blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Liane Duit – Social Business Strateeg – spreekt over een 80/20 verdeling voor een secretaresse rol. En ze is daar echt niet de enige in. 80% Van een gemiddelde secretaresse functie (of management assistant, PA, EA, et cetera) is hetzelfde. Zeg maar: de bulkwerkzaamheden van het secretaresse vak. In de overige 20% zit het verschil.
Dus als jij secretaresse bent en je gaat een half jaartje er even lekker tussen uit, dan kan de secretaresse die jou gaat vervangen 80% van de werkzaamheden die je doet zonder problemen oppakken. Dit betekent ook dat die 80% redelijk goed in processen is weg te schrijven en daarmee dus algoritmisch gevoelig. Bijvoorbeeld: agendabeheer.
Dit gegeven gecombineerd met het streven van bedrijven naar meer efficiency, maakt dat deze procesmatige (80%) taken interessant zijn voor bedrijven. Daar valt nog veel efficiency winst te behalen. Onder andere door uniform te werken, wat een betere onderlinge vervangbaarheid oplevert. De grote vraag is nu dus: door wie (of wat) word je vervangen. De kans wordt steeds groter dat haar naam Clara is. Zij is goedkoop en regelt dingen goed én snel.
Clara: de echte slimme virtuele secretaresse
Clara is een slimme virtuele secretaresse en misschien wel de eerste kunstmatige intelligentie die gebouwd is rondom jou en je email. Wanneer je Clara in de CC zet van je mail, dan neemt ze de conversatie zonder problemen over. Vergelijkbaar met een echte secretaresse: een menselijke manier van communiceren. De eerste reviews zijn lovend, juist vanwege dit echt menselijk overkomen.
Deze ontwikkeling raakt het hart van de gemiddelde secretaressefunctie, waar agendabeheer een groot onderdeel van het takenpakket is. En dus raakt deze ontwikkeling de rol van de secretaresse in z’n geheel.
Moet je je nu zorgen maken als secretaresse?
Het is op z’n minst een extra reden om je sneller op de 20% te focussen, zou je denken. Toch ligt dat wat genuanceerder.
Want hoe is het mogelijk dat deze robot zo menselijk overkomt bij de gebruikers? Het blijkt dat het systeem aan de achterkant wordt onderhouden door nogal wat echte mensen. Hoeveel mensen ten opzichte van kunstmatige intelligentie lijkt niet naar buiten te mogen. Misschien ook niet zo belangrijk.
Wat veel interessanter is voor de secretaresse, is dat de eindgebruiker het niet interesseert of het een robot of mens is. Het werkt fantastisch en daar draait het om. Dat is interessant, aangezien menig secretaresse nog moet praten als Brugman om tijd en plaats onafhankelijk te werken. Innovatie op het secretariaat wordt blijkbaar nog niet zo snel omarmd door de eindgebruiker, zoals dit met wel meer nieuwe dingen het geval is.
Managers en directeuren zijn ook maar mensen. En wij mensen houden nu eenmaal niet zo van verandering. Totdat we kennismaken met hoe het anders kan, dan willen we opeens niet meer terug. Kortom: er zijn genoeg kansen voor de secretaresse. Start je eigen innovatieplannen. Maak van je secretariaat je eigen “Clara Lab”. Het is maar een idee.
Geschreven door: Liane Duit, Social Business Strateeg, Bossers & Cnossen. Ze houdt zich bezig met de toekomst van werk. Sinds 2009 volgt zij de ontwikkelingen in de secretaressemarkt op de voet. In 2012 publiceerde zij ‘de essentie van de nieuwe assistant’. Medio februari volgt haar publicatie ‘de transformatie van business support’ welke zij samen met dr. Alex Klein heeft geschreven.
Lees ook haar blogs:
Assistant Power Class 2017
De Assistant Power Class op 31 oktober 2017 in Utrecht staat volledig in het teken van jouw veranderende secretaresserol.
Tijdens deze dag krijg je volop ideeën voor jouw functie en ga je samen met o.a. Liane Duit in gesprek over jouw vak en jouw toekomst:
- Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen in jouw vak voor de komende jaren?
- Welke voorbereidingen moet jij treffen om future proof te zijn en te blijven?
- Waar liggen jouw kansen en mogelijkheden?
Ook verdiep je jezelf in een vaardigheid die bij je past door één van de acht powerlezingen. Vorig jaar hebben meer dan 300 assistants deze dag beoordeeld met een 8,5!
Lees meer over de Assistant Power Class
