Zo voeg je (financiële) waarde toe als management assistent

Als je je als management assistent (meer) wilt profileren als business partner, houd je je naast de ’traditionele’ facilitaire zaken ook bezig met waardecreatie in jouw onderneming. Je bent immers pas een business partner als je snapt wat de business is en daarnaar handelt.

Meestal nemen financieel managers het waardecreatie-domein als werkveld. In dit blog leg ik de relatie tussen waardecreatie door het financieel management en de waardecreatie waarover jij je als management assistent zou moeten ontfermen. Het versterken van deze relatie zorgt ervoor dat je in de organisatie ‘in control’ komt. Daarbij gaat het niet meer om controleren (typisch financiële functie) maar om beheersen. Oftewel: je business in control.

Waardecreatie | Dimensie 1: geldstromen

Het gaat in iedere organisatie om waardecreatie. Vanaf het ontstaan van geld (7^de eeuw voor Christus) is deze eerste dimensie van denken ontwikkeld: puur denken in geldstromen als gevolg van waardecreatie. Gewoon geld verdienen dus. Dit is het financieel waarneembare gevolg van het voeren van een bedrijf.

Het is een dimensie die objectief is en tevens achteraf zuiver vaststelt of er waarde gecreëerd is. Vanwege deze objectiviteit is het een prettige dimensie voor analisten, bankiers, accountants en andere financieel geïnteresseerden. Kijk maar eens naar het succes van de Quote 500: iedereen wordt gewaardeerd op basis van het geld dat hij of zij waard is.

Waardecreatie | Dimensie 2: winst en verlies

De tweede dimensie gaat over winst of verlies. Dit is niet hetzelfde als kasstromen. Luca Pacioli heeft het baten-lasten model in 1494 opgeschreven: winst maak je als je een prestatie verricht waarvan de baten worden verrekend met de kosten. Deze kosten worden veroorzaakt door de opofferingen die nodig zijn om de prestaties te verrichten. En zolang de baten hoger zijn dan de kosten, is het winstgevend.

Het geeft dus een actueler beeld dan de cashflow: je kunt prestaties direct rapporteren hoeft niet te wachten totdat de cashflow gerealiseerd is.

Hiermee is echter ook het creatief boekhouden in het bedrijfsleven geïntroduceerd. En veel van de boekhoudschandalen van de afgelopen twintig jaar zijn daarmee verklaard. Daarbij ging het voornamelijk over het laten zien van opbrengsten over prestaties die helemaal niet plaats hadden gevonden of het verstoppen van kosten. Ondanks dit misbruik is het belangrijk om te kunnen sturen op resultaat omdat dit nu eenmaal een pro-actiever beeld geeft van de werkelijke situatie dan het cashgevolg. Maar het is wel een subjectief beeld.

Waardecreatie | Dimensie 3: waardepropositie

De derde dimensie van waardecreatie is de waardepropositie van een bedrijf. Hier gaat het niet om de gevolgen van het waarde creëren maar om de oorzaken! Waarom verdient een organisatie geld? Hoe komt het dat klanten voor dat product kiezen? Waardepropositie is het centrale thema van een business model. De kracht van een merknaam, de kwaliteit van producten, de locatie van een bedrijf, de competenties van medewerkers, de mate van motivatie, etc.

Vooral hier kan je als management assistent jouw waarde bewijzen, omdat het over de oorzaken van succes gaat. Jouw kans om je sterker te profileren als business partner: kom met steekhoudende argumenten om te investeren in de waardepropositie van de organisatie. Het gaat dan vooral om de faciliteiten optimaal te laten samenwerken zodat de waardepropositie van het bedrijf wordt versterkt.

Dat betekent aan de ene kant: zo efficiënt mogelijk handelen. Aan de andere kant gaat het vooral over de effectiviteit van de mensen in het bedrijf. De effectiviteit van vergaderingen, van verslaglegging, van ruimtegebruik. Allerlei dingen waar je vroeger als management assistent geen vragen bij stelde maar die nu relevant geworden zijn.

Heb je wel eens een vraag gesteld, zoals: ‘Hoe worden onze klanten hier beter van? Welke klantbehoeftes worden hiermee bevredigd? Worden zij door ons winstgevender of lossen we bepaalde problemen van onze klanten op?’ Dan pas neemt de waarde van jouw organisatie toe! Door dit soort vragen ontstaat een behoefte om beter na te denken en daarnaar te handelen: waardepropositie als basis voor de verdienmodellen en kostenstructuren binnen je organisatie.

Waardecreatie | Dimensie 4: innovatiekracht

De vierde dimensie is de innovatiekracht van een organisatie om de waardepropositie aan te passen aan veranderende marktomstandigheden. Kijk naar Nokia of V&D hoe belangrijk die kwaliteit is. Organisaties die niet op tijd vernieuwen, verliezen hun concurrentiepositie.

Waardecreatie | Dimensie 5: bron

De vijfde dimensie is de bron waaruit dit alles komt. Uit welke bron komt de waarde van een bedrijf? Dit lijkt erg vaag, maar het is precies waar dit blog over gaat. Als de bron vooral zelfverrijking is, dan houdt de waardepropositie van een bedrijf nooit lang stand.

De financiële crisis van 2008 is het gevolg van het putten uit de verkeerde bron. Bankiers dachten niet aan klanten, maar alleen aan veel geld verdienen. Dan deugt je organisatie niet. Wanneer klanten worden gezien als losers die jouw product toch niet snappen en daarom massaal belazerd worden, is er iets mis met je bedrijf. Wanneer directeuren van woningcorporaties met een maatschappelijke functie om huisvesting sociaal te houden meer dan 4 ton salaris nodig vinden om te kunnen functioneren, dan kun je controleren tot je een ons weegt, maar dan deugt je onderneming niet.

De bron van het bedrijf is bepalend voor de uiteindelijke financiële gevolgen. Daarop moet een toezichthouder toezien. Als management assistent moet je jezelf die vragen ook stellen. Vanuit welke bron komt mijn inspiratie om in mijn bedrijf de goede dingen voor onze klanten te doen?

Nieuwe manier van informatiemanagement

Om planning en control toekomstgericht te maken en vooral te sturen op waardecreatie, is een nieuwe manier van informatiemanagement noodzakelijk. Enkele stappen voor deze verandering:

1. Vaststelling dat sturen op de ouderwetse wijze een doodlopende weg is. Die urgentie moet door de gehele organisatie beleefd worden. Als hierover geen gemeenschappelijke opinie heerst, zal de verandering niet ingezet worden en blijft de organisatie inert. Zelfs bedrijven die de Balanced Scorecard hebben ingevoerd maar deze invullen als ritueel met sociaal wenselijk vage thema’s, sturen niet op waarde.
2. Vaststelling van de werkelijke waardepropositie: waarom kiezen klanten voor ons bedrijf? Waar ligt onze toegevoegde waarde? Het ontwikkelen van een visie is hiervoor cruciaal.
3. Vertaling naar lange termijndoelstellingen, tactische doelen en operationele targets die werkelijk waarde toevoegen aan de organisatie.
4. Communicatie via de planning en control cyclus (het budgetteren), het ongedaan maken van obstakels (mensen opleiden, informatie-technische mogelijkheden benutten).
5. Daarna gaan de mensen in het bedrijf merken dat de dingen die altijd logisch waren, weer normaal worden, zoals:
   • kwaliteit leveren;
   • klanten eerlijk voorlichten;
   • risico’s goed in kaart brengen;
   • transparantie in beslissingen brengen;
   • goede atmosfeer op de werkvloer creëren;
   • leiders die op een goede manier leiding geven.
6. Dit moet gevierd en gecontinueerd worden en de implementatie daarvan moet permanent worden gemaakt.

Conclusie

Je hebt als management assistent een zeer grote rol in de 3^de, 4^de en 5^de dimensie van waardecreatie. Vooral het faciliteren van de waardepropositie van de organisatie is een hoofdtaak waar jouw rol als business partner zichtbaar wordt. De organisatie is pas ‘in control’ als deze drie dimensies in control zijn. Financiën gaan over het verleden, waardepropositie gaat over toekomstig bestendig succes van de gehele organisatie.

Geschreven door Drs. Hinrich C.A. Slobbe, trainer van de 2-daagse opleiding Financieel Management voor de management assistent. Met meer dan 30 jaar ervaring is hij de aangewezen persoon om jou op een overzichtelijke manier wegwijs te maken in de wereld van financiën.

Ga zelf aan de slag: opleiding Financieel Management voor de MA

Ook in jouw organisatie worden beslissingen genomen die de organisatiewaarde beïnvloeden. Zoals je hierboven gelezen hebt, heb jij als management assistent daarin een doorslaggevende rol. Het is dan ook van zeer groot belang om de business te snappen. Deze 2-daagse opleiding Financieel Management op HBO-niveau geeft je inzicht: zowel in financiële verslaggeving (extern) als richting het management (intern).

Door meer inzicht krijg je meer kennis van de waardecreatie in jouw organisatie, word je pro-actiever en

• ken je de business en ben je op de hoogte van financiële zaken;
• voorzie je jouw manager van adviezen;
• ben je een succesvolle inhoudelijke sparringpartner;
• begrijp en lees je rapportages een stuk eenvoudiger;
• heb je inzicht in hoe cijfers de organisatie beïnvloeden.

Inzicht in deze materie is van doorslaggevend belang als jij je wilt profileren als de business partner van vandaag.

Lees meer over de opleiding Financieel Management voor de management assistent