Business Assistant: de basis

Een reactie op ons vorige artikel Next Level Assistant: de Business Assistant, kwam van een PA die werkzaam is bij een van de grootste corporates in Nederland. Zij vroeg: “Maar dit doen wij toch al als PA’s?”. Inderdaad. Er zijn al heel veel PA’s die business savvy functioneren.

Dus wat is dan de toegevoegde waarde van de term business assistant? Tijd om deze term wat meer inhoudelijk toe te lichten.

De basis van een business assistant begint altijd bij de administratie

Elke assistant, ongeacht niveau of hiërarchische plaats in de organisatie, beheert een administratie:

• Zij verzorgt de basiswerkzaamheden als agenda, e-mail, telefoon, vergaderingen, reizen en vaak ook kantooraangelegenheden.
• Zij zorgt ervoor dat er een goed beheersbaar archief aanwezig is.
• Ze houdt informatie en dossiers up-to-date, zodat ze makkelijk vindbaar en beschikbaar zijn voor betrokkenen.
• Zij faciliteert teams, managers en executives zodat zij zich kunnen focussen op business that matters.

Van daaruit ontwikkelt zij kennis en vaardigheden die nodig zijn om een administratie te beheren en om in te spelen op specifieke vragen binnen organisaties (zoals projectmanagement of IT-cursussen).

Als zij zich deze basiscompetenties eigen gemaakt heeft is er ruimte voor innovatie. Zij kan innoveren op haar vakgebied door bij te dragen in specifieke behoeften van het bedrijf en zo bedrijfsprocessen en –activiteiten optimaliseren (zoals formats ontwikkelen of het introduceren van handige apps).

Bovendien ziet zij kansen en begrijpt zij besluitvorming als zij op de hoogte is van de brancheontwikkelingen waarbinnen haar organisatie opereert.

Een business assistant doet meer…

Een business assistant doet niet alleen de administratie, maar zij richt haar werk zo in om businessprocessen te ondersteunen. Dit vraagt o.a.:

• enig marktdenken (wat is het verdienmodel van een bedrijf)
• kennis van bedrijfsstructuren (Corporate Governance)
• begrip van bedrijfsprocessen waar alle disciplines onderling samenhangen en samenwerken: Finance, HR, Operations, Sales, Marketing, Communicatie, Legal, IT en Procurement.

Elke organisatie heeft een eigen cultuur, rapportage structuur en andere verdeling van disciplines die in een MT zitten, afhankelijk van de bedrijfsgrootte, structuur, branche en vakgebied.

Het opzetten van een business planning

Een business assistant die deze structuren, processen en marktdenken beheerst kan een business planning opzetten, waarin alle belangrijke bedrijfsactiviteiten van alle disciplines zijn opgenomen die in het verlengde van de strategie van een organisatie liggen. Ze kan als projectmanager de acties, deadlines, budgetten en planningen bewaken en samenwerken met teams en/of ze aansturen.

In het verlengde van de strategie van de organisatie neemt zij als gemachtigde namens haar CEO in bedrijfsbrede projecten deel:

• Als het strategieplan is om volgend jaar de marketing van het bedrijf op de kaart te zetten, kan de business assistant als representant van de executive op het marketingteam aangelijnd worden.
• Gaat een organisatie fuseren, dan kan zij namens haar executive in het fusieteam zitten.
• In Silicon Valley dragen assistants zelfs vaak bij aan de omzet van hun bedrijf, zoals het binnenhalen van grote orders of aanzienlijke besparingen op processen door workflow redesign.

Een business assistant is zich bewust van haar rol en bijdrage binnen een organisatie. Zij verlegt haar grenzen naar support rondom mensen én bedrijfsprocessen. Zo levert zij een substantiële bijdrage aan de productiviteit, performance en efficiency van bedrijven, teams, executives en zichzelf.

Geschreven door Dania van Damme, docent van de 5-daagse opleiding Business Assistant.

Dit is deel 2 van de reeks artikelen over het onderwerp Business Assistant:

• Deel 1: Next Level Assistant; de Business Assistant
• Deel 3: Finance basics voor de assistant
• Deel 4: HR basics voor de Assistant
• Deel 5: Sales basics voor de assistant
• Deel 6: Wat de assistant moet weten over Operations Management

Opleiding Business Assistant: wat levert dit jou op?

Het doel van de opleiding Business Assistant is om jouw vak naar een hoger niveau te tillen. Je krijgt inzicht hebt in bedrijfsstructuren en -processen en wordt een volledig geïntegreerd lid van het management team. Ook:

• weet je zowel intern als extern (met tact) de juiste mensen te informeren, samen te brengen en te managen;
• vergroot je je marktwaarde, omdat je de universele wetten van het bedrijfsleven begrijpt;
• gebruik je jouw invloed om de effectiviteit van jezelf en van de mensen om je heen te vergroten;
• draag je bij aan een professionele bedrijfscultuur en efficiëntere bedrijfsprocessen;
• leer je wat de KPI’s zijn van verschillende afdelingen en vertaal je financiële informatie naar de dagelijkse realiteit.

Zoals hierboven vermeld: hierdoor draag je substantieel bij aan de productiviteit, performance en efficiency van jouw executives, teams en bedrijf! Je krijgt handvatten en modellen aangereikt waarmee je een sterke gesprekspartner wordt.

Bekijk de opleiding Business Assistant