Scrum is groots! Wat is het geheim?

Het werken met scrum neemt enorm in populariteit toe. Met deze werkmethode kunnen bedrijven twee keer zoveel doen, in de helft van de tijd. Dat is de belofte van scrum. Het is ontstaan binnen de productontwikkeling en momenteel breidt het zich uit over veel meer branches. Scrum is interessant, maar hoe werkt het? En wat is het geheim hierachter?

In de wereld van productontwikkeling worden twee projectmanagement technieken gebruikt die veel met elkaar te maken hebben en elkaar naadloos aanvullen:

• Agile: dit gaat over de wendbaarheid en flexibiliteit om producten tijdens het bouwen aan te passen aan veranderende inzichten. Adequaat inspelen op de wensen en ideeën van de klant neemt hierbij een belangrijke plaats in.
• Scrum: hierbij is de hoofdrol weggelegd voor feedback die je krijgt van de opdrachtgever. Het is zelfs bedoeld om zoveel mogelijk feedback op te roepen en uit te dagen.

In het kort: wat is scrum?

Scrum is ontwikkeld om in korte perioden van twee tot vier weken werkende stukken (modules) producten op te leveren. Deze periodes worden sprints genoemd. Tijdens die sprints komt het team dagelijks bijeen in stand-up meetings, gecoördineerd door een scrummaster. Tijdens deze bijeenkomsten van hooguit een kwartiertje blik je even terug en leg je vooral de nadruk  op wat je die dag gaat doen en van wie of wat je daarbij hulp of ondersteuning nodig hebt.

Je activiteiten houd je bij op een whiteboard met Post-its: de burndown chart. Dit laatste is de visuele projectmanagement kant van scrum: want in de loop van de sprint verplaats je de Post-its van het veld To Do, naar Doing en vervolgens naar Done. Aan het eind van de periode organiseer je een bijeenkomst met de opdrachtgever en presenteer je de werkende stukjes, jouw producten. Feedback daarop is dan het doel.

Scrum is gebaseerd op de theorie van empirische procesbesturing, ofwel het empirisme. Empirisme gaat er vanuit dat kennis ontstaat uit ervaring en het nemen van beslissingen op basis van wat bekend is. Scrum gebruikt een herhalende, stapsgewijze aanpak van aanpassingen, om de voorspelbaarheid te optimaliseren en risico’s te beheersen.

Minder budget nodig

Projecten die volgens de scrum-principes worden gemanaged zijn bij uitstek geschikt om op tijd en binnen budget te realiseren. De resultaten zijn vaak boven verwachting en er is minder budget nodig dan gedacht. Scrum is bekend geworden in de wereld van software. Veel andere projecten kun je er ook mee managen. Scrum verovert terrein binnen de communicatie, projecten en bouw.

Perfecte metafoor

De term ‘scrum’ komt uit het rugby. Bij een scrum werkt een rugbyteam nauw samen om de bal over het veld te verplaatsen in de richting van de helft van de tegenstander. Daarbij is het van belang dat alle spelers goed op elkaar zijn afgestemd, dezelfde intentie hebben en een vastomlijnd doel voor ogen hebben. Een scrum is de perfecte metafoor van hoe een team kan samenwerken.

Agile en lean

Scrum wordt vaak in één adem genoemd met Agile en Lean. Dat is deels terecht, en deels niet.

• Bij Lean, gebaseerd op het productiesysteem van Toyota, ligt de nadruk op het minimaliseren van afval, in de breedste zin van het woord. Alle onderdelen of halffabricaten in de fabriek die niet direct worden gebruikt in het productieproces zijn in wezen overtollig, schrijft Taiichi Ohno in Toyota Production System. Die grondstoffen hebben weliswaar geld gekost, maar er is nog geen waarde mee gecreëerd. Dat geldt niet alleen voor productiebedrijven, maar voor iedere organisatie. Scrum borduurt hierop voort door de waarden van de (in- en externe) klant toe te voegen. Door in sprints te werken kunnen scrum-teams bij hun klanten checken of het product waaraan ze werken, voldoet aan de verwachtingen.
• Agile betreft een kader van waarden die goed aansluiten bij Lean en Scrum. Die waarden zijn in 2001 vastgelegd in een manifest.

Vooraf geen strak omlijnd eindresultaat

In tegenstelling tot andere project methoden, wordt bij scrum vooraf geen strak omlijnd eindresultaat vastgesteld. Met scrum knip je het project in stukjes en begin je gewoon. Op die manier ontstaat goed inzicht in de voortgang en kan tijdig bijgestuurd worden. Daarmee voorkom je dat je bij aanvang meteen veel tijd verliest met een stappenplan en een tijdsplanning maken. Dat plan kan onderweg immers veranderen en biedt zodoende slechts schijnzekerheid.

Bij Eneco formuleerde een team tijdens de eerste sprint weliswaar een helder concept, bepaalde minimumvoorwaarden en een deadline, maar hoe de website en de app precies eruit kwamen te zien, wat er precies op zou staan en over welke functionaliteiten de site zou beschikken, werd niet tot in detail beschreven.

Pas op de plaats

Om tijdens de sprints focus te houden, is het essentieel dat het hele team dagelijks een pas op de plaats maakt en samen checkt of het project de goede kant opgaat. Deze dagelijkse ochtendvergadering noem je de Daily Stand Up, omdat die je die het beste staand – want actief – kan plaatsvinden. Tijdens deze vergadering bespreken de teamleden drie vragen:

1. Wat hebben we gisteren gedaan om ons doel te bereiken?
2. Hoe kunnen we beter en sneller werken?
3. Wat staat dat in de weg?

Met die vragen blijven alle teamleden gefocust op het doel en worden obstakels snel duidelijk. Het principe is simpel, maar de uitvoering vraagt om reflectie, introspectie, eerlijkheid en discipline.

Maar pas op…

Goed scrummen is nog niet zo eenvoudig. Er zijn veel bedrijven die de methode slecht toepassen. Sommige bedrijven pikken er alleen een paar dingen uit die ze leuk vinden klinken, zoals de korte staande vergaderingen. Anderen gebruiken scrum als alibi om aan de slag te gaan zonder een gedetailleerd plan te hoeven maken.

Ondernemingen die wel een serieuze poging wagen om scrum onder de knie te krijgen, valt dat zwaar. Sales mensen, marketeers, ontwikkelaars en ontwerpers moeten daadwerkelijk met elkaar samenwerken. Tijdens de dagelijkse sessies horen alle teamleden van elkaar waarmee ze bezig zijn en wat hun volgende stappen zijn. Niemand kan zich meer verschuilen achter zijn functietitel of specialisme.

Daarnaast blijkt het lastig om de taak waaraan tijdens een sprint wordt gewerkt ook echt af te ronden, zodat het product daadwerkelijk functioneert of dat het deeltje van de motor draait. Dat wil niet zeggen dat de uitkomst van de sprint perfect is. Specialisten zijn perfectionisten. Zij gaan eindeloos door om de puntjes op de i te zetten. Als manager in een scrum-proces moet je benadrukken dat goed vooralsnog goed genoeg is: ‘Je gaat eerst voor brons, later maak je daar goud van.’

Andere managersrol

Managers hebben in een scrum-traject een fundamenteel andere rol. Managers worden veel productiever. Normaal vergaderen ze 80 procent van hun tijd en houden ze 20 procent over om hun taken uit te voeren. Bij scrum is die verhouding precies andersom. Dat komt omdat managers de teamleden niet hoeven te vertellen wat ze moeten doen. Ze moeten ‘slechts’ obstakels voor hen wegnemen, zodat ze hun werk beter kunnen doen.

Onzekerheid versus vertrouwen

Het is vaak lastig voor het topmanagement, dat geen onzekerheid wil accepteren over wat het scrum-team aan het eind van de rit precies oplevert. Daarbij ligt het gevaar op de loer dat het team steeds verantwoording moet afleggen, waardoor het proces vertraagt. Bij een eerste scrum-project kan de top van een organisatie daar moeite mee hebben.

Met het invoeren van een tussenoplossing sla je de brug tussen onzekerheid en vertrouwen. Rapporteer regelmatig met een collega aan de top hoe het project vordert. Daarmee houd je de rest van het team buiten schot, zodat zij ongestoord kunnen doorwerken en het project op vaart blijft.

Weinig keuze

Hoewel scrummen dus een omschakeling vereist, hebben bedrijven weinig keus. Scrum is uitdagend, want het is een lichtgewicht, simpel om te begrijpen, maar extreem moeilijk om te leren beheersen.

Wil je meer informatie over scrum,  kijk dan op Scrum in minder dan 5 minuten uitgelegd of bekijk de video van de Scrum Company:

Geschreven door Monique Spek, projectmanager, initiatiefneemster en eigenaar van Projectbureau Anthe.
Lees ook haar blog: Projectmanagement: met goede rapportages weet je wat er speelt

Word Agile Assistant…

En maak dus ook kennis met scrum. Met de cursus Agile Assistant verdiep je je in deze projectaanpak en weet je hoe je het implementeert in je organisatie. Samen met collega’s win je tijd, werken jullie blijvend aan verbetering en reageren jullie voortaan positief op verandering. 

Lees meer over deze cursus