Projectmanagement: met goede rapportages weet je wat er speelt

Bij de start van een project zijn er vragen. Er zijn namelijk afhankelijkheden, risico’s en onduidelijkheden waarvan je vooraf geen weet hebt. Een geruststelling: je kunt zekerheden inbouwen! De mate van succes van een project hangt van veel zaken af. Loopt het project op tijd? Blijf je binnen budget? Voldoe je aan de gemaakte afspraken bij oplevering van het project?

De magische projectdriehoek

Je kunt een project goed besturen als je dit inzichtelijk maakt. Het is een uitdagend spel waarin drie beheeraspecten direct met elkaar verbonden zijn in ‘de magische projectdriehoek’:

• Geld
• Tijd
• Kwaliteit

Als je één aspect verandert, bijvoorbeeld de factor tijd, heeft dit direct gevolgen voor de andere twee aspecten.

Een voorbeeld: wanneer het project eerder (tijd) opgeleverd moet worden en dit ligt op het kritieke pad, kan dit gevolgen hebben voor de inzet van mensen (geld) of wordt er een concessie gedaan aan de afgesproken op te leveren kwaliteit van het project. Denk bijvoorbeeld aan de oplevering van een computersysteem. Wanneer de mensen gevraagd worden meer uren te werken, dan heeft dat direct impact op de factor geld. Wordt er een keuze gemaakt in de oplevering van het systeem door functionaliteit te verminderen, dan heeft dit impact op de kwaliteit van het project. 

Rapportage: inzicht en inspiratie

Jouw opdrachtgever, stuurgroep, projectgroep en wellicht anderen willen op de hoogte zijn en blijven van het project. Het project is iets unieks. Met rapporteren maak je inzichtelijk wat de stand van zaken is. Hiermee informeer je de opdrachtgever en andere geïnteresseerden. De risicoanalyse, het communicatieplan en de betrokkenheid/inzet van de organisatie worden steeds meer in rapportages opgenomen.

Een rapportage is een dynamisch item dat verbonden is aan een project. Je kunt (bij)sturen, keuzes maken en vooral dicht op de voortgang blijven zitten. Het is een uitermate boeiend onderdeel dat ook voor betrokkenen inspirerend werkt.

10 Tips voor jouw unieke rapportage

1. Kies een unieke/onderscheidende manier van rapporteren (iets dat opvalt en blijft hangen, vooral plaatjes)
2. Weet wat de lezer van de rapportage wil lezen (informeer vooraf bij de opdrachtgever)
3. Een goede rapportage is maximaal één A4-tje (compact en overzichtelijk)
4. Een goede rapportage brengt planning en uitvoering bij elkaar (het zijn de ogen van de opdrachtgever)
5. Rapporteer op uniforme wijze (herkenbaarheid verhoogt continuïteit)
6. Communiceer de rapportage via verschillende media/kanalen (de kantine of koffieapparaat werken ook uitermate goed 🙂 )
7. Zorg voor een competitief element in de rapportage (dan gaan de mensen over je rapportage praten)
8. Rapporteer met hoge frequentie, op eenzelfde moment in de week (iedereen is up-to-date, geïnformeerd en betrokken)
9. Zorg dat je snel input kunt verzamelen (zo is een hoge frequentie van rapporteren haalbaar)
10. Laat mensen uitkijken naar de volgende rapportage (zorg voor een cliffhanger)

Trending topic: #Scrum

Scrummen op de werkvloer klinkt lekker dynamisch en dat is het ook! Met een volle dosis energie, passie en commitment wordt dagelijks de gang van zaken met elkaar besproken. Tijdens de dagelijkse korte bijeenkomsten (stand-ups) met het projectteam komen de volgende vragen steeds terug:

1. Wat heb je gisteren gedaan?
2. Wat wil je vandaag doen?
3. Waar verwacht je dat je problemen tegenkomt?

De resultaten van deze korte dagelijkse besprekingen hangen in de vorm van post-its op flipovervellen aan de wand. Ze vragen om goede input van overige teamleden bij situaties die mogelijk een risico vormen voor de voortgang van het project.

Wil je meer informatie over scrum,  kijk dan op Scrum in minder dan 5 minuten uitgelegd of bekijk de video van de Scrum Company:

Opleiding Projectmanagement voor de secretaresse

Wil je je professionaliseren als project assistent en jezelf onmisbaar maken in een projectteam? Na deze 5-daagse opleiding projectmanagement op HBO-niveau heb jij de regie over jouw projecten. Je weet tijd en middelen effectief in te zetten en zorgt dat het project volgens planning verloopt. Je communiceert goed met het hele team, zodat iedereen weet wat van hem of haar verwacht wordt. Je signaleert en voorkomt problemen. Dit zorgt voor meer werkplezier bij jou én andere leden van het projectteam.

Graag tot ziens!
Monique Spek, docent Projectmanagement

Ps. Een grote meerwaarde van deze opleiding is dat je het erkende IPMA PMO diploma kunt behalen (als je wilt, het hoeft niet). Dan onderscheid jij je als secretaresse op de arbeidsmarkt.

Lees ook haar blog: Scrum is groots! Wat is het geheim?