In 5 stappen naar lean werken als secretaresse

Vergelijk Lean werken met een vergrootglas om te kijken wat de verbetermogelijkheden zijn. Hierbij denkt men vaak – onterecht – dat het alleen werkt in een productie omgeving en dus niet in een administratieve omgeving. Een bedrijf dat Lean werkt, past dit juist toe op zowel de productievloer als haar administratieve processen, zoals HR, sales, financiën, inkoop, verkoop en IT.

Maar wat als je nog niet bekend bent met Lean? Of als je heel graag hiermee op kantoor aan de slag wilt, hoe begin je dan? Laten we een begin maken in dit blog.

1. Krijg inzicht in je belangrijkste processen en klanten

Mijn ervaring is dat velen vaak niet bedenken: ‘Wie is mijn klant?’. Maak eens een overzicht van jouw belangrijkste processen waarvoor je verantwoordelijk bent, bijvoorbeeld:

• voorraadbeheer van kantoormiddelen;
• rapportages maken;
• documenteren op de computer;
• vergaderingen organiseren.

Bepaal ook wie hiervan de belangrijkste gebruikers zijn (jouw klanten). Is dit het management? Zijn dit directe collega’s? Andere afdelingen of externe klanten buiten je organisatie?

Door deze processen en de bijbehorende klanten te definiëren, kan je écht aan de slag gaan om daadwerkelijk te verbeteren. Want het verbeteren van een proces begint niet bij jezelf…

2. Interview je belangrijkste klanten: wat werkt wel en niet?

Kijk met je interne en externe klanten naar de processen die jij uitvoert en waarbij ze regelmatig betrokken zijn. Stel aan je klant eerlijke vragen zoals:

• Wat werkt goed?
• Wat werkt niet goed?
• Wat zou je anders willen?
• Kan je met hetgeen je ontvangt in één keer je werk uitvoeren? Zo niet, aan welke eisen moet het voldoen? (Rapporten kunnen bijvoorbeeld niet correct, niet op tijd of onvolledig zijn.)

Kijk op de werkvloer altijd naar welke processen mensen weerhouden om productief te zijn en goed werk te leveren of van welke processen ze gefrustreerd raken: beschikt men over de juiste instructies, middelen, training en communicatiemogelijkheden? En heeft iedereen het overzicht om zijn of haar werk te kunnen doen?

Oftewel: probeer de redenen weg te nemen waardoor jouw interne of externe klant een slechte dag heeft. Wat kan jij op kantoor doen om zo jouw administratieve proces te verbeteren?

3. Heb je de nodige informatie om het probleem op te lossen?

Zorg dat je inzicht krijgt in het hele proces om de pijnpunten inzichtelijk te maken: wat heb ik nodig, wat krijg ik nu, wat moet ik gaan halen? Dit is belangrijk om de omvang van het probleem te begrijpen en hieraan de juiste prioriteit toe te kennen. En… écht aan de slag te kunnen gaan.

4. Vorm een ​​team van collega’s die betrokken zijn bij het proces

In zo’n team zijn er waarschijnlijk al veel ideeën om de problemen aan te pakken en op te lossen. Als je bijvoorbeeld kijkt naar het proces voor het in dienst nemen van een nieuwe medewerker zal hier HR bij zitten, maar ook een afdelingsmanager en financiën voor de salariëring. Door de juiste mensen te betrekken kan je doelgericht te werk gaan.

5. Niet alleen de klant, ook de medewerkers zijn belangrijk

Belangrijk is dat je niet alleen rechtstreeks met je klanten praat, maar ook input vraagt aan de medewerkers: wat willen zij? Ze weten vaak waar processen niet goed lopen, waar fouten worden gemaakt of waar inefficiënt wordt gewerkt. Misschien zijn ze terughoudend door ervaringen in het verleden, maar juist bij deze medewerkers zit de kennis en ervaringen van de processen, en ook de kennis om het te verbeteren.

Ook brengen ze wellicht problemen naar voren die jou niet direct bekend zijn. De mensen in je team zijn vaak een vertegenwoordiging van een hele afdeling of vakgroep. Zij kunnen voor jou informatie over het proces ophalen.

En kijk ook eens vanuit jouw perspectief als klant van een proces. Van wie ben jij een klant en krijg je informatie aangeleverd om je werk uit te voeren? Krijg jij alles op de manier waarop je zou willen? Jij kan als klant van een proces ook in gesprek gaan met jouw leverancier om samen te kijken hoe de processen verbeterd kunnen worden.

Dit blog is geschreven door Paul van Schaik, Lean Six Sigma trainer Bureau Tromp en docent van onderstaande cursus LEAN werken voor de management assistent. Lees ook zijn blog ‘Lean werken: verbeter en versnel jouw werk op het secretariaat‘.

Cursus Lean werken voor de management assistent

Lean is vaak gewoon doen: breng je situatie in kaart en bekijk welk verbeterpotentie erin zit. Met de 3-daagse Orange Belt cursus Lean werken voor de management assistent op HBO-niveau krijg je de handvatten en tools om dit ook daadwerkelijk te realiseren.

Als je hierna jouw Lean kennis hebt ontwikkeld, weet je hoe je jouw collega’s ondersteunt bij het uitvoeren van een Lean project: je vindt samen de oplossing voor het probleem. Ook:

• identificeer je de verspillingen in je eigen werk;
• krijg je meer tijd voor urgente zaken;
• schakel je sneller;
• doe je alleen wat ertoe doet;
• verkort je de wachttijd bij het aanleveren van (vergader)stukken;
• neem je elkaars werk gemakkelijker over.

Oftewel: je gaat proactief aan de slag met de mogelijkheden binnen je organisatie om slimmer te werken.

Lees meer over de cursus Lean werken voor de management assistent