Hoe plan ik een meeting?

Als je als assistent vaak vergaderlocaties moet zoeken dan weet je hoeveel tijd dit in beslag neemt. Wij geven je graag een aantal tips hoe je dit het beste kunt aanpakken.

De omgeving

Bedenk op voorhand waar wil ik de meeting of het evenement plannen? Er zijn zo veel mogelijkheden op dit gebied: bos, zee, stad of dorp. Dit beperkt je zoektocht en zorgt voor een focusgebied.

Bezichtiging

Een locatie bekijken op voorhand is een must. Op websites kan namelijk niet altijd een duidelijk beeld gevormd worden van hoe een locatie er daadwerkelijk uitziet. Zo waren wij laatst bij een hotel waar een “vervelende” geur hing. Een hele dag in de putlucht zitten is natuurlijk ook
geen pretje.

Wat wil ik?

Maak vooraf een kort lijstje met de volgende punten: wat is het doel van de meeting, in welke tijd van het jaar moet het plaatsvinden, wat is budget? Deze punten zorgen voor overzicht en duidelijkheid zodat je gericht op zoek kunt gaan naar dé passende locatie.

Uitstraling

Ook de uitstraling van een locatie moet aansluiten bij het doel van de meeting of evenement. Hip met de radio van opa of klassiek met de gordijnen van Oma? Wil je lekker bij de haard zitten met de winter in het vooruitzicht of ga je voor de vuurkorf met 15 graden? Wie komt er naar de meeting? Naast het bezighouden met de locatie wordt het gezelschap nog weleens vergeten. Het is goed om te bedenken voor wie organiseer ik dit? Houden ze van een bitterbal of gaan ze liever aan de sushi? Komt iedereen met de auto of met openbaar vervoer? Niets is belangrijker om de locatie te matchen met het gezelschap.

Geschreven door HMC Reservations.

Nieuwsgierig geworden?

HMC Reservations zoekt en boekt kosteloos de leukste, mooiste of meest bijzondere van deze hotels en daarbij ook locaties voor iedere meeting, event of congres.