blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Natuurlijk weet je dat bondig schrijven een must is. Mails, een voorstel, notulen, een nieuwsbericht: allemaal knappen ze op van modern, aantrekkelijk Nederlands. Deze vijf tips helpen je bij het schrijven of redigeren van zakelijke teksten.
1. Zoek de punt op je toetsenbord
Lange zinnen zijn vaak saaie zinnen. Maar dat is niet het enige bezwaar. Het brein van de lezer moet hard werken om zo’n lintwormzin in een keer goed te snappen. En: je maakt zelf sneller grammaticale fouten in een lange zin.
Digitale communicatie heeft baat bij zinnen van zo’n 12 tot 14 woorden. En laat dat nou net de aanbevolen zinslengte zijn voor de gemiddelde lezer. Dus zoek die punt op je toetsenbord, en gebruik deze ook regelmatig. Als je zinnen tegenleest en redigeert, is dat soms een behoorlijke opgave. Je kunt namelijk niet overal zomaar een punt zetten. Een beetje duwen, trekken en ombouwen is dan vaak nodig.
| Omdat de aanbesteding niet voldeed aan de geldende richtlijnen, die overigens wel heel duidelijk gecommuniceerd waren, is zij niet in behandeling genomen. | De aanbesteding is niet in behandeling genomen. Zij voldeed niet aan de geldende richtlijnen. Deze waren wel heel duidelijk gecommuniceerd. |
2. Maak een einde aan het lijden
Daarmee is natuurlijk de lijdende vorm bedoeld. Toch wordt die door schrijvers heel vaak gebruikt in zakelijke zinnen.
Zie je ‘is’ en ‘wordt door’ in de vorige zinnen? Deze zinnen lijken misschien niet stroperig, omdat ze niet zo lang zijn. Toch doe je er goed aan deze zinnen actief te maken. Het gevaar van een lijdende zin is dat niet meer duidelijk is wie iets doet. Dat maakt een zin niet alleen langdradig, maar ook onduidelijk. Tekstverwerker Word helpt je zoeken naar passieve zinnen. Als jij er dan een onderwerp inzet, zit je goed.
| Daarmee is natuurlijk de lijdende vorm bedoeld. Toch wordt die door schrijvers heel vaak gebruikt in zakelijke zinnen. Mag de lijdende vorm dan nooit gebruikt worden? Natuurlijk wel, maar als hij vermeden kan worden, graag. | Daarmee bedoel ik natuurlijk de lijdende vorm. Toch gebruiken schrijvers die vaak in zakelijke zinnen. Mag je de lijdende vorm dan nooit gebruiken? Natuurlijk wel, maar als je die kunt vermijden, graag. |
3. Begin eens met een voegwoord
‘Je mag een zin nooit met En beginnen.’ Hebben ze dat jou ook verteld? Wat een onzin! De meeste zinnen met een voeg- of signaalwoord aan het begin zijn gewoon grammaticaal. En deze woorden helpen je om zinnen kort te houden, zie de eerste tip in dit blog.
| De secretaresse deed enorm haar best, maar wat ze ook deed, ze kreeg niet de waardering die zij verdiende. Ze nam dus een besluit, en koos voor een andere job. | De secretaresse deed enorm haar best. Maar wat ze ook deed, ze kreeg niet de waardering zij verdiende. Dus nam ze een besluit, en koos voor een andere job. |
4. Voorzetsels zijn graag alleen
Naar aanleiding van, met referte aan, met betrekking tot: deze voorzetselcombinaties zijn al heel lang uit de mode. Ze zijn makkelijk te vervangen door een enkel voorzetsel. Kijk maar.
| De mail met betrekking tot het projectplan werd naar aanleiding van enkele opmerkingen twee maal door mij gewijzigd. | Er waren opmerkingen over het projectplan en daarom heb ik de mail twee maal aangepast. |
5. Schrijf het zoals je het zegt
Dure taal is niet beter dan verzorgde spreektaal. Let op: met verzorgd bedoelen we: wel grammaticaal en correct. Dus ‘Hunnie belden me manager’ valt daar niet onder. Maar soms vervallen we in formeel taalgebruik waar dat absoluut niet nodig is. Jammer, en gevaarlijk, want een foutje is zo gemaakt.
| Het is evident dat u mij te alle tijden kunt verwittigen van fouten in dit epistel.* | Natuurlijk kunt het mij laten weten als er een fout in deze brief zit.* |
Dit blog is geschreven door Ellis Buis. Ze is teksttrainer, schrijfcoach en auteur van verschillende (schrijf)boeken, waaronder Verleid je lezer online, Gereedschapskist aantrekkelijk formuleren en Noteer jij dit even?
*Heb je de taalfout ontdekt? Scherp, dat was ook precies de bedoeling! 😉
Meer tips? Bekijk deze cursussen
Misschien heb je genoeg aan deze tips. Misschien wil je meer tips voor je eerstehulpkist, meer voorbeelden, meer oefenen. Dat kan tijdens deze cursussen, verzorgd door Ellis Buis:
- Notuleren en Verslaglegging op strategisch niveau
- Kort en Krachtig Schrijven voor de senior managementassistent
Jammer:
“Natuurlijk kunt het mij laten weten als er een fout in deze brief zit.”
Deze zin is net iets te kort geworden.
Dag Anita, klopt helemaal! Dat is bedoeld als ’taalfout grapje’, om je als lezer scherp te houden en de betekenis van deze zin extra nadruk te geven. Ik zal het voor de zekerheid erbij zetten, om verdere irritatie te voorkomen. 🙂
Wat mij in een aantal teksten opvalt is dat er een komma staat voor het woordje en. Mij is altijd geleerd dat voor het woordje en in een zin, nooit een komma hoort te staan.
Is deze regel inmiddels gewijzigd en mag het nu wel?
Dag Fieke, Ellis geeft aan dat het klopt: vroeger was dit streng verboden, tegenwoordig is dit soort komma’s toegestaan in lange zinnen.
Dus: ‘Jan vroeg zijn moeder wanneer het diner begon, en hij pakte ondertussen drie koekjes van de schaal.’
Het mag zelfs een punt zijn, voor En: ‘Jan vroeg zijn moeder wanneer het diner begon. En hij pakte ondertussen drie koekjes van de schaal.’
Voelt dat niet goed? Het hoeft niet: ‘Jan vroeg zijn moeder wanneer het diner begon. Ondertussen pakte hij drie koekjes van de schaal.’
Zie ook: https://taaladvies.net/taal/advies/vraag/257/en_aan_het_begin_van_de_zin/