Secretaresse, zonder enige IT kennis ben je nergens!

Het thema van de Assistant Power Class 2017 is: Sterk in jouw veranderde secretaresse rol. Als je het mij vraagt, betekent dit automatisch: zorgen dat je IT kennis op orde is. Dat is natuurlijk een inkoppertje. Want noem eens een beroep dat niet door IT beïnvloed wordt?

De wereld lijkt te draaien op techniek. Reden voor mij – nu ruim een half jaar geleden – om me echt volledig onder te dompelen in die wereld (ik werk nu voor een IT bedrijf). En er is nog heel veel te leren voor mij. Hoe meer ik leer, hoe meer ik ervan overtuigd raak dat meer mensen zich IT eigen moeten maken. Op wat voor een manier dan ook.

Wat is jouw rol?

Ik snap dat jij wilt weten wat dit dan specifiek inhoudt voor jou als secretaresse. Heel eenvoudig begin ik met: snappen hoe je laptops met schermen verbindt. Want hoe vaak zie ik de angst in de ogen van menig secretaresse wanneer ik met mijn eigen laptop een presentatieruimte in stap… Direct roepen velen “Weet je hoe het werkt? Anders roep ik er iemand bij die het snapt.” Hoezo ben je dit zelf niet, denk ik dan. Het is niet moeilijk.

Een beetje tuttig gezegd: toen ik lang…lang geleden secretaresse was en het papier liep vast in de printer, wist ik ook hoe ik dat moest oplossen. Nu werken wij in een digitale wereld, we printen nauwelijks meer (ik hoop althans dat jij en je organisatie er alles aan doen om zo digitaal mogelijk te werken). En dat betekent ook digitaal kunnen denken en digitale oplossingen bedenken. Zorgen dat je tech-savvy bent.

Het gaat een stapje verder…

Natuurlijk gaat het verder dan laptops op beamers aansluiten. Het gaat ook over het begrijpen dat:

• archiveren in de ‘cloud’ anders is dan in een mappenstructuur of archiefkast;
• de nieuwste software update niet alleen belangrijk is vanwege nieuwe features, maar ook belangrijk is vanwege nieuwe beveiliging drempels;
• wanneer je een email wilt versturen die groter is dan 5MB (en doorgaans niet lukt), overstappen naar tooling als dropbox niet echt veilig is.

Dit snappen is één. Hier oplossingen voor weten, is twee. Welke handige app’s zijn er om het werk van jezelf en anderen nog eenvoudiger en veiliger te maken?

IT = slimme tools

Wanneer bedrijven en hun medewerkers sneller en creatiever moeten acteren om de concurrentie voor te blijven en disruptie te voorkomen, moet je weten dat email echt niet meer werkt. Kijk dit filmpje maar eens.

61 Emails voor 1 beslissing….. serieus?!? En toch herkennen we het allemaal. Hoe werken de snelle hippe startups? Met slimme tooling zoals Slack en Cisco Spark. Ze streven naar het reduceren van email en kiezen voor ‘working out loud’ wat zoveel betekent als iedereen informeren. Open en transparant werken en zo iedereen slimmer maken.

Zomaar wat voorbeelden in hoeverre tooling en daarmee IT jouw secretaresse wereld al lang geleden is binnen gedrongen en nog lang niet is uitgewerkt.

The next big thing

Als je bovenstaande nog niet allemaal op orde hebt en er nog veel onbekend terrein is voor je, maak je borst dan maar nat voor het volgende: cognitief (of kunstmatige intelligentie). Cognitief gaat ons allen ondersteunen in het maken van beslissingen. Denk aan de volgende voorbeelden:

• Ik ontvang een email waarin de zender een afspraak met mij wil maken. Mijn cognitieve assistent pakt dit bericht uit zichzelf op en geeft mij een aantal opties in mijn agenda. En wanneer we beide van hetzelfde bedrijf zijn (of in dezelfde omgeving werken) zal het cognitieve systeem het in beide agenda’s kunnen regelen. En dat mogen ook tien mensen zijn. Appeltje eitje voor het cognitieve systeem dat dit moeiteloos en zonder moe te worden uitzoekt.
• Een groot project waarvoor diverse expertises nodig zijn? Het cognitieve systeem zoekt het voor je uit binnen je organisatie en komt met voorstellen van experts.
• Een bericht ontvangen waarvan je je afvraagt of de ’tone of voice’ wel goed is. Het cognitieve systeem doet een voice analyse voor je en komt met voorstel voor tekstuele aanpassingen.

Daar gaan je planmatige werkzaamheden. Weggeautomatiseerd. Zie het als de Siri of Cortana op je telefoon, waar je misschien al wel eens gebruik van maakt, maar dan geïntegreerd in je digitale werkomgeving.

Cognitieve systeem: welkom Watson

Wie of wat is dan dat cognitieve systeem en wanneer kun je dat in je werk verwachten? Watson is de naam. En na de zomer werk ik er al mee. Niet alleen ik, maar alle klanten van IBM in Nederland. In Amerika werken ze er nu al mee.

Het enige is dat Watson even Nederlands moet leren. Even? Ja, want Watson kan in no time informatie tot zich nemen. Hij kan een in spreektaal gestelde vraag interpreteren en na een zoektocht door een verzameling van boeken, tijdschriften, wetenschappelijk artikelen etc. binnen enkele seconden goed beantwoorden.

Wat betekent dit voor mijn baan?

Je vraagt je af… wat betekent dit voor mijn baan? Terechte vraag. Een hele grote verandering, zoveel is zeker! En het vergt creativiteit om te bedenken welke aanvullende toegevoegde waarde je kunt leveren met zoveel techniek. En daarvoor moet je op z’n minst weten wat er allemaal kan. Genoeg redenen dus om je te verdiepen in die technische wereld.

Je reist niet alleen

Geloof me: je bent niet de enige die wellicht zenuwachtig kan worden van al deze kunstmatige intelligentie (ki) ontwikkelingen.

Wat dacht je van de artsen die op dit moment al samenwerken met Watson? Deze artsen zeggen dat Watson tot nu toe bij 41 verschillende patiënten heeft kunnen helpen. Bij in totaal twee daarvan heeft het zeldzame vormen van leukemie vastgesteld. Watson is al langer bezig met training in kankerdiagnoses. In 2011 zou de ki bijvoorbeeld al evenveel weten als een tweedejaars student geneeskunde. En dat terwijl de kunstmatige intelligentie van IBM pas in 2013 daadwerkelijk ingezet werd voor medische doeleinden.

Het is een reis die we allemaal gaan maken, mens en techniek samen. Waar ons dit zal brengen, is nu moeilijk te zeggen. Mijn advies is: begin met het snappen van de wereld van de techniek, dan is het een stuk eenvoudiger te bedenken waar je een toegevoegde waarde als mens kunt brengen.

En wie weet vind je het wel zo leuk dat je volledig de techniek in wilt. Het zou zeker geen slechte carrière move zijn: het tekort in IT-ers is enorm en de wens naar meer diversiteit (lees: meer vrouwen) is groot. Genoeg leuke initiatieven om dat pad te onderzoeken. Bijvoorbeeld Django girls.

Het zal je zeker sterker maken in jouw rol als secretaresse. Omarm de techniek en ik zie nog heel veel kansen, en niet zo extreem als hierboven genoemd ;-).  Ik vertel ze je graag tijdens mijn powerlezing Tech-Savvy Assistant op de Assistant Power Class. Ik hoop je daar te treffen!

Geschreven door Liane Duit, Social Business Strateeg, Bossers & Cnossen.

Ook interessant: cursus Tech-savvy assistant

Zoals Liane hierboven al aangeeft: technologie dringt jouw vak binnen. Er zijn andere manieren van denken en samenwerken nodig binnen iedere organisatie.

Met de 2-daagse cursus Tech-savvy assistant bereid je je voor en laat je je niet inhalen door kunstmatige intelligentie, apps en tools. Je laat deze technologieën voor jou werken.

Lees meer over de cursus Tech-savvy assistant