Samenwerken op het secretariaat, lastig of juist leuk?

Door digitalisering en bedrijfseconomische aspecten wordt steeds meer samengewerkt op het secretariaat. De één vindt het ingewikkeld, en de ander vindt het juist prettig.

Samenwerken op het secretariaat biedt diverse voordelen. Zo kun je het minder leuke werk met je collega’s delen, kun je jouw talenten maximaal benutten en bovenal heb je meer plezier met elkaar.

Het is echter ‘jammer’ als de fijne een-op-een-samenwerking met je manager verdwijnt. Door de uniformiteit is er daarnaast vaak minder ruimte voor creativiteit en eigen wijze van aanpak. Er is minder direct gevoel van waardering en het contact met het management wordt vaak als onpersoonlijker ervaren.

Wat maakt de samenwerking tot een succes? Do’s en don’ts

Uniformiteit is essentieel: je maakt afspraken met elkaar om een optimale dienstverlening te garanderen. Het is belangrijk dat je elkaars werk over kunt nemen. Daarnaast mag het niet uitmaken wie een vraag stelt en is een eenduidig antwoord belangrijk.

Wat moet je absoluut niet doen:

• elkaars vliegen afvangen;
• zaken voor elkaar laten liggen;
• onbegrip voor de ander als er iets niet is gelukt;
• de kantjes ervan aflopen.

En wat dan wel:

• heb respect voor verschillende werkwijzen en persoonlijkheden;
• stem periodiek processen met elkaar af. Er vanuit gaan dat iets op een logische wijze wordt opgepakt, wil niet zeggen dat dit ook echt gebeurt (jouw logica is misschien niet hetzelfde als die van een ander);
• sta open voor het loslaten van oude werkzaamheden;
• probeer te vermijden dat je snel iets tussendoor doet, waardoor de uitvoering niet meer traceerbaar is. Het kan behoorlijk lastig zijn, als achteraf blijkt dat er iets niet helemaal goed is gegaan;
• zorg voor voldoende ruimte op de afdeling. Je loopt een ander ‘voor de voeten’ als je te krap zit. Houd rekening met je collega’s, door bijvoorbeeld zachter te praten (ook aan de telefoon);
• neem de tijd voor elkaar, plan bijvoorbeeld een lunch;
• maak zaken bespreekbaar die niet helemaal goed zijn gegaan, en ook zeker zaken die wel goed zijn gegaan. Plan regelmatig overleg;
• kom gemaakte afspraken ook na en blijf scherp op kwaliteit.

Ownership versus taak- en rolverdeling: enkele aanvullende tips

Soms dien je de organisatie door ja te zeggen, ook wanneer je nee zou moeten zeggen volgens de afspraken op het secretariaat. Ben je bewust van de afweging die je maakt en communiceer dit ook naar de vragers, zodat ook zij zich hier bewust van zijn.

Stel je flexibel op. Met een groot aanpassingsvermogen kun je omgaan met tegenstrijdige belangen en hierop inspelen. Toon initiatief, zie kansen en handel hiernaar: liever proactief dan passief afwachten.

Weet wat er in de organisatie speelt en ben je bewust van je eigen voorbeeldfunctie in jouw rol als secretaresse. Wees consequent en consistent in je gedrag.

Het uitgangspunt is dat de samenwerking op de eerste plaats staat en niet het ‘eigen werk’.

Dit blog is geschreven door Bodielle Nooitgedagt. Ze heeft diverse organisaties begeleid in hun ontwikkelingsproces en is auteur van de boeken ‘zelfmanagement’ en ‘duobanen’.

Lees ook: Hoe krijg je een ‘klik’ met je collega’s van het secretariaat? In dit blog gaan we dieper in op verschillende communicatiestijlen en hoe je deze op het juiste moment toepast op de werkvloer.

Opleiding Teamcoach op het Secretariaat

Hoe haal je het beste uit zowel het team als de organisatie? Met de opleiding Teamcoach op het Secretariaat op HBO-niveau ga je hier verder op in en vergroot je jouw kennis en inzichten. Je wordt een gedegen gesprekspartner, haalt alles uit je functie en groeit in je rol als teamcoach!