Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Power Class » Stop met uitstellen door deze 4 slimme strategieën

Stop met uitstellen door deze 4 slimme strategieën

Alles wat je in je werk wilt realiseren, vraagt om een eerste stap. Dat klinkt logisch, maar… waarom zit je dit blog te lezen, terwijl je een deadline hebt? Waarom schuif je die ene beslissing voor je uit, terwijl je weet dat je de knoop toch een keer moet doorhakken? Hoe vaak draai je er niet omheen en ga je eerst nog even je e-mails lezen of een praatje maken?

Uitstelgedrag secretaresseNiets is zo moeilijk als starten. Maar treuzelen brengt je geen stap verder. ‘Uitstelleritis’ is een tijd-, energie- en geldvretende geest die door je huis en kantoor dwaalt. Een troost: uitstelgedrag is van alle tijden. Jong en oud en zelfs dieren doen het. Hoewel recent onderzoek heeft aangetoond dat uitstelgedrag voor een stuk erfelijk is, is het vooral een aangeleerde gewoonte. Goed nieuws: je kunt uitstelgedrag dus afleren.

Nooit meer uitstellen: word meester in het starten

Genoeg uitgesteld, tijd voor actie! Met onderstaand anti-uitstelstrategieënplan kom je snel en effectief uit de startblokken. Zorg dat je elk van de vier strategieën doorloopt en kies uit elke strategie de acties die jou het best liggen en die je het effectiefst lijken.

STRATEGIE 1 – Maak plannen en stel doelen

Wat wil je realiseren? Wat pak je eerst aan? Wat is je (SMART) doel?

Plannen maken is fun, ze (zonder omwegen) realiseren een kunst. Wil je met succes werk maken van je plannen én bovendien trots zijn op jezelf, kies dan voor haalbare doelen en voor een weg ernaartoe die je kunt volhouden.

Een doel beschrijft de nieuwe gewenste situatie die je wilt bereiken of wat er nodig is om die te bereiken. Door een duidelijk doel ben je veel minder bezig met zaken die niet belangrijk zijn om dat doel te bereiken. Een haalbaar doel motiveert je om te starten én vol te houden. De kans dat je gaat uitstellen neemt af en je verspilt minder energie aan irrelevante dingen. Onderweg kun je bijhouden of je de gewenste vorderingen hebt geboekt. Als je je doel bereikt, kijk je tevreden terug op wat je hebt verwezenlijkt.

STRATEGIE 2 – Kies de juiste mindset

Hoe overtuigd en gemotiveerd ben je om eraan te beginnen? Wil je het écht? Krijg je gedachten in de juiste versnelling om te slagen.

Probleemoplossend vermogen secretaresse

Je plannen zijn gemaakt, je doel is vastgelegd, je weet wat je wilt aanpakken. Dan is het nu tijd om je hoofd in de juiste versnelling te zetten zodat je ook gemotiveerd bent om te starten. Hier ‘masseren’ we als het ware je mindset. De juiste mindset kiezen, doe je aan de hand van zes acties. Kies de acties of de combinatie van acties die je het beste liggen:

  • Stop met het verzinnen van smoezen
  • Maak taken – in je hoofd – interessanter (Omschrijf je taak duidelijk, zorg dat het niet abstract is. Zeg niet: ‘Ik wil aan mijn conditie werken’, maar wel: ‘Vanavond om zeven uur ga ik joggen.’)
  • Word een succesvolle doener (Als je maar lang genoeg ‘als’ en ‘ooit’ roept, kom je niet verder dan dagdromen. Dus actie.)
  • Vergroot je zelfvertrouwen (Overwin je angst. Begin gewoon om meer zelfvertrouwen te krijgen.)
  • Werk aan je motivatie (Motivatie leidt tot meer energie, waardoor je makkelijker begint en doorgaat.)
  • Bedwing je perfectionisme

STRATEGIE 3 – Bereid jezelf goed voor

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je veel gemotiveerder aan je taak begint.

Om het starten makkelijker te maken en vlotter te laten verlopen, zijn je voorbereidingen erg belangrijk. Ze leveren je ook een aantal nuttige en motiverende inzichten op.

  • Leer je uitstelpatroon kennen
  • Wees je momenten van zwakte een stap voor
  • Stel kortetermijndoelen
  • Plan je start, rekening houdend met je bioritme
  • Plan de hele taak in
  • Zoek een maatje, een mentor
  • Belonen mag

STRATEGIE 4 – Organiseer je omgeving

Organiseer je omgeving zodat je het fijn vindt om te starten.

Multitasken secretaresseJe wilt ‘uitstelleritis’ uit je woordenboek schrappen. Ook je omgeving en hoe die georganiseerd is, speelt daarbij een grote rol. Er zijn heel wat verleidingen dichtbij die concurreren met de taak die je wilt afwerken. Misschien is je bureau een rommeltje waardoor je ‘plots’ de drang voelt om te gaan opruimen? Of wellicht ligt je smartphone binnen handbereik zodat je elke mail binnen ziet komen en die voor de zekerheid even checkt?

Haal zo veel mogelijk van die afleidingen weg, zodat je zonder omwegen kunt starten en uitstelgedrag geen kans krijgt. Ruim je bureau op, zorg dat je al het benodigde materiaal en documenten binnen handbereik hebt zodat je niet telkens je taak moet pauzeren. Maar ook als je bijvoorbeeld Facebook of Twitter open hebt staan, word je afgeleid. Wees je daarvan bewust. Zorg ook dat je hebt gegeten en dat je voldoende hebt geslapen… het speelt allemaal mee om gemotiveerd aan een taak te beginnen.

Klaar? Start! Of toch…

Nu vraag ik toch nog heel even om uitstel. Er is één ‘eenvoudige’ actie waarmee je het hele plan en alle strategieën gewoon kunt overslaan: gewoon beginnen!

Sara van Wesenbeeck - Assistant Power Class 2018

Laat de smoezen voor wat ze zijn, maak je voeten los van de startblokken en… start. Het maakt niet uit of je een hele of een halve stap zet, als je maar begint. Het is immers nooit het perfecte moment om te starten, dus begin gewoon, en wel nu! Probeer het eens, het zal je bevallen en het zal je heel wat persoonlijke winst opleveren.

Geschreven door Sara Van Wesenbeeck. Ze is life & business coach, erkend mediator, personal organizer, spreker tijdens o.a. de Assistant Power Class 2018 en een veelgevraagd expert in de media. Lees het volledige artikel in haar boek ‘Het handboek voor de spitsuurvrouw’.

Wil je ook je uitstelgedrag leren managen?

En ‘uitstelleritis’ uit je woordenboek schrappen? Kom dan naar de Assistant Power Class op 1 november 2018 waar Sara om 12.10 uur spreekt over uitstelgedrag. Ze zet je hiermee in de juiste versnelling voor effectiever, prettiger en succesvoller werken en leven.

Assistant Power Class 2018

 

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Beoordeling secretaresse

Waarom wachten totdat je gewaardeerd wordt?

Zo eens per jaar worden we beoordeeld op ons functioneren. Tenminste, dat is de planning …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *