blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
“Ja logisch, maar eh dat doe ik al?” is de eerste reactie die ik hoor als ik hier naar vraag bij een secretaresse. Een andere geeft aan: “Met de automatisering en mogelijk zelfs robotisering is de functie van secretaresse straks overbodig”. Nou, ik weet zeker vanuit mijn persoonlijke ervaringen van niet, maar ook als ik kijk naar de toekomst: functies als die van secretaresses vormen de smering van de organisatie. De vraag is hoe hou je het soepel draaiend?
Mijn persoonlijke ervaring met een secretaresse van waarde
Zelf ben ik een aantal jaren werkzaam geweest als Teamleider van een docententeam op het ROC Nijmegen. Een baan met genoeg ‘uitdaging’ zogezegd, want wij
moesten het nieuwe onderwijs implementeren (ik wist niet eens wat het oude onderwijs was, laat staan het nieuwe!). Ook was er ‘overformatie’, ik moest dus een plan maken om met minder docenten hetzelfde aantal leerlingen te kunnen bedienen. O ja, en als derde was er nog de verhuizing van een oud schoolgebouw met betonijzer voor de ramen (maar wel gezellig) naar een spik splinter nieuw pand bij het station (met 7 andere opleidingsteams).
Je kunt je voorstellen dat deze 3 elementen, gecombineerd met de dagelijkse dynamiek van het onderwijs, voor de nodige uitdagingen en spanningen zorgde. Gelukkig had ik de beschikking over een secretaresse. En dat was super, omdat zij mij hielp met het behalen van de deadlines voor alle rapportages, evaluaties en inspecties die dagelijks, maandelijks en jaarlijks plaatsvonden. Ook bewaakte ze mijn agenda en zorgde ze er voor dat ik genoeg tijd had om mij voor te bereiden tussen de afspraken door. En niet geheel onbelangrijk zorgde ze ervoor dat ik niet voor ieder wissewasje werd lastig gevallen.
Niet te min moest ik dagelijks sturen en beslissingen nemen waar niet altijd iedereen blij mee was. De ene keer waren het de studenten (en vergeet vooral niet de ouders!) die niet blij met mij waren. Dan waren het weer de docenten en niet te vergeten mijn directie. Iedere beslissing die ik nam deed altijd wel iemand pijn. Als teammanager zit je klem in deze driehoeksverhouding.
Noem het maar secretaresse PLUS, net dat beetje extra
Vanwege de drukte had ik niet altijd in de gaten hoe iedereen er in zat. Mijn secretaresse vormde een tweede set ogen en oren op die momenten dat ik er niet was. Maar nooit gaf zij mij aan wat er specifiek speelde. Zo kwam het een keer voor dat ik aan het einde van de middag van haar de opmerking kreeg: “Misschien dat je even een kop koffie moet halen in de docentenkamer?” Om daar vervolgens een docent aan te treffen die flink zat te balen. Uiteraard moest ik het zelf doen, maar zij zorgde er voor dat ik op cruciale momenten op de juiste plek was.
Maar zij hield ook mij in de gaten. Soms had ik twijfel en dan gaf zij mij net dat zetje dat ik nodig had. Ook is het voor gekomen dat ze me uit de wind hield als de directie naar mij op zoek was. Maar, zij was ook degene die een bloemetje naar mijn vrouw stuurde als dank namens het team, omdat ik zo weinig thuis was. Kortom, als manager kon ik mij focussen dankzij mijn secretaresse die oog had voor:
- studenten en ouders
- het team docenten en mijzelf
De spil in de organisatie
Uit mijn voorbeeld blijkt hoe cruciaal mijn secretaresse voor mijn team, onze studenten en mijzelf was. Daarnaast was het ook nog eens een mooi mens! Met humor en relativeringsvermogen. Dit zorgde voor een klik. Maar wat nou als het niet klikt? Of wat nou als mensen te veel op je gaan leunen? Iets anders praktisch was dat ik digitaal onderlegd ben. Hierdoor kan ik efficiënt werken en heeft zij een andere rol wanneer zij de secretaresse is van iemand die niet met computers kan omgaan. Maar in beide gevallen is haar rol als Host cruciaal, voor de directeur, de organisatie en haar opdrachtgevers.
Meer waardering met minder inspanning
Hostmanship helpt je als secretaresse het verschil te maken zonder je hiervoor extra te moeten inspannen. Dus, meer waardering met minder energie. En dat op zo’n wijze dat daar (voorlopig nog) geen robot aan kan tippen. Want wie geeft er een seintje als een van je teamleden er doorheen zit? Inderdaad, dat is niet een robot!
Maak het verschil in jouw toekomst van werk: Assistant Power Class
Op 31 oktober verzorgt Marnix een Powerlezing op de Assistant Power Class 2017 in Utrecht. Wil jij ook weten hij jij het verschil kan maken als secretaresse binnen jouw organisatie zonder dat het je extra inspanning kost? Denk aan:
- Neem de ander als uitgangspunt
- Wel eerst jezelf verwelkomen
- Van service naar gemeende interesse
- Behandel de ander zoals de ander behandeld wil worden
- Inspelen in kleine menselijke behoeften
