Hoe zit het met jouw probleemoplossend vermogen?

De wereld zit vol problemen die om een oplossing vragen. Dat geldt ook voor jouw werkomgeving. Logisch dat in veel secretaresse vacatures wordt gevraagd naar personen die oplossingsgericht zijn. Wat houdt deze kreet precies in?

Problemen oplossen: twee manieren

Het is vaak niet zo moeilijk om te constateren dat er een probleem is. Veel moeilijker is de vraag: hoe los je deze problemen op? Daar zijn twee manieren voor:

1. het probleem grondig analyseren en de oorzaken aanpakken;
2. zoeken naar een praktische oplossing.

Deze manieren hebben een verschillend karakter. De eerste manier is grondig maar (vaak) langzaam, de tweede manier is snel, maar niet altijd afdoende voor de oplossing van het hele (of échte) probleem.

1. Probleem analyseren en oplossingen aanpakken

Weten wat het probleem precies veroorzaakt en op alle elementen een haalbare oplossing zoeken: dat is een gedegen, rationele aanpak.

Voordeel:
Door oorzaak en gevolg te kennen en oplossingen tegen elkaar af te wegen, kom je vaak tot een weloverwogen oplossing. Op die manier wordt het ware probleem tot op de bodem uitgezocht en opgelost.

Nadeel:
Het kost tijd, soms zoveel dat het probleem zichzelf al heeft opgelost. Ook kan het verzanden in beschuldigende vingers. Bovendien leidt deze manier van werken soms tot veel inzicht zonder dat het tot een oplossing komt. Mensen richten zich dan teveel op het probleem en te weinig op het resultaat.

2. Oplossingsgericht werken

Vaak vragen situaties om een snelle, afdoende oplossing, ook al wordt daarmee het probleem niet tot op de bodem verholpen. Het is zelfs mogelijk een probleem te verhelpen zonder gedegen uit te zoeken waar het probleem precies vandaan komt. Een snelle oplossing is te bereiken door te vragen:

• Wat is de situatie die ik wil bereiken?
• Wat is er al bereikt en hoe is dat gelukt?
• Hebben er in het verleden bepaalde oplossingen goed gewerkt? Zo ja, welke?

Met deze vragen krijg je waarschijnlijk ideeën om het probleem te lijf te gaan: stappen in de richting van de oplossing. Vaak zijn dat hele kleine stapjes, maar als het begin eenmaal is gemaakt, dan is het gemakkelijker om steeds weer een nieuwe stap in de richting van de oplossing te zetten.

Voordeel:
Je richt jouw aandacht niet zozeer op het probleem, maar op de oplossingen die zich aandienen en die mogelijkerwijs goed uitpakken.

Nadeel:
Het kan leiden tot houtje-touwtje oplossingen, omdat het fundamentele probleem niet echt uit de wereld wordt geholpen, of soms zelfs niet aan het licht komt.

Voor snelle oplossingen van niet al te wezenlijke problemen werkt deze methode vaak uitstekend. Veel organisaties zijn erg blij met medewerkers die deze aanpak beheersen, omdat zaken slagvaardig en doeltreffend worden opgelost, al was het maar voor de korte termijn.

Wat voor probleemoplosser ben jij?

Herken je jezelf in deze typeringen, dan pas jij in organisaties die zich bezighouden met het oplossen van complexe problemen en die daar de tijd voor nemen:

• Ben je meer een denker en ga je rationeel te werk?
• Bekijk je de dingen graag van verschillende kanten?
• Verafschuw je oppervlakkigheid en vind je kwaliteit van groot belang?
• Hoeft het van jou allemaal niet zo snel, als het maar goed gebeurt?

Herken je jezelf eerder in deze typeringen, dan is de kans groot dat je behoorlijk oplossingsgericht bent:

• Ben je pragmatisch, flexibel en klantgericht?
• Vind je op alle vragen altijd wel een antwoord?
• Houd je van aanpakken en ben je een echte doener?
• Ben je tevreden als er snel een resultaat wordt bereikt?

Wat is goed?

De ene manier is niet beter dan de andere, en ze sluiten elkaar ook niet uit. Voor sommige problemen is de ene methode geschikter, en voor andere problemen de andere.

Voorbeeld: wie bij een IT-organisatie werkt en een nieuw stuk software moet ontwikkelen, doet er verstandig aan om uiterst gedegen te werk te gaan. Maar komt er een melding dat een belangrijke database is uitgevallen bij een klant, dan verzin je meteen een oplossing die binnen een kwartier werkt, ook al is daarmee het probleem niet volledig en voor de lange termijn opgelost. Aan die langetermijnoplossing ga je werken als het acute probleem voor even is verholpen.

Bron: Carrièretijger.nl

 

Ben jij future proof? Kom naar de Assistant Power Class 2017

De Assistant Power Class op 31 oktober 2017 in Utrecht staat volledig in het teken van jouw veranderende secretaresserol.

Tijdens deze dag krijg je volop ideeën voor jouw functie en jouw toekomst:

• Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in jouw vak voor de komende jaren?
• Welke voorbereidingen moet jij treffen om future proof te zijn en te blijven?
• Waar liggen jouw kansen en mogelijkheden?

Ook verdiep je jezelf in een vaardigheid die bij je past door één van de acht powerlezingen. Vorig jaar hebben meer dan 300 assistants deze dag beoordeeld met een 8,5!

Lees meer over de Assistant Power Class