blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Een goede samenwerking bereik je door slim gebruik te maken van elkaars sterke punten. Soms werk je met iemand samen waarmee je direct een klik hebt:
- Die ene manager waarbij je aan een half woord genoeg hebt, hij/zij is van de grote lijnen en jij van de puntjes op de ‘i’.
- Jouw duo-collega die punctueel de planning bijhoudt, terwijl jij de directieleden scherp houdt.
Deze samenwerkingen zijn zeldzaam of bereik je door jarenlange ervaring. Wat doe je met die momenten waarin de samenwerking minder soepel verloopt?
Minder misverstanden door meer begrip
Iedereen beschikt over eigen talenten. Het kan echter gebeuren dat deze talenten niet tot bloei komen, omdat je elkaar niet begrijpt. Er gaat dan veel tijd en energie verloren in misverstanden en discussie over waarom iets wel of niet op die manier is gegaan.
In deze situaties helpt het om het hoe en waarom rondom die taak even te parkeren en het gesprek aan te gaan over waardoor het komt dat jullie er beiden anders over denken. Meer inzicht in elkaars denkwijze en verschillende talenten helpt bij een beter begrip voor elkaars aanpak. Als je voorbij jouw eigen overtuigingen durft te kijken en open kan staan voor de zienswijze van die ander, zou het zomaar kunnen zijn, dat jullie elkaar eigenlijk heel goed aanvullen.
Misschien erger je nu aan die inflexibele collega, die als enige van het team de dossiers niet wil weggooien, terwijl iedereen zich hard inzet voor een overzichtelijk archief. Iedereen geeft gas, en die ene collega zet de hakken in het zand. Deze inflexibele collega kan juist voor de balans zorgen in het team, door een pas op de plaats te maken en kritisch te zijn op de vraag: ‘Moeten we dit wel zo doen?’. Het blijkt dan, dat deze collega de papieren dossiers wel wil weggooien, maar niet voordat er een goede digitale back-up is gemaakt.
Als we meer zicht hebben op elkaars talenten door onze denkwijze te delen, begrijpen we beter waarom iemand doet zoals die doet. Er ontstaan minder misverstanden.
Ken je elkaars kwaliteiten en talenten?
Als iedereen in het team zijn of haar eigen talent inzet, krijg je een sterk team dat van alle markten thuis is. Automatisch verzorgt iedereen de werkzaamheden die hij/zij leuk vindt en zijn er gewoontes ingeslopen; je weet immers wie geschikt is voor welke taak en ook wie je juist niet moet vragen.
Deze inzichten zijn vaak ontstaan op basis van ‘zo doen we dat nu eenmaal’ of op basis van onbewuste vooronderstellingen. Je kunt de werkzaamheden nog beter afstemmen door met elkaar te onderzoeken waar iedereen goed in is met behulp van het kleurenmodel Insights Discovery.
Je talent inzichtelijk maken
Inzicht in jouw talenten krijg je met het vier kleurenmodel van Insights Discovery (blauw, rood, geel, groen). Hiermee wordt jouw toegevoegde waarde in het team inzichtelijk.
De vier basiskleuren geven een helder beeld van jouw voorkeuren. Iedereen heeft alle vier de kleuren tot zijn beschikking. Door de persoonlijke voorkeur en de context zijn bepaalde kleuren meer of minder te zien.
Uit onderzoeken weten we dat ieder mens ertoe neigt gedrag te ontwikkelen dat in de basis overeenkomt met één van de vier kleuren. Ook is het heel normaal, dat je een allergie hebt voor een bepaalde voorkeurskleur. Meestal is dat het tegenovergestelde type, zoals het – ik zit vol met idee-ballonnetjes – gele type, tegenover het – ik prik alle ballonnetjes één voor één kapot – blauwe type. Op goede dagen kunnen zij elkaar geweldig aanvullen. Op slechte dagen verstaan ze elkaar minder goed en werken elkaar onbewust zelfs tegen.
Uitleg van de kleuren
De kleurentypen zijn gebaseerd op het gedachtengoed van C.G. Jung. Insights Discovery heeft een goed onderbouwd model ontwikkeld. Hieronder de vier basistypen:
Blauw: De introverte denker heeft talent voor onderzoekend en accuraat werken. Zij denkt in stappen en logische lijnen en is daarmee onmisbaar bij de voorbereiding en bewaking van projecten. Haar precisie zorgt ervoor dat zij niet snel fouten maakt. Zij weet het team gestructureerd te laten werken.
Rood: De extraverte denker heeft talent voor resultaat- en actiegericht werken. Zij wil presteren en voorop lopen en is onmisbaar bij het bereiken van ogenschijnlijk onmogelijke doelen. Haar wilskracht en veeleisendheid zijn vaak een inspiratie voor anderen. Zij weet het team te activeren de geplande doelen te behalen.
Geel: De extraverte voeler heeft talent voor creatief en interactief samenwerken. Zij heeft oog voor mogelijkheden en innovaties. Zij is onmisbaar bij de ontwikkeling van een toekomstvisie en nieuwe ideeën. Ze heeft de gave om ongewone verbindingen te maken. Zij kan het team motiveren om te durven dromen.
Groen: De introverte voeler heeft talent voor zorgvuldig en mensgericht werken. Zij heeft gevoel voor sfeer en harmonie. Zij is onmisbaar bij het gesprek over waarden en normen. Het groene type heeft oog voor alle teamleden en draagt zorg voor een ontspannen sfeer. Zij kan veiligheid creëren voor een teamdialoog.
Omgaan met de verschillen
De verschillende kleurentypes brengen een uniek talent in het team, wat je bij het uitvoeren van een gezamenlijk project goed kan gebruiken:
- Een goed functionerend secretariaatsteam heeft iemand nodig, die de planning goed bewaakt (precies blauw).
- Je hebt echter niets aan een goede planning, als je ook niet een collega hebt die ervoor zorgt dat iedereen zich aan die planning houdt (resultaatgericht rood).
- En als we als team alleen maar blijven gas geven, vallen we straks allemaal om. Dus de collega die de teamsfeer bewaakt is onmisbaar (zorgzaam groen).
- En tot slot zorgt de collega met de informele houding voor enthousiasme en draagvlak bij de andere afdelingen, zodat je als secretariaatsteam meer invloed krijgt op de collectieve werkwijze (netwerkend geel).
Geschreven door: Sabina Brammer, docent van de opleiding Teamcoach op het secretariaat en de opleiding Secretariaat van de toekomst.
Opleiding Teamcoach op het secretariaat: iets voor jou?
Het kleurenmodel is slechts één van de talloze middelen om de assistants die op het secretariaat werken te coachen en inspireren. Hoe haal jij het beste uit zowel het team als de organisatie? Met de opleiding Teamcoach op het Secretariaat op HBO-niveau ga je hier verder op in en vergroot je jouw kennis en inzichten.
Lees meer over de opleiding Teamcoach SecretariaatIn 10 stappen naar het secretariaat van de toekomst?
Tijdens de opleiding Secretariaat van de toekomst maak je een plan van aanpak om jullie takenpakket toekomstbestendig te maken. O.a. Sabina zorgt dat jullie toegevoegde waarde en toekomstvisie helder is zodat het secretariaat nog meer verankert in je organisatie:
- Behaal tijdwinst door uniform te werken
- Geef zelfverzekerd leiding aan veranderprocessen
- Heb het lef om innoverend te denken en te handelen
- Verlaag de werkdruk door breder inzetbaar te zijn
- Zet kwaliteiten en talenten van het team optimaal in
Bekijk de 10 stappen in het programma…
èèn Reactie
Pingback: Door dit kleurenmodel begrijpen jij en je collega's elkaar beter - blog.secretary.nl