blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
In 2021 heeft Wendy Janssen – Executive Assistant bij Ridder Group – de SMI award gewonnen na een gezamenlijke nominatie van haar collega’s en leidinggevenden. We vragen haar naar hoe ze deze mooie waardering ervaren heeft.
“Het doet zeker wat met je. Ik had het niet willen missen en ben er nog steeds trots op.”
Wendy Janssen, winnares SMI-award 2021
Wat vond je van het winnen van de SMI Award?
“Een hele verrassing en ook wel spannend, want wat betekent dit precies en wat wordt hierbij van mij verwacht?”
Wie heeft jou opgegeven en waarom?
“Een collega uit mijn team. Zij wilde mij in het zonnetje zetten en heeft recensies over mij andere collega’s (waaronder directeuren en managers) verzameld.”
Kan jij je hierin vinden?
“Ik ben nogal bescheiden en ben van mening dat er nog veel meer assistenten rondlopen die deze award ook verdienen. Maar het is een leuke beleving en is een leuke beleving en het doet zeker wel wat met je. Ik had het niet willen missen en ben er ook nog steeds trots op.”
Hoe reageerde je baas toen je vertelde dat je de SMI award had gewonnen?
“Dat het geen verrassing voor hem was, hij was namelijk ook gevraagd om zijn input voor mijn nominatie door te geven. Ik kreeg veel felicitaties van collega’s (er werd zelfs een bedrijfspost op LinkedIn gedeeld ?) en ik werd daardoor ook echt in het zonnetje gezet!”
Hoe lang zit je al in het vak? En welke ontwikkelingen heb je gemaakt?
“26 Jaar inmiddels. Ik ben begonnen als juridisch secretaresse en heb al vrij snel daarna de stap gemaakt naar het vak directiesecretaresse. In al die jaren heb ik opengestaan voor allerlei zaken die daarbij op mijn pad kwamen en daarvoor ook trainingen gevolgd zoals project management, marketing, office management en sales. Er is zelfs een periode geweest waarbij ik zonder directeur een verkoopkantoor managede. Op dit moment geef ik als Executive Assistant naast de ondersteuning van 3C-rollen ook leiding aan het secretariaat. Ik merk dat er inhoudelijk steeds meer van de directie assistent gevraagd wordt: zoals weten wat er speelt, verbanden kunnen leggen en meedenken zodat er snel geschakeld kan worden wanneer dat nodig is.”
Hoe doe jij nét dat beetje extra als assistant?
“Door te focussen op wat belangrijk is voor mijn rol (en dus ook wat belangrijk is voor de C-posities die ik ondersteun). Niet relevante zaken probeer ik zoveel mogelijk aan anderen over te laten zodat ik mij vol kan inzetten voor mijn werkzaamheden. Flexibiliteit (snel kunnen schakelen), vooruitdenken en in control zijn is hierbij essentieel. Ik ga proactief gesprekken aan om informatie op te halen, pak zaken zelfstandig op en maak planningen om zaken snel duidelijk te krijgen en stappen te kunnen zetten. Ook vind ik het belangrijk om up-to-date te blijven over het vak, daarvoor spar ik regelmatig met collega vakgenoten (1-op-1 en ook in netwerkverband).”
Wat kenmerkt jou als assistant?
“Ik ben een aanpakker (word ook wel een kartrekker genoemd). Ik word enthousiast van nieuwe initiatieven en vind het leuk om hierbij ook anderen mee te nemen. Positiviteit, samenwerken en gezelligheid vind ik belangrijk. Door samen de schouders er onder te zetten, doelen te halen en dit op een prettige manier te doen komen we het verst!”
Wat maakt jouw werk zo mooi?
“Ik geniet ervan als een directeur blindelings vertrouwt op de agenda die ik opstel, dat hij/zij er vanuit gaat dat bepaalde zaken in de mailbox worden opgelost, vergaderingen vloeiend verlopen en de blije reacties die ik krijg op mijn proactieve aanpak op zaken. Als assistent heb je een vrijwel onzichtbare rol maar wij dragen weldegelijk bij aan de ontwikkeling van het bedrijf en de successen die er gehaald worden. Wij zorgen er immers voor dat de directeuren/managers hun handen vrij hebben om zich te kunnen focussen op die zaken waar zij goed in zijn. Iets vergeten of een verkeerde inschatting maken kan onrust, vertraging of andere grotere gevolgen hebben.”
Wat is jouw ultieme tip voor andere assistants?
“Zorg er altijd voor dat je goed weet wat je manager/directeur van je verwacht. Stem je mogelijkheden (waar ben jij goed in of wat heb je nog nodig of wil je nog leren), de wensen van elkaar en de prio-werkzaamheden goed af, iedere manager werkt tenslotte anders. Besef je dat als de samenwerking echt goed gaat lopen er vol op je gerekend en geleund zal en kan worden en je weet wat er van je verwacht wordt. Als je dit weet te bereiken (‘de geoliede machine’) is dit de grootste waardering die je in het vak kunt krijgen.”
Nomineer je collega voor de SMI Award 2023 en win allebei
Vind je dat jouw assistant collega deze waardering ook verdient? Wil je hem of haar in het zonnetje zetten én samen werken aan jullie ontwikkeling? Grijp die dubbele kans, want:
- Je collega maakt kans op de SMI Award trofee (Wendy reikt de trofee persoonlijk uit).
- Wanneer je collega de award wint, krijgen jullie samen gratis toegang tot het Nationaal Secretaresse Congres 2023 à € 949,-.
- We geven 5×2 tickets voor het nieuwe online ‘Jaar Lang Leren’-pakket 2023 à € 599,- weg onder alle nominaties t/m 8 december 2022.
