Projectmanagement: met goede rapportages weet je wat er speelt

Bij de start van een project zijn er vragen. Er zijn namelijk afhankelijkheden, risico’s en onduidelijkheden waarvan je vooraf geen weet hebt. Een geruststelling: je kunt zekerheden inbouwen! De mate van succes van een project hangt van veel zaken af. Loopt het project op tijd? Blijf je binnen budget? Voldoe je aan de gemaakte afspraken bij oplevering van het project?

De magische projectdriehoek

Je kunt een project goed besturen als je dit inzichtelijk maakt. Het is een uitdagend spel waarin drie beheeraspecten direct met elkaar verbonden zijn in ‘de magische projectdriehoek’:

• Geld
• Tijd
• Kwaliteit

Als je één aspect verandert, bijvoorbeeld de factor tijd, heeft dit direct gevolgen voor de andere twee aspecten.

Een voorbeeld: wanneer het project eerder (tijd) opgeleverd moet worden en dit ligt op het kritieke pad, kan dit gevolgen hebben voor de inzet van mensen (geld) of wordt er een concessie gedaan aan de afgesproken op te leveren kwaliteit van het project. Denk bijvoorbeeld aan de oplevering van een computersysteem. Wanneer de mensen gevraagd worden meer uren te werken, dan heeft dat direct impact op de factor geld. Wordt er een keuze gemaakt in de oplevering van het systeem door functionaliteit te verminderen, dan heeft dit impact op de kwaliteit van het project. 

Rapportage: inzicht en inspiratie

Jouw opdrachtgever, stuurgroep, projectgroep en wellicht anderen willen op de hoogte zijn en blijven van het project. Het project is iets unieks. Met rapporteren maak je inzichtelijk wat de stand van zaken is. Hiermee informeer je de opdrachtgever en andere geïnteresseerden. De risicoanalyse, het communicatieplan en de betrokkenheid/inzet van de organisatie worden steeds meer in rapportages opgenomen.

Een rapportage is een dynamisch item dat verbonden is aan een project. Je kunt (bij)sturen, keuzes maken en vooral dicht op de voortgang blijven zitten. Het is een uitermate boeiend onderdeel dat ook voor betrokkenen inspirerend werkt.

10 Tips voor jouw unieke rapportage

1. Kies een unieke/onderscheidende manier van rapporteren (iets dat opvalt en blijft hangen, vooral plaatjes)
2. Weet wat de lezer van de rapportage wil lezen (informeer vooraf bij de opdrachtgever)
3. Een goede rapportage is maximaal één A4-tje (compact en overzichtelijk)
4. Een goede rapportage brengt planning en uitvoering bij elkaar (het zijn de ogen van de opdrachtgever)
5. Rapporteer op uniforme wijze (herkenbaarheid verhoogt continuïteit)
6. Communiceer de rapportage via verschillende media/kanalen (de kantine of koffieapparaat werken ook uitermate goed 🙂 )
7. Zorg voor een competitief element in de rapportage (dan gaan de mensen over je rapportage praten)
8. Rapporteer met hoge frequentie, op eenzelfde moment in de week (iedereen is up-to-date, geïnformeerd en betrokken)
9. Zorg dat je snel input kunt verzamelen (zo is een hoge frequentie van rapporteren haalbaar)
10. Laat mensen uitkijken naar de volgende rapportage (zorg voor een cliffhanger)

Effectief ondersteunen en adviseren in projecten

Tijdens een project werk je intensief met de projectleider en de projectleden. Aan jou de taak om alles in goede banen te leiden! Daarnaast ben jij de ogen en oren van de project-
leider. Een gestructureerde en praktische aanpak is noodzakelijk om het project te laten slagen. Tijdens de
5-daagse opleiding Projectmanagement voor de assistent leer je hoe je (zelfstandig) projecten opzet en beheerst. Je gaat gerichter, efficiënter én effectiever aan de slag. Kortom,
je wordt nog sterker in jouw rol als projectassistent.

Handig overzicht? Download brochure >>