Lean en/of Agile werken op het secretariaat?

Het is maandagochtend 09.00 uur. Je wrijft je slaap uit je ogen en neemt een slok van je thee. Een e-mail van de directeur verschijnt in je ooghoek met als onderwerp ‘Lean werken’. Je heb geen geduld en je tikt het woord Lean snel in de vertaalmachine. Je schrikt als je de woorden mager en schraal leest. Ga ik minder werken? Krijg ik minder tijd?

Nee, jouw organisatie heeft besloten om samen met jou (yes!) de werkprocessen van begin tot einde door te spitten, in kaart te brengen en te verbeteren. Samen kijken welke taken samengevoegd kunnen worden, teveel tijd kosten of misschien wel overbodig zijn. ‘s Avonds bel je met een vriendin en je vertelt haar over deze e-mail. Helaas, zij kan jou geen informatie geven over Lean. Wat blijkt? Jouw vriendin werkt volgens de Agile methode maar zij ziet niet 1-2-3 een link met Lean. Je blijft nieuwsgierig. Wat betekent het voor mijn werk en functie?

Wat is Lean Six Sigma?

• Lean Management is een werkwijze die inzicht geeft in verschillende werkprocessen aan de hand verschillende modellen. Voorbeeld: plan een vergadering in met 10 personen (lees agenda’s). Jij voert hiervoor een aantal taken uit: ruimte vastleggen, agendapunten verzamelen, uitnodiging opstellen en versturen. Als advocaat van de duivel vraagt Lean dan aan jou: zijn al deze acties echt nodig en nuttig? Misschien kan je een aantal stappen overslaan of samenvoegen. Het schrappen van een ‘nutteloze’ processtap of handeling wordt ook wel een verspilling genoemd. Denk hierbij aan gebruik van een verkeerd e-mailadres.
• Lean krijgt steun van een meer analytische methode (Six Sigma). Six Sigma kijkt naar het verminderen van variatie in processen zodat je een stabieler proces krijgt. Voorbeeld van variatie kunnen de klachten van klanten zijn. Dit zijn dan niet alleen klachten van klanten buiten de organisatie. Directe collega’s of een andere afdeling zijn jouw interne klanten die ook zeker klagen! Deze klachten zou je simpelweg kunnen tellen en meten. Doel is om zo min mogelijk klachten te krijgen. Maar denk ook aan het verminderen van de doorlooptijd van een proces, zoals het plannen van de afspraak. Dit wil je altijd zo snel mogelijk doen, zonder fouten!

Het perfecte koppel

Lean en Six Sigma vormen het perfecte koppel om de huidige situatie in kaart te brengen met behulp van data, het gebruik van Lean modellen en de samenwerking met je collega’s. Je gaat samen met anderen gestructureerd en projectmatig op zoek naar grondoorzaken die problemen veroorzaken binnen jouw proces. Hierbij doorloop je verschillende fases die ervoor zorgen dat alles grondig in kaart wordt gebracht voordat er verbetervoorstellen ontstaan en geïmplementeerd worden. Het plannen van een vergadering kan een eeuwigheid duren, hoe kan je dit proces verbeteren?

En dan is er ook Agile… Wat houdt Agile in?

Agile is ook een methode om verbeteringen aan te brengen in processen binnen een bedrijf. Doel is om slimmer en efficiënter te werken. Daarbij is het essentieel om flexibel om te gaan met interne en externe ontwikkelingen. Dit zijn kansen en bedreigingen voor jouw organisatie. Het inspringen op veranderingen doe je door (1) vallen en opstaan en (2) werk te verdelen in kleine brokken. Een bekende techniek om dit proces te stroomlijnen is Scrum.

Wil jij Lean Six Sigma of Agile werken? Welke raakvlakken zie jij tussen deze methodes? Welke werkwijze past het beste voor jou en jouw collega’s? Ontdek dit voor jouw secretariaat!

Cursus LEAN werken voor de management assistent

Lean is vaak gewoon doen: breng je situatie in kaart en bekijk welk verbeterpotentie erin zit. Met de 3-daagse Orange Belt cursus LEAN werken voor de management assistent op HBO-niveau krijg je de handvatten en tools om dit ook daadwerkelijk te realiseren.

Als je hierna jouw Lean kennis hebt ontwikkeld, weet je hoe je jouw collega’s ondersteunt bij het uitvoeren van een Lean project: je vindt samen de oplossing voor het probleem. Ook:

• identificeer je de verspillingen in je eigen werk;
• krijg je meer tijd voor urgente zaken;
• schakel je sneller;
• doe je alleen wat ertoe doet;
• verkort je de wachttijd bij het aanleveren van (vergader)stukken;
• neem je elkaars werk gemakkelijker over.

Oftewel: je gaat proactief aan de slag met de mogelijkheden binnen je organisatie om slimmer te werken.

Lees meer over de cursus Lean werken voor de management assistent