Een kijkje in de keuken van een senior secretaresse…

Wie ben je en wat is jouw functie?
Mijn naam is Rianne van Duijvenbode en ik werk bij een thuiszorgorganisatie. Wij verlenen thuiszorg en kraamzorg aan cliënten door het hele land. We hebben ruim 1.350 medewerkers in dienst. Ik ben secretaresse van de Raad van Bestuur. Wat wilde je als kind worden?
Tja, tot aan mijn middelbare school periode heb ik altijd het onderwijs in gewild. Vanaf mijn 12^e jaar veranderde dat echter; ik kwam in contact met iemand die secretaresse was en vanaf dat moment was ik om: dat was mijn droom! En die is uitgekomen..

Hoe ziet jouw loopbaan er tot op heden uit?
Na de HAVO heb ik de opleiding Directiesecretaresse/Managementassistente gevolgd. Aan het eind van het studiejaar ging ik stagelopen bij een accountantskantoor. Daar had ik het erg naar mijn zin. Na een aantal weken vroeg de directeur of ik even bij hem in zijn kamer wilde komen. Bibber-bibber, daar ging ik. “Hoe vind je het?” vroeg hij. Ik gaf aan dat ik het erg leuk vond. Hij hield me niet lang in spanning; ook hij was tevreden en bood me een fulltime baan aan. Dat was de start van mijn carrière als secretaresse. Daarna is het allemaal erg snel gegaan, een jaar later ging het Hoofd Secretariaat uit dienst en werd ik gevraagd haar op te volgen. Alweer een “bibber”-moment; ik moest leiding gaan geven aan het secretariaat waar ik tot voor kort nog deel van uitmaakte. Maar ik kreeg veel steun van mijn manager en heb mij in die functie goed kunnen ontwikkelen. De samenwerking met mijn manager verliep steeds beter en ik vond het erg leuk om steeds meer werk naar mij toe te trekken, met als resultaat dat ik een jaar later Directiesecretaresse werd. Die rol hebben we samen uitgebouwd tot Personal Assistant. Op de duur trokken we altijd samen op, ik vergezelde hem bij alle besprekingen en was echt zijn rechterhand. Een geweldige baan, ik had het erg naar mijn zin. Maar na 7 jaar in de accountancy had ik die kant eigenlijk wel gezien en vond ik het tijd worden om een nieuwe uitdaging aan te gaan. De vacature voor mijn huidige functie kwam voorbij en die kans wilde ik niet laten gaan. Een heel andere branche, maar daardoor weer veel kans om mij verder te ontwikkelen. Ik oefen het vak nog steeds op dezelfde manier uit, maar de input is totaal anders. Dat maakt het secretaressevak zo boeiend!Wat wordt je volgende stap?
Momenteel denk ik daar nog niet direct over na, ik heb het erg goed naar mijn zin. Overigens is die ambitie voor het onderwijs nog steeds niet helemaal weg; op dit moment ben ik bezig met de eerste stappen binnen het trainersvak. Zo hoop ik met mijn kennis ook andere secretaresses weer meer te kunnen leren over ons vak.Kun je kort aangeven welke taken in jouw pakket zitten?
Eigenlijk in het kort: het coÖrdineren van het complete zakelijke leven van de Raad van Bestuur. Dat komt dan terug in taak-, e-mail-, agenda- en telefoonbeheer, maar vooral door proactief te zijn komt er steeds meer werk naar me toe. Naast de persoonlijke ondersteuning coÖrdineer ik projecten op organisatieniveau; ik ben bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de PR. Ook kan het zijn dat ik bepaalde projecten doe; zoals een klanttevredenheidsonderzoek of de organisatie van een event.Welke opleiding heeft jou het meeste inzicht gegeven?
Naast mijn baan heb ik in deeltijd de HBO-opleiding Associate Degree Officemanagement gevolgd bij Schoevers; daar heb ik nog dagelijks profijt van. Daar heb ik o.a. geleerd “verder te kijken dan de rand van mijn bureau’; dus proactief meedenken met de manager.Wat is het belangrijkste wat je hebt meegenomen?
Open staan voor ontwikkeling; er is altijd wat te leren, als je het maar wilt.Wat geeft jou het meeste energie in je werk?
Dat je op zo”n manier van toegevoegde waarde kunt zijn, dat je manager zijn zaken met een gerust hart aan je overlaat.Wat zou je graag uitbesteden?
Er zijn niet echt taken waar ik een hekel aan heb eigenlijk. De variatie maakt het gewoon leuk.Hoe denk jij dat de functie senior secretaresse er in 2015 uitziet?
De secretaresse is steeds meer een sparringpartner voor haar manager. Er is steeds minder sprake van hiërarchie, zij staan steeds meer op gelijk niveau. Er wordt van de senior secretaresse verwacht dat zij op alle fronten met de manager kan meedenken, net zo snel kan schakelen en besluiten kan motiveren. Dat vraagt een andere performance en een goede secretaresse staat dan ook steeds open voor ontwikkeling en verbetering.Wat is jouw visie op het vak?
Secretaresse is een dynamisch beroep. Het is belangrijk dat we ons daar bewust van zijn. Alle veranderingen om ons heen vragen een andere performance. Je moet dit echter niet als een bedreiging zien, maar als een kans! Hierdoor worden we geprikkeld om onszelf weer op een andere manier te ontwikkelen; van vanouds her uitvoerend naar strategisch, adviserend en coÖrdinerend. Geweldig toch?

Ben jij ook een senior secretaresse?

En wil je jouw senioriteit graag bekrachtigd zien in een diploma? Volg dan onze best lopende opleiding: Senior Management Assistent. Let op: deze opleiding is doorgaans snel volgeboekt!