Simpele digitale eyeopeners voor ondersteuners

Elke ondersteuner is bezig met de toekomst van het vak. Maar toch lijkt het digitale aspect daar nog een te klein onderdeel van; de belangstelling hiervoor komt vaak matig op gang. Alsof de technologische ontwikkelingen hen niet raken of dat er geen kansen liggen op dit gebied…

En ja, voor iedereen is het best een uitdaging om alle digitale ontwikkelingen bij te houden. Er verandert zoveel in zo’n hoog tempo! Denk alleen al aan de lawine aan AI-apps, zoals ChatGPT. Door onwetendheid zijn werknemers vaak een zwakke schakel (geen updates doen bijvoorbeeld, omdat je het deze keer niet nodig acht).

Wees gewoon nieuwsgierig

Juist daarom is het belangrijk dat je nieuwsgierig bent, zeker als ondersteuner. Hierdoor komen kansen voorbij die je ook direct kunt omzetten in praktische handvatten. Zonder dat je programmeur hoeft te worden. Gewoon, digitaal vaardig zijn. Oftewel: snappen hoe de dingen werken in de digitale wereld.

Digitaal vaardig zijn betekent dat je kunt nadenken of én hoe je die nieuwigheden in je werk kunt toepassen. Het helpt je om nog meer van toegevoegde waarde te zijn voor je organisatie. We geven je een paar voorbeelden en tips, die wellicht ook een eyeopener zijn.

Maak digitaal leuk

Ben je minder geïnteresseerd in digitale ontwikkelingen, maar besef je wel dat het belangrijk is om je er wat meer in te verdiepen? Top! Maak het niet meteen te moeilijk en voeg er een leuk element aan toe. Denk aan een digitale-vaardigheden-bingokaart om elke week een nieuw feitje te leren over een van de tools binnen het secretariaat of hele organisatie. Ben je competitief ingesteld? Maak er dan een wedstrijd van samen met je team!

Probeer niet alles te onthouden

Wellicht houd je in Outlook al jouw taken bij. Dat betekent dat je toch vaak weer afgeleid wordt door binnenkomende e-mails, ook al heb je je notificaties vast al uitgezet. Alternatieven zijn Todoist, Microsoft To Do, Evernote of Teams.

Het lerende secretariaat: Working Out Loud

Als iedereen binnen het secretariaat alles voor zichzelf houdt, loopt ieder teamlid dan de kans om veel belangrijke informatie te missen? Het wiel opnieuw uit te vinden? Working out Loud betekent dat je op een transparante manier samenwerkt; er komt een hele andere manier van communicatie op gang. Je vertelt over je werk en voert je werk uit op een zichtbare, publieke manier.

Misschien heb je er nog maar weinig over gehoord, maar pas je het waarschijnlijk toch al regelmatig toe: door iets te delen via Instagram, Whatsapp of Linkedin. Oftewel: je deelt ervaringen met vrienden en familie. Gebruik je deze methode ook in je werk?

Door Working Out Loud werk je veel meer ‘hardop’ met elkaar, waardoor je meer en sneller leert van elkaar. Het is dus geen tool, maar een manier van werken. Tools als Yammer, Sharepoint en Workplace kunnen je hierbij ondersteunen.

Maak een efficiencyslag met sneltoetsen

Jouw toetsenbord kan meer dan je denkt en je flink wat tijdwinst geven. Sneltoetsen kunnen bijvoorbeeld razendsnel een nieuwe email voor je openen: Ctrl + N. Werk je maar op één scherm en wil je twee schermen naast elkaar zetten: Windows teken + pijltje recht of links. En wist je al dat Ctrl + Z iets ongedaan maakt (denk aan Zorro)? Google eens op ‘sneltoetsen’, dan vind je nog veel meer handigheidjes.

Geen publieke WiFi, maar wat dan wel?

Natuurlijk weet je dat publieke WiFi onveilig is. Maar hoe zorg je dan wel voor veilig internet, als je bijvoorbeeld op reis bent? Weet je wat VPN is en hoe je je manager kunt helpen om een app als Nord VPN te gebruiken om veiliger vanaf zijn/haar telefoon te werken? Dit geldt natuurlijk ook voor je eigen gebruik van je telefoon en laptop.

Oh ja, en mocht je toch in de verleiding zijn gekomen? Verwijder altijd de bewaarde publieke WiFi weer van je apparaten. Dit soort netwerken kunnen namelijk zeer gemakkelijk (illegaal) gekopieerd worden.

Is e-mail nog the way to go?

E-mail wordt nog te vaak gebruikt als een persoonlijk archief: niemand kan hierbij, om nog maar te zwijgen als degene uit dienst gaat. Collega’s rijden tientallen kilometers naar kantoor, om vervolgens elkaar te mailen… Eén e-mail naar het team kan uitgroeien naar meer dan 60 e-mails in de halve organisatie. En dan verwacht men van elkaar dat mailboxen ieder uur worden gecheckt?

In de huidige tijd is e-mail te beperkt geworden. Het lijkt zelfs alsof e-mail de regie van je werkdag heeft overgenomen. Veel organisaties stappen daarom over naar intern zero email beleid. Door gebruik van een ander communicatieplatform – zoals Microsoft Teams – creëren ze een snellere, slimmere en vooral ook leukere werkomgeving zonder al die interne e-mails. Verdiep je er eens in wat dit jouw organisatie kan opleveren.

Begin gewoon!

‘Die digitale ontwikkelingen, erg leuk allemaal. Maar hoe pak ik dit aan?’ Ga eens in gesprek met je manager, HR en IT afdeling. Zoek uit met welke problemen zij dagelijks te maken hebben. Wellicht liggen er vraagstukken die je meteen kunt oppakken. En ook dan geldt: maak gewoon een begin. Je komt vanzelf een stap verder of je kunt gaandeweg de juiste mensen inschakelen. Just do it!

AI voor de assistant

AI dit, AI dat. We horen er steeds meer over en met name dat het ons werk gemakkelijker maakt. Ontdek met de cursus AI voor de assistant de ongekende mogelijkheden van AI voor je werk. In 2 dagen leer je hoe tools zoals ChatGPT je werk gemakkelijker maken, je efficiëntie verhogen en kostbare tijd besparen. Je versterkt je rol in de organisatie door je te richten op jouw unieke menselijke vaardigheden. 

Efficiënt digitaal werken

In de cursus Efficiënt digitaal werken word je meegenomen in de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van technologie en wat jouw rol als assistant hierin is. Na 2 dagen weet je niet alleen wat er speelt en welke apps en platforms je kan gebruiken, maar ook hoe je deze het beste kunt inzetten. Kortom: je leert digitaal denken én draagt slimme oplossingen aan.