten op je bureau, met een krant of vaktijdschrift opengeslagen op je schoot. Een zelfsturend team is niet het eindstation. Jij bent als teamleider keihard nodig om doorlopend bij te sturen en jouw team ‘op de weg’ te houden.

Ieder team heeft een leider nodig

Kruip in die rol als leider en blijf jouw visie uitdragen. De manier waarop jij dat doet, is van grote invloed. Blijf jouw visie vaak genoeg herhalen, daarmee bewaak je de samenhang en blijft het voor iedereen duidelijk waar jij met jouw team naar toe wilt. Je hebt ook een rol als manager, waarmee jij jouw visie uitvoert en de route voor jouw team uitstippelt. Een voorbeeldfunctie dus.

En om iedere keer weer het beste uit jouw teamleden te halen, neem je de rol als coach aan. Je zet hen in hun kracht, motiveert ze, inspireert ze, stimuleert ze, en zorgt voor ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Waarborg de goede samenwerking met feedback

Heb je deze samenwerking goed opgezet en werkt jouw team als een goed geoliede machine, zorg dan dat je continu in contact blijft met elkaar. Anders ben je zo weer terug bij af. Want één van de belangrijkste factoren van een goede samenwerking is het geven én ontvangen van feedback. Blijf jouw teamleden om feedback vragen en geef ze daarmee de ruimte om met tips, ideeën, suggesties, verbeteringen en veranderingen te komen. Leer van elkaar en respecteer elkaars verschillen. Zo zet je de deur open naar jullie gezamenlijke én persoonlijke ontwikkeling en waarborg je direct jullie duurzame inzetbaarheid.

Kortom: in een zelfsturend team werkt iedereen keihard in de breedste zin van het woord, zowel de teamleden als de teamleider. Het gestelde, gezamenlijke doel kan alleen bereikt worden door goed samen te werken en open en eerlijk naar elkaar te zijn. Lukt het je om dat te creëren? Houd dat dan vast, en dan ben jij als teamleider ‘in control’ over jouw zelfsturende team en jullie doel!

Inspiratie gekregen? Dan zou ik zeker met deze tips gaan onderzoeken of het iets is voor jouw team!

Geschreven door management assistants Sandra Brouwer-Singels en Irina Flier, deelnemers aan de opleiding Teamleider Secretariaat van Secretary Management Institute

Opleiding Teamleider Secretariaat: iets voor jou?

Visie uitdragen en de route blijven uitstippelen zijn slechts één van de talloze middelen om als teamleider het beste uit zowel het team als de organisatie te halen. Wil je daarnaast groeien in coachen, overzicht houden, beslissingen nemen en ingrijpen of complimenteren?

Met de opleiding Teamleider Secretariaat op HBO-niveau leer je hoe je dit doet en vergroot je jouw kennis en inzichten. Zo word je een gedegen gesprekspartner voor zowel het secretariaat als het management. Haal alles uit je functie wat erin zit en groei in je rol als leidinggevende!

Tip: Download de gratis proefles ‘Groepsdynamica’ voor teamleiders

Bekijk de opleiding Teamleider Secretariaat