Strategisch notuleren: hoeveel houd jij van de aap op je schouder?

Lastige situaties

Deze drie lastige situaties komen regelmatig terug op de werkvloer:

• Ik ben nieuw in de organisatie en de inhoud van de vergaderingen is mij vreemd.
• Onze vergaderingen verlopen rommelig. Deelnemers houden zich niet aan de agenda, en in complexe discussies praten ze door elkaar heen.
• Ik mag geen geluidsopname maken, en ik ontvang de stukken niet op tijd om me goed voor te kunnen bereiden.

Hoe lossen we dit op? De eerste stap is om de problemen om te zetten in leerdoelen.

• Ik wil bondig leren samenvatten
• Ik wil overzicht behouden in een vergadering
• Ik wil gesprekken zo gedetailleerd mogelijk notuleren

Je zult er maar mee zitten. Deze leerdoelen zijn echte hartenkreten. Misschien herken je ze wel. Het antwoord zit ‘m in een extra competentie voor de senior managementassistent: dienstverlenende assertiviteit. Anders verwoord: in de bovenstaande situaties worden de omstandigheden waarin je op strategisch niveau efficiënt notuleert, wel erg lastig.

Notuleerervaring is niet voldoende

Want, al ben je nog zo’n ervaren notulist:

• Als je nieuw bent op inhoud, heb je daar een poosje last van. Een vooroverleg en een goede samenvatting van de voorzitter per punt gaan enorm helpen.
• Als agendabeheer en vergaderdiscipline niet goed zijn, heb je het zwaar. Het opstellen en naleven van vergaderregels is een must op strategisch niveau.
• Stukken horen op tijd te zijn, zie het punt hiervoor. Geluidsopnames en transcriptiesoftware zijn anno 2022 niet weg te denken in de notuleerpraktijk, en zijn bijvoorbeeld binnen Teams een fluitje van een cent.

Dat snap ik wel, maar…

In de training Strategisch notuleren gebeurt er dan vaak iets bijzonders. Als we de situaties hiervoor bespreken, komt er dan de tip van een deelnemer die haar zaakjes wél op orde heeft: “Vraag gewoon om vooroverleg, of boek het gewoon als afspraak in de agenda met de voorzitter.” Stel zelf spelregels op, en breng die in als vergaderpunt in het eerstvolgende overleg. Doe vooronderzoek/Vraag uit: waar zitten de bezwaren om op te nemen? AVG-gerelateerde kwesties zijn bij goede afspraken over de bewaartermijn en methode van opslag prima op te lossen.

En dan komt vaak de ‘maar’. En maar = nee in dit geval. ‘Nee, dat durf ik niet/nee, dat mag ik niet/nee, dat is bij ons nu eenmaal de afspraak’. ‘Nee’ is waar we in de training bij stilstaan, omdat ze allemaal te maken hebben met de eerdergenoemde dienstverlenende assertiviteit.

Ik houd (van) mijn aap

Als notulist heb je een grote verantwoordelijkheid: zorgen voor een beknopt, kwalitatief goed verslag. Maar wat als je je voorbereiding niet goed kunt doen, en/of de vergadering verloopt niet professioneel, en/of je maakt geen gebruik van de hulpmiddelen die er wél zijn?

Dan heb je een aap op je schouder. En met een aap bedoelen we: iets in jouw omgeving dat je hindert bij het efficiënt uitvoeren van je werk. Een klein capucijneraapje is misschien nog wel te hebben. Een gorilla van Bokito-grootte niet. Vrij vertaald: hoeveel last heb je van deze omstandigheden? Wat heb je nodig om er iets aan te veranderen, of houd je de situatie zelf in stand? In het laatste geval houd je misschien niet echt van je aap, maar je houdt ‘m wel. En dat is overigens ook je goed recht. Maar dan blijft notuleren waarschijnlijk wel stukken pittiger dan nodig.

Secretary Management Institute biedt al jarenlang met veel succes de cursus Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau aan. Een fijne tweedaagse notuleercursus voor senior managementassistenten, zeker omdat zij met elkaar handige notuleertips en -weetjes uitwisselen. Er is een schriftelijke intake, waarin o.a. gevraagd wordt naar de leerdoelen.

Van gorilla naar capucijneraapje

Ben je op zoek naar tips om jouw aap te temmen? We begroeten je graag in een van onze trainingen Strategisch Notuleren. Of wil je meer weten over nieuwe notuleertrends, of weten hoe je mindmaps in kunt zetten? Ook dan zien we uit naar jouw deelname.