blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Dit blog is geschreven door Karin Souren, secretaresse Raad van Bestuur bij Enexis (tijdens de opleiding: directiesecretaresse bij Fudura).
Het begon allemaal met de folder over de opleiding Management Assistent Master die ik binnen kreeg. Ik moet toegeven dat ik best wel heb getwijfeld of ik dit zou kunnen: werken, een gezin en ook nog een studie… Maar het leek me ook een uitdaging, iets nieuws leren. Laten zien dat ik meer in mijn mars heb.
Pak die kans!
Maar kom op, hier geldt: wie verder wil, moet doorbijten! Dus ben ik gestart met de opleiding, waardoor ik al snel op een andere manier naar processen ben gaan kijken. Ik kreeg een meer bedrijfskundige blik op de organisatie en werd een betere sparringpartner voor mijn directeur en managers. Ik zag nu ‘de vraag achter de vraag’ en kreeg een beter beeld van de primaire drijfveren van onze organisatie.
Door alle praktijkopdrachten stond ik veel meer in het zicht bij mijn directeur en managers. Ineens had ik niet alleen een bedrijfskundige blik, maar ook mijn zichtbaarheid vergroot en mijn kennis laten zien. Dat viel op.
Een nieuwe uitdaging: het secretariaat herinrichten
Na deze opleiding kreeg ik de kans om de managementondersteuning efficiënter in te richten en leiding te gaan geven aan het secretariaat. Het team bestond uit vier managementondersteuners inclusief mezelf. Op dat moment werkten we allemaal voor onze ‘eigen’ manager en op onze ‘eigen’ manier. Daardoor waren we bij hoge werkdruk, ziekte en verlof nauwelijks in staat om elkaar te ondersteunen of te vervangen. En dat wilde ik gaan veranderen…
Verandering
Als ‘verse’ leidinggevende heb ik, samen met mijn team, gekeken naar de problemen waar we tegen aan liepen, de gewijzigde ondersteuningsvraag en de nieuwe trends binnen ons vakgebied. We zochten antwoord op de vragen ‘Waar ligt straks onze toegevoegde waarde?’ en ‘Wat willen we over een jaar bereikt hebben?’. Als snel bleek dat er grote behoefte was aan meer flexibiliteit, uniformere werkwijzen en bredere projectondersteuning.
Omdat we als team over het hele land verspreid zijn, hebben we een ‘virtueel secretariaat’ ingericht. We werken nu met één gezamenlijke mailbox voor alle opdrachten. De medewerkers van het secretariaat hebben allemaal toegang tot deze ene mailbox, van waaruit alles wordt gepland en verwerkt.
Elke maandagochtend hebben we een telefonisch overleg waarin we de inbox, bezetting, projectondersteuning en eventuele vervanging bespreken. Wisselend is er iemand verantwoordelijk voor de afhandeling van de mails. We houden elkaar op de hoogte van de werkzaamheden voor de komende week. Op deze wijze weten we van elkaar wat er speelt en kunnen we makkelijker inspringen als iemand niet beschikbaar is, waardoor we enorm aan flexibiliteit hebben gewonnen.
Onafhankelijk
De managers kregen een vast aanspreekpunt. Als deze persoon niet beschikbaar is wordt in de agenda van de managers aangegeven wie op dat moment de vervanger is. Daarmee is het bieden van ondersteuning niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid van één specifiek persoon.
Bij de inrichting van de projectondersteuning was het van belang dat de reguliere werkzaamheden (managementondersteuning), op de dagen dat je werkt als projectondersteuning, worden overgenomen door een van je collega’s. Door gebruik van de gezamenlijke mailbox en vergaande uniformering van de processen en werkwijzen binnen het virtueel secretariaat kunnen we elkaar gemakkelijk en snel vervangen.
Dat zorgt er ook voor dat we nauwelijks tijd verliezen met ‘inwerken’ of ‘inlezen’ (iedereen weet immers wat er speelt) en dus meer tijd over houden voor projectondersteuning. Om deze nieuwe aanpak in de praktijk te toetsen, hebben we een aantal projecten geselecteerd die we na een jaar binnen het managementteam hebben geëvalueerd.
Kostenbesparing
Na een korte periode van gewenning (zowel bij management als secretariaat) bleek het een succes. Daarnaast hoefden we geen externe medewerkers meer in te huren voor projecten, zodat het ook kostenbesparend werkt. Binnen het secretariaat werd voor iedereen duidelijk waar zijn sterke kanten/voorkeuren lagen, zodat we bij de onderlinge afstemming en verdeling van taken, hier maximaal rekening mee konden houden. De ene persoon werkt liever aan een project, terwijl een andere persoon zich meer thuis voelt bij reguliere managementondersteuning.
Win-win situatie
De huidige aanpak biedt voor ons allemaal de kans om vaker aan die taken te werken die jou het best liggen of die je leuk vindt, zonder dat dit impact heeft op de continuïteit van de totale ondersteuning.
De opleiding heeft me meer gebracht dan ik van tevoren had durven denken. Het ‘ja’ zeggen door te opleiding te gaan volgen en uit mijn comfort zone te stappen was het begin van de bal die ging rollen. Ik heb veel geleerd tijdens de opleiding en dat is niet onopvallend gebleven. De bal is verder gaan rollen… Door de opleiding heb ik nieuwe kansen kunnen en durven oppakken. Mijn werk is er alleen maar leuker op geworden en ik heb mijn plek gepakt.
De effecten van de opleiding Management Assistent Master werken nog jaren door. Inmiddels ben ik sinds september 2020 aan het werk als Secretaresse Raad van Bestuur bij Enexis. Ook in deze omgeving heb ik veel profijt van de opleiding: je kijkt net een stukje verder de organisatie in dan voorheen. Nog steeds een aanrader voor de management ondersteuner die haar of zijn kansen wil pakken.
Meer weten over de jaaropleiding Management Assistent Master?
Wil je – net zoals Karin – een flinke stap zetten op strategisch niveau? En door krachtig leiderschap bijdragen aan organisatieverbeteringen? Bekijk de jaaropleiding Management Assistent Master op HBO+ niveau:
- fungeer als sparringpartner van je manager;
- sta sterker in je schoenen;
- ondersteun je manager in het nemen van bedrijfsbrede beslissingen;
- anticipeer proactief en komt zelf met initiatieven;
- versterk je positie binnen de organisatie;
- leg meer verbanden tussen diverse afdelingen.
Opleiding Secretariaat van de Toekomst
Tijdens de opleiding Secretariaat van de toekomst maak je in 10 stappen een plan van aanpak om jouw secretariaat toekomstbestendig te maken:
- Behaal tijdwinst door uniform te werken
- Geef zelfverzekerd leiding aan veranderprocessen
- Heb het lef om innoverend te denken en te handelen
- Verlaag de werkdruk door breder inzetbaar te zijn
- Zet kwaliteiten en talenten van het team optimaal in
