Ook last van chaotische communicatie in het vergaderproces?

Een hoop factoren binnen het vergaderproces geeft flink wat frustraties. 47% Van de assistants en secretaresses ziet vergaderingen zelfs als grote tijdverspilling.* Chaotische communicatie in de voorbereiding én tijdens de vergadering spant daarin de kroon.

Chaos voorafgaand aan de vergadering

Het begint al in de voorbereiding. Vaak worden meerdere kanalen ingezet, denk aan mails, Whatsapp en andere externe tools. Deze diverse communicatievormen resulteren in chaos: als assistant raak je het overzicht kwijt.

“Het over- en weer gemail/gepingel in de voorbereiding is vermoeiend. Bovendien praat men in de vergadering door elkaar heen, er wordt geswitched tussen agendapunten en er worden zaken besproken die helemaal niet aan de orde zijn.”

Chaos tijdens de vergadering

Echter, de meeste assistants zien chaotische communicatie tijdens vergaderingen als grootste ergernis. Vergaderingen verlopen te vaak niet gestructureerd:

• deelnemers houden zich niet aan de agenda;
• deelnemers praten over totaal andere onderwerpen;
• men praat door elkaar heen;
• de voorzitter heeft geen controle;
• men komt maar niet tot besluiten.

Bovendien maakt dit het notuleren een stuk lastiger.

Andere vergader-frustratie: slechte voorbereiding

De grootste frustratie van chaotische communicatie wordt gevolgd door slechte voorbereiding. Een slechte voorbereiding is dramatisch voor de efficiëntie van een vergadering:

• aanvullende documenten worden te laat of onvolledig aangeboden;
• deelnemers zijn niet bekend met de agenda of hebben aanvullende documenten slecht doorgelezen (dit zorgt voor vertraging, verwaarloosbare inbreng en deelnemers die enkel wachten op ‘dat agendapunt dat voor mij belangrijk is’, waardoor ze de rest van de vergadering minder aanwezig zijn).

“Mensen zijn niet op de hoogte en gaan ter plekke nog stukken lezen. Dit is funest voor je vergaderproces.”

Nog meer frustratie: onvoltooide acties

Binnen het vergaderproces wordt de assistant vaak verantwoordelijk geacht voor het toezien op de voortgang van actiepunten. Het is zeer irritant om collega’s constant te moeten najagen. Het thuiswerken heeft dit zelfs nog moeilijker gemaakt: ‘aan het bureau najagen’ wordt als succesvoller ervaren dan per mail. Bovendien vinden assistants het onhandig dat er totaal geen inzage is in de voortgang van acties. 

“Ik mail acties meestal nog een aantal keer rond. Zo blijven ze onder de aandacht. Helaas vaak zonder succes.”

Matig gebruik van tools in het vergaderproces

In het onderzoek valt op dat het gebruik van moderne vergadertools vaak achterblijft:

• De voorbereiding van vergaderingen gebeurt vooral via mail.
• Het vastleggen van de vergadering wordt meestal gedaan via Word, Excel en OneNote.
• Als gevolg van Corona is het gebruik van MS Teams flink toegenomen. 

Hoe zorg je als assistant voor een beter vergaderproces?

Het in goede banen leiden van het vergaderproces is niet altijd even makkelijk. En wat je er ook van vindt, notuleren hoort er gewoon bij. Met persoonlijke reminders (vooraf en achteraf) probeer je een zo actief mogelijke houding – en dus goede voorbereiding – bij alle deelnemers te waarborgen.

Tijdens de vergadering zelf zien veel assistants strak toe op de agenda. Zo is een tijdslimiet op ieder agendapunt een populaire methode om uitloop te voorkomen. Lees meer tips in de blogs Notuleren zonder stress? Het toverwoord: voorbereiding of Strategisch notuleren: hoeveel houd jij van de aap op je schouder?.

*Dit blog bespreekt de bevindingen van het onderzoek op LinkedIn door Notulen Software onder 182 stemmers, aangevuld met onderzoeksresultaten van Sprout.

Cursus Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau

Notuleer-frustraties en tijdverspilling kan je voorkomen en oplossen met de juiste aanpak en tools.

• Wat doe ik met ingewikkelde discussies waar iedereen door elkaar praat?
• Hoe stel ik me op als iets me niet duidelijk is, onderbreken of juist niet?
• Hoe zorg ik ervoor dat ik precies weet wat er straks in mijn notulen moet komen?
• Hoe ben ik ‘aardig assertief’ en hoe schakel ik subtiel de voorzitter in?

Tijdens deze intensieve 2-daagse cursus worden al je twijfels weggenomen en voel je je weer zeker in (digitale) vergaderingen. Ook werk je je notulen uit tot een optimaal verslag dat wèl wordt gelezen.

Lees meer over de cursus Notuleren & Verslaglegging