Weet u het antwoord op deze lastige P&O-vragen?

Mag u vragen naar de aard van de klacht bij een ziekmelding? Mag iedereen de personeelsdossiers inzien of zijn daar duidelijke afspraken over? Lees de antwoorden…

Vraag 1. Mag u vragen naar de aard van de klacht bij een ziekmelding?

Natuurlijk mag u dat vragen, maar bent u ook in staat het antwoord medisch op juiste waarde te schatten? Binnen de uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter gaat het niet om de vraag wat iemand door ziekte niet meer kan doen, maar juist wat nog wel aan werkzaamheden verricht kan worden.

En wellicht belangrijker nog de vraag of de werknemer door zijn ziekte van het werk moet verzuimen. Veelal is het mogelijk de werknemer ook tijdens zijn of haar ziekte (soms aangepaste) werkzaamheden te laten verrichten. Of bijvoorbeeld in geval van een beenbreuk op te laten halen en in een rolstoel werkzaamheden te laten verrichten. Hierbij geldt het adagium “Ziek zijn overkomt je, maar verzuim is een keuze”.

Vraag 2: Irma de Waal is via een uitzendbureau werkzaam als secretaresse op de afdeling P&0 bij Marco Idolo. Na zes maanden wil dit bedrijf haar voor deze functie in dienst nemen en biedt haar een dienstverband aan voor onbepaalde tijd. Kan de nieuwe werkgever in de af te sluiten arbeidsovereenkomst een proeftijd overeenkomen? Zo ja, waarom? Zo nee, waarom niet?

Een proeftijdbeding is ongeldig als de werknemer voor hij in dienst komt langer dan twee maanden als uitzendkracht in dezelfde functie heeft gewerkt. De werkgever wordt dan geacht al voldoende inzicht in de vaardigheden van de werknemer te hebben verkregen. Zowel tijdens de uitzendperiode als na indienstneming moet de functie dezelfde vaardigheden en verantwoordelijkheden van de werknemers eisen. Tot dit oordeel kwam de Hoge Raad in 1991 nadat lagere rechters in de jaren daarvoor uiteenlopende uitspraken deden.

LET OP: Als de werknemer voor hij in dienst kwam korter dan twee maanden als uitzendkracht werkzaam was, is de proeftijd eveneens ongeldig indien de totale proefperiode (uitzendperiode plus proeftijd) meer dan twee maanden bedraagt. Heeft de werknemer bijvoorbeeld een maand voor het uitzendbureau gewerkt, dan mag daarna nog een proeftijd van een maand overeengekomen worden.

Vraag 3: Mag iedereen de personeelsdossiers inzien of zijn daar duidelijke afspraken over?

Iedere organisatie die een persoonsregistratie houdt is volgens de Wet op de Privacy, (art. 8), verplicht maatregelen te treffen ter bescherming van onzorgvuldig en onbevoegd gebruik van persoonlijke gegevens.

Een organisatie beschikt over een hoeveelheid gegevens van medewerk(st)ers, ex-medewerk)st)ers en hun gezinsleden, deels om wettelijke verplichtingen na te komen, deels om het management van beleidsondersteunende informatie te voorzien. Dat deze informatie juist, volledig en dus betrouwbaar dient te zijn is vanzelfsprekend.

Bij het aanreiken en verwerken van deze informatie zullen normen in acht genomen moeten worden. Binnen een modern bedrijf worden deze normen vastgelegd in een privacyreglement. Privacy is, letterlijk vertaald, persoonlijke vrijheid. In de huidige tijd, door de toegenomen mechanische en digitale verwerking van gegevens, kan deze persoonlijke vrijheid in gevaar komen. Iedere organisatie dient daarom maatregelen te treffen om de persoonlijke vrijheid te waarborgen.

In een privacyreglement wordt doorgaans aandacht besteed aan de navolgende onderwerpen:

• HET PERSONEELSINFORMATIESYSTEEM (wat stoppen we er in aan informatie en wat halen we er uit en met welk doel slaan we het op)
• LOGISTIEKE PROCESSEN (hoe gaan we om met de informatie, waar gaat informatie naar toe en met welk doel)
• FYSIEKE BEVEILIGING (hoe bewaken we de privacy van de opgeslagen gegevens en hoe houden we dat veilig)
• INFORMATIEVOORZIENING (voor welke doelen slaan we informatie op, hoe doen we dat, wie doet dat en hoe beveiligen we dat)
• HOUDING EN GEDRAG (wie werkt met deze gegevens en hoe houden we dat veilig en vertrouwd)

Anne Hallema, trainer van de cursus P&O voor de secretaresse