Niet erbij, maar erbij hóren: waarom het secretariaat eigen regie nodig heeft

In steeds meer organisaties wordt het aansturen van het secretariaat gezien als iets wat er “even bij” kan. Een leidinggevende krijgt er het secretariaat bij naast andere verantwoordelijkheden. Op papier klinkt dat efficiënt, maar wie dagelijks werkt met ondersteuners weet: dit is een misrekening. Een secretariaat dat geen eigen plek, regie en aandacht heeft, verliest niet alleen richting, maar ook waarde. Juist daar ligt de cruciale rol van jou als teamcoach.

De schijn van efficiëntie

Wanneer het secretariaat onder een leidinggevende valt die zelf geen directe ondersteuning ontvangt, lijkt dat een logische constructie: taken zijn belegd, er is formeel iemand verantwoordelijk en de dagelijkse praktijk loopt door. Toch blijkt uit de praktijk — én uit recente onderzoeken naar ondersteunend werk — dat deze opzet eerder inefficiënt is. Volgens het Executive Support Magazine (2024) verschuift het secretariaatswerk steeds verder richting regie, samenwerking en strategische ondersteuning. Dat vraagt niet alleen vakmanschap, maar ook leiderschap in de vorm van coaching, afstemming en richting. Als niemand expliciet dat leiderschap pakt, ontstaat wat veel teamcoaches zullen herkennen:

• Ondersteuners die vooral reactief werken in plaats van proactief;
• Uiteenlopende werkwijzen zonder gemeenschappelijke standaard;
• Verminderde motivatie omdat de waarde van het werk onvoldoende zichtbaar wordt.

Jij als teamcoach: meer dan procesbegeleider

Als teamcoach van het secretariaat sta jij in een unieke positie. Jij ziet zowel de dagelijkse realiteit van de ondersteuners als de verwachtingen vanuit management en directie. Jij slaat de brug tussen uitvoering en strategie. Dat vraagt om meer dan het coördineren van roosters of het oplossen van praktische knelpunten. Het vraagt om:

• Eigenaarschap organiseren: wie is waarvoor verantwoordelijk? Waar ligt de regie?
• Verbondenheid creëren: hoe blijft het secretariaat aangehaakt bij de koers van de organisatie?
• Vakmanschap stimuleren: hoe zorg je dat ondersteuners zich blijven ontwikkelen in een rol die steeds meer richting strategisch partnerschap groeit?

“Leiderschap is niet een positie, het is een proces van invloed”. Dat geldt des te meer voor de teamcoach die een collectief ondersteunt dat vaak achter de schermen opereert.

De stille kracht zichtbaar maken

Secretaresses en managementassistentes zijn vaak de stille kracht van de organisatie. Ze kennen de agenda’s, de informele routes en de gevoeligheden. Maar als ze formeel buiten het zicht van hun eigen MT of directie vallen, verdwijnt die waarde naar de achtergrond. Het gevolg:

• Ze missen context uit vergaderingen waar belangrijke besluiten vallen;
• Ze worden niet meegenomen in strategische veranderingen;
• Ze raken het gevoel kwijt onderdeel te zijn van het grotere geheel.

Als teamcoach maak jij hier het verschil. Door actief bruggen te bouwen tussen het secretariaat en de rest van de organisatie, help je ondersteuners hun plek te claimen — niet als uitvoerder, maar als strategische schakel.

Van ‘ondersteunen’ naar ‘verbinden’

De nieuwe generatie ondersteuners werkt niet meer alleen aan agenda’s en notulen. Ze:

• Bewaken prioriteiten;
• Signaleren risico’s;
• Faciliteren besluitvorming;
• Houden de interne communicatie soepel.

Dat kan alleen als ze volledig onderdeel zijn van het systeem. Jij helpt dat systeem zichtbaar maken. Dat betekent:

• Structurele afstemming tussen ondersteuners onderling én met leidinggevenden;
• Periodieke reflectiemomenten op de samenwerking met managers;
• Coaching op rollen, grenzen en proactiviteit.

Teams waarin de ondersteuners structureel betrokken zijn bij besluitvorming functioneren 26% effectiever. Niet omdat ze meer doen, maar omdat ze beter weten waarom ze iets doen.

Drie interventies die het verschil maken

Als teamcoach draag je concreet bij aan een sterker secretariaat door te focussen op drie gebieden:

1. Zichtbaarheid versterken: Introduceer vaste contactmomenten met directie en MT. Laat ondersteuners regelmatig presenteren wat ze signaleren en verbeteren. Tip: begin elke maand met een korte “rondetafel-update” tussen secretariaat en management.
2. Context borgen: Stimuleer dat elke ondersteuner toegang heeft tot relevante informatie. Zorg dat besluiten, prioriteiten en strategie gedeeld worden, zodat zij kunnen anticiperen in plaats van reageren.
3. Vakmanschap ontwikkelen: Faciliteer scholing en intervisie. Thema’s als stakeholdermanagement, communicatiestijl, of prioriteiten stellen versterken het vak.

Een goed secretariaat groeit niet door meer uren, maar door meer inzicht.

Ga van ‘erbij doen’ naar ‘erbij horen’

Als teamcoach weet jij: verbinding komt niet vanzelf. Het vraagt aandacht, richting en soms ook het lef om te benoemen dat het secretariaat méér verdient dan “er even bij”. Een goed begeleid secretariaat:

• Werkt samen vanuit één visie;
• Is zichtbaar en gewaardeerd;
• Draagt aantoonbaar bij aan strategisch succes.

Door jouw coachende rol bewust in te zetten, help je het secretariaat zijn plek te claimen — niet aan de rand van de organisatie, maar in het hart ervan. Wil jij jouw coachingsvaardigheden ontwikkelen? Meld je dan aan voor de cursus Teamcoach op het secretariaat van SMI. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. Het programma is ook volledig op maat te volgen als Incompany-traject.