Hét blog voor de ervaren assistant

Minder stress, beter samenwerken!

Management assistenten bekennen kleur

Stress loopt als een rode draad door de dagelijkse werkzaamheden van management assistenten. Gelukkig veelal positief, maar soms kan die omslaan in negatieve stress. Open en eerlijke communicatie helpt management assistenten en hun managers om stress beter aan te pakken. Inzicht in elkaars persoonlijkheid is hierbij van cruciaal belang.

Iedereen heeft weleens een slechte dag of een slecht moment in de vorm van confrontaties, irritaties en/of grote werkdruk. Negatieve stress. Management assistenten voelen zich dan vaak niet begrepen of onheus behandeld en hun managers wanen zich gedwarsboomd omdat niets opschiet. Onderlinge verschillen in persoonlijkheidsstructuur kunnen de situatie verergeren. Uit onderzoek blijkt dat verschillende persoonlijkheidstypen vaak elkaars stresssignalen te laat of helemaal niet herkennen. Communicatie stagneert.

Zacht groen

Insights onderscheidt vier kleurrijke energiestromen met elk specifieke gedragskenmerken. Iedereen beschikt over een unieke mix van deze vier kleuren. Elke kleur is waardevol, elke combinatie uniek en geen enkele kleur of combinatie is beter dan een andere. Bij management assistenten zien we doorgaans veel ondersteunende Zacht Groene energie. Deze mensen worden vooral gekenmerkt door rust en vertrouwen. Zij zijn eerder introvert, richten zich op persoonlijke waarden en diepgang in relaties. Zij zetten zich met rustige vasthoudendheid in voor zaken die ze belangrijk achten.

Vurig rood

Bij hun managers speelt echter vaak de sturende Vurig Rode energie een hoofdrol. Deze extraverte en doelbewuste persoonlijkheden zijn actiegericht, positief en realistisch ingesteld. Hun focus ligt op het resultaat en de regie. Bijna de helft van de onderzochte managers heeft als eerste kleur Rood, terwijl bij ruim de helft van de groep management assistenten de kleur Groen het hoogste scoort, de tegengestelde kleur van Rood.

De management assistent als supporter

Het Insightsmodel koppelt de vier kleuren aan acht persoonlijkheidstypen. Voor sommige beroepen worden bepaalde persoonlijkheidstypen vaker uitgekozen dan andere. Zo blijkt uit het onderzoek van Office Team en Insights dat bij de management assistenten met als eerste kleur Zacht Groen het type Supporter het vaakst voorkomt. Supporters zijn innemende, gemoedelijke en evenwichtige personen die goed met anderen kunnen opschieten. Met hun bescheiden opstelling zijn ze voorkomend, geduldig en altijd bereid om mensen te accommoderen. Ze bouwen hechte relaties op met een kleine groep collega”s. Ze zoeken naar waardering en zullen zich relatief langzaam aanpassen aan verandering. Bij de managers met als eerste kleur Rood komt het type Beslisser het meest voor. Beslissers zijn krachtig, veeleisend, besluitvaardig en veelal sterk individueel gericht. Ze kijken vooruit en stellen zich competitief op om hun doelstellingen te realiseren. Hun omgeving vindt het soms lastig dat ze erg gedecideerd optreden en zich niet altijd gemakkelijk in anderen kunnen verplaatsen.

Stressgedrag van dit type managers kan zich uiten in fel, controlerend, drammerig, dominant en intolerant gedrag. Groen stressgedrag van management assistenten ziet er eerder uit als gedwee, passief, traag, afhankelijk en koppig gedrag.

Het komt relatief vaak voor dat managers en hun assistenten tegenovergestelde persoonlijkheden hebben. Op zich geen probleem. Als de relatie effectief is, zijn deze kleuren en typen namelijk zeer complementair en kunnen ze een prachtig team vormen. Belangrijk hierbij is dat ze hun gedrag goed op elkaars kleurrijke voorkeuren afstemmen.

Auw, dat botst

De tegenstelling tussen de management assistente en haar manager kan problematisch worden als beide partijen elkaars persoonlijke voorkeuren niet herkennen. Elke kleur heeft zijn eigen stressfactoren en geeft op een andere manier uiting aan stress. Dit betekent ook dat elke stressgedrag een andere aanpak nodig heeft. Des te belangrijker dus dat management assistenten en hun managers van elkaar weten wat stress oplevert, hoe stressgedrag er bij de ander uitziet en hoe ze elkaar kunnen helpen om die aan te pakken. Rode stress bijvoorbeeld wordt vaak veroorzaakt door het gevoel de controle te verliezen of niet tot een beslissing te kunnen komen. Deze gestreste manager gedraagt zich veelal ongeduldig, snel geïrriteerd en onnodig veeleisend en kan scherp uit de hoek komen. De “Groene” reactie van secretaresses is om de manager te vragen hoe hij zich voelt en zich heel persoonlijk op te stellen. Dit is nu net wat hij op dat moment niet nodig heeft. Hij wil in zijn eigen “taal” (lees: kleur!) worden benaderd met simpele feiten, concrete acties en een taakgerichte communicatie. Secretaresses reageren dus het best door zelf snel een aantal beslissingen te nemen of een time-out te regelen zodat hun manager weer de regie kan terugpakken.

Op uitnodiging van OfficeTeam en Insights namen een tiental management assistenten deel aan een workshop over persoonlijkheidstyperingen. De workshop bevestigde dat management assistenten en hun managers vaak complementaire voorkeuren hebben. Een paar opvallende uitspraken van de dames:

  • “Ik breng structuur en orde in het werk van mijn creatieve, minder nauwkeurige manager.”
  • “Hij is soms chaotisch en ik ben zeer punctueel, waardoor we elkaar perfect aanvullen.”
  • “Inderdaad, ik heb nooit beseft dat als mijn manager plotseling vaak hetzelfde vraagt en begint door te drammen, dat niet onmiddellijk kritiek is maar eerder een ventilatie van stress.”

Leer elkaars taal spreken

De deelnemers waren het er roerend over eens: kleur bekennen is een eerste stap naar minder stress en betere samenwerking.
Bron: http://www.insightsbenelux.com


Cursus Manage je Manager

Welke kleur heb jij? En welke kleur heeft je manager? Tijdens de 3-daagse cursus Manage je manager maak je voorafgaand aan de cursus deze test. Naast deze test draait het in de cursus om inzicht te krijgen in jezelf en in de ander, daar valt of staat het succes in de samenwerking mee. Door die inzichten stem je de communicatie beter op elkaar af en weet je hoe je je manager op een juiste wijze benadert. Je overtuigt op krachtige wijze en krijgt meer voor elkaar. Uiteindelijk vergroot jij je bijdrage in gesprekken en adviezen. Deze cursus heeft een psychologisch karakter.

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Waarom een uitstekende assistant MBA-vaardigheden beheerst

Het werken op je gevoel heeft je al jaren ver gebracht. Hoe staat het met …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *