Sales basics voor de assistant

Het doel van sales is om nieuwe business te genereren voor de organisatie en de omzet en winst te verhogen. Hoewel sales processen per organisatie en branche kunnen verschillen, is er een aantal basiselementen in elk salesmodel.

Verkoop lead

Het salesproces begint altijd met een verkoop lead. Er zijn van een lead altijd wel basisgegevens bekend, zoals contactgegevens, waarvan een salesteam gebruik maakt om te onderzoeken of er potentie zit in de lead om interesse te wekken voor de aangeboden producten/diensten.

Leads kunnen op allerlei manieren verkregen worden, bijvoorbeeld door direct mailings of gewoon het uitwisselen van visitekaartjes op evenementen.

Van lead naar prospect

De volgende stap is het omzetten van de lead in een prospect. Het salesteam bekijkt of de potentiële klant levensvatbaar is voor de koop van de producten/diensten en of er interesse is om meer te weten over de producten/diensten. Als die interesse is vastgesteld bij de lead, onderzoekt het salesteam naar de mogelijkheden die leiden tot het verhogen van de interesse naar het maken van de koop van de producten/diensten.

Het cultiveren van de interesse wordt ook wel identificatie of oriëntatie genoemd. Gedurende deze fase levert het salesteam specifieke informatie over de producten/diensten die voor de prospect resulteren in kosten- en tijdbesparingen. Tijdens dit proces leert het salesteam meer over de cultuur en het bedrijfsmodel van de prospect en relateert deze eigenschappen aan de producten/diensten dusdanig dat deze toenemend interessant worden voor de prospect.

Als er overeenstemming is bereikt over de interesse, volgt er gewoonlijk een offertevoorstel voor de koop van de producten/diensten. Dit voorstel kan variëren van zeer complex tot aan een simpel A4-tje. Meestal hangt dit proces af van de bedrijfscultuur en procedures van de prospect. Een offertevoorstel wordt meestal gevolgd door een formeel contract die alle bepalingen en voorwaarden bevatten die van toepassingen zijn op de zakelijke relatie.

Van prospect naar klant

Het sluiten van het contract is de voltooiing van de verkoop. Op dit punt wordt de prospect een klant. Er wordt een order geplaatst en het offertevoorstel en contract worden ondertekend. Het salesteam heeft het salesproces afgerond en draagt de klant over naar de afdeling Customer Support die de orderplaatsingen in de gaten houden en die de relaties met klanten blijven onderhouden.

Jouw rol als assistant

Bij bestaande klanten kunnen de mogelijkheden voor het nieuwe jaar in kaart worden gebracht aan de hand van een salesplanning. Een salesteam kent de behoeften en wensen van de klanten vaak het beste. Dus wellicht kan er niet meer volume en omzet behaald worden, maar zit er bijvoorbeeld wel ruimte in logistieke processen. Met andere woorden: soms zit innovatie van het proces ergens anders dan in sales en kan het zinvol zijn om over het salesproces heen te kijken.

Als assistant kun je dit proces faciliteren door bijvoorbeeld regelmatig meetings te plannen met het salesteam en verschillende interne afdelingen. Want er zijn ook andere elementen die in het salesproces voorkomen zoals marketing en forecasting.

Alle bovenstaande elementen komen in vrijwel elk salesmodel voor. Het salesprocesmodel van een organisatie hangt vaak af van de markt, het beleid en procedures van de klant en tot op zekere hoogte zelfs overheids- en handelsbepalingen die mogelijk gelden. Bovendien kan de duur per proces ook verschillen, van minuten tot maanden.

Binnen kleinere organisaties zal voor een assistant meer ruimte zijn om bij te dragen aan salesprocessen (zoals het leggen van contacten met leads op evenementen). Het begrijpen van het salesproces binnen je organisatie geeft je als assistant inzicht in de klanten, het bedrijf en het team. Want sales is belangrijk voor elke organisatie. Als er niet verkocht wordt, wordt er niet gekocht en zijn er geen producten/diensten die de organisatie voortbrengt. Een zeer succesvolle salesafdeling kan leiden tot explosieve groei en winst en is een belangrijke focus voor een assistant!

Geschreven door Dania van Damme, docent van de 5-daagse opleiding Business Assistant

Dit is deel 5 van de reeks artikelen over het onderwerp Business Assistant:

• Deel 1: Next Level Assistant; de Business Assistant
• Deel 2: Business Assistant; de basis
• Deel 3: Finance basics voor de assistant
• Deel 4: HR basics voor de assistant
• Deel 6: Wat de assistant moet weten over Operations Management

Opleiding Business Assistant

Het doel van deze 5-daagse opleiding is om jouw vak naar een hoger niveau te tillen. Wanneer je inzicht hebt in bedrijfsstructuren en -processen en een volledig geïntegreerd lid bent van een management team, draag je substantieel bij aan de productiviteit, performance en efficiency van executives, teams en bedrijven.  Je krijgt handvatten en modellen aangereikt waarmee je een sterke gesprekspartner wordt.

Bekijk de opleiding Business Assistant