blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Steeds meer wordt genotuleerd op de laptop of tablet. Sommigen kiezen nog voor pen en papier omdat ze aanhikken tegen de overstap. Wij hebben wat handigheidjes op een rij gezet om jou een duwtje in de goede richting te geven. Ze zijn natuurlijk ook handig voor diegene die al wel op laptop of tablet notuleert. En weet dat voor alles geldt: als je het niet probeert, dan weet je ook niet of het fijn werkt voor jou. Leren is doen.
Probeer het een keer en begin met een gemakkelijk overleg, zodat je vaardig wordt en zelfvertrouwen krijgt. Bouw het verder uit en stel jezelf tot doel om minimaal 2x (of vaker) per week je laptop mee te nemen. Het scheelt je veel tijd!
Sjabloon maken
Een document wordt een sjabloon door het als sjabloon op te slaan. Stel je modeldocument op:
- Kies het menu ‘Bestand’
- Kies ‘Opslaan als…’: je krijgt het bijbehorende venster
- Geef een zinvolle naam (b.v. Notulen Directie)
- Kies achter ‘Opslaan als’: via de uitklaplijst voor ‘Documentsjabloon’: Word gaat nu automatisch naar de map ‘Sjablonen’ (templates).
- Kies een map waarin je wilt opslaan of maak eventueel een nieuwe map (b.v. Notulen) en druk op de knop ‘Opslaan’.
Word geeft aan de sjabloon nu automatisch de extensie DOT (i.p.v. DOC voor documenten). In de map Sjablonen zijn alle gebruikerssjablonen opgeslagen. Als je wilt weten waar deze opgeslagen zijn, kun je die vinden in het menu ‘Extra > Opties…’ > tabblad ‘Bestandslocaties’. Hier staat het pad. Als je op een netwerk zit en je wilt een sjabloon opslaan: vraag het aan de bestandsbeheerder.
Interessante sneltoetsen
Navigeren in een document
| Toets | Betekenis |
| <F5> | Tabblad ‘Ga naar’ |
| <Shift> <F5> | Ga naar vorige locatie (max. 3x) |
| <Ctrl> <PageUp> | Ga naar vorige pagina/kop |
| <Ctrl> <PageDown> | Ga naar volgende pagina/kop |
| <Ctrl> <Home> | Ga naar begin van document |
| <Ctrl> <End> | Ga naar einde van document |
| <Home> | Ga naar begin van de regel |
| <End> | Ga naar eind van de regel |
| <Ctrl> < ↑ > | Ga naar vorige alinea |
| <Ctrl> < ↓ > | Ga naar volgende alinea |
Navigeren in een tabel
| Toets | Betekenis |
| <Tab> | naar volgende cel |
| <Shift> <Tab> | naar vorige cel |
Tekst bewerken
| Toets | Betekenis |
| <Ctrl> <BackSpace> | Wis (rest van) woord vóór de cursor |
| <Ctrl> <Del> | Wis (rest van) woord na de cursor |
Tekst bewerken na selectie
| Toets | Betekenis |
| <Schift> <F3> | Wissel van geselecteerde tekst hoofdletters / kleine letters |
| <Ctrl> <B> | Vet (Bold) |
| <Ctrl> <I> | Cursief (Italic) |
| <Ctrl> <U> | Onderstreept (Underline) |
| <Ctrl> <X> | Tekst verplaatsen (Cut text) |
| <Ctrl> <C> | Tekst kopieren (Copy text) |
| <Ctrl> <V> | Tekst plakken (Paste text) |
| <Ctrl> <D> | Open Lettertype dialoogvenster (Font) |
| <Ctrl> <E> | Tekst centreren (Center Align text) |
| <Ctrl> <L> | Tekst link uitlijnen (Left Align) |
| <Ctrl> <R> | Tekst rechts uitlijnen (Right Align) |
Andere sneltoetsen
| Toets | Betekenis |
| <Alt> <Tab> | Wissel van document tussen alle open programma’s |
| <Ctrl> <F6> | Wissel van document binnen één programma |
| <F4> | Herhaal laatste handeling |
| <Shift> <F10> | = rechts klikken |
| <Ctrl> <S> | Opslaan (Save) |
| <F12> | Opslaan als |
| <Ctrl> <O> | Openen |
| <Ctrl> <N> | Nieuw document |
| <Ctrl> <P> | Afdrukken (print) |
| <Ctrl> <F2> | Afdrukvoorbeeld (Print Preview) |
| <Ctrl> <F> | Zoeken naar (Find) |
| <Ctrl> <G> | Ga naar (Go to) |
| <Ctrl> <H> | Vervangen (Replace) |
| <Alt> <Shift> <D> | Voert automatisch datum van vandaag in |
| <Alt> <Shift> <T> | Voert automatisch huidige tijd in |
Auto correctie
Zet Auto Correctie aan:
- Ga naar Bestand
- Kies Opties
- Kies Controle
- Ga naar ‘Auto Correctie-opties…’
Auto Correctie vervangt of corrigeert bepaalde tekst automatisch. Voorbeelden:
| Typ | Resultaat |
| : ) of : – ) | ☺ |
| : ( | 🙁 |
| < – – | <– |
| intervieuw | interview |
| woordvoerdster | woordvoerster |
| nummeriek | numeriek |
Zelf woorden aan de lijst toevoegen
Voorbeeld: Laat ‘vzr’ automatisch vervangen door ‘voorzitter’
- Ga naar Bestand
- Kies Opties
- Kies Controle
- Ga naar ‘Auto Correctie-opties…’
- Typ in het vakje onder Vervang: ‘vzr’
- Typ in het vakje onder Door: ‘voorzitter’
- Druk op de knop ‘Toevoegen’ en op ‘OK’
Als je nu in je document ‘vzr’ typt, wordt het na een spatie automatisch omgezet in ‘voorzitter’. We kregen nog een tip van één van onze topdocenten Hanneke Steenbekkers: gebruik minimaal drie letters, anders kom je in de knoei met postcodes (die dan ook automatisch worden vervangen). Zie de eerste reactie onderaan dit blog voor haar andere aanvullende tips!
AutoTekst aanzetten
- Selecteer de tekst die moet worden opgenomen als autotekst
- Kies in de menu voor Tab >> ‘Invoegen’
- Kies voor >> ‘Snelonderdelengroep’ >> ‘Tekst’
- Kies voor >> ‘Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen’
- Geef de naam op waarmee je de tekst straks kunt herkennen
- Druk op >> ‘OK’
Waar staan de standaard tekstfragmenten?
- Open een Word document waarin de autotekst moet worden ingevoegd
- Kies voor Tab ‘Invoegen’>> Groep ‘Tekst’ >> Optie ‘Snelonderdelen’
- Kies voor ‘Autotekst’
- Kies de gewenste autotekst
Voorbeelden van standaard fragmenten:
| Typ | Resultaat |
| Geac <Enter> | Geachte heer/mevrouw, |
| Met v <Enter> | Met vriendelijke groet, |
| Bij v <Enter> | Bij voorbaat dank, |
Soorten autotekstfragmenten
AutoTekst kun je gebruiken voor het invoegen van:
- (grote stukken) tekst
- tekst met specifieke opmaak
- tabellen
- figuren
- plaatjes
Cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau
Herken jij één of meerdere van de volgende situaties tijdens een vergadering:
- Wat doe ik met ingewikkelde discussies waar iedereen door elkaar praat?
- Hoe ga ik om met heel specialistische kennis waar ik niets van begrijp?
- Hoe stel ik me op als iets me niet duidelijk is, onderbreken of juist niet?
- Hoe zorg ik ervoor dat ik precies weet wat er straks in mijn notulen moet komen?
Hoe ben ik “aardig assertief” en hoe schakel ik subtiel de voorzitter in?
Wil je graag leren hoe je je verslag strategischer schrijft zodat jouw verslag overeenkomt met het niveau van de vergadering? Tijdens de intensieve 2-daagse cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau worden al je twijfels weggenomen en voel je je weer zeker in vergaderingen. Ook werk je jouw notulen uit tot een kwalitatief hoogwaardig verslag.
Lees meer over de cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau
Even een aanvulling op de autocorrectie: gebruik ten minste drie letters, dus in plaats van vz (voorzitter) vzr: iedere postcode bevat ook twee letters dan krijg je toch een rare adressering :).
Alle afkortingen heb ik ook opgenomen, mbt wordt automatisch met betrekking tot.
Gebruik de autocorrectie ook voor alle woorden die je vaak fout typt. Zo staat er bij mij vaak ‘wrod’ in plaats van ‘word’, de autocorrectie voorkomt dergelijke fouten. Of alle woorden met een trema/accent, voorbeeld: je typt financiele maar door de autocorrectie wordt het financiële.
Hanneke, bedankt voor je oplettendheid en aanvullende tips! We hebben het blog meteen aangepast. 🙂