Het politieke spel: wel of niet relevant voor de secretaresse?

Als we denken aan politiek gedrag, dan associëren we dit vaak met negatief handelen. Zoals personen of partijen die langs elkaar heen werken of elkaar zelfs tegenwerken. Wantrouwen en elkaar niet serieus nemen vieren hoogtij. Er wordt niet geaarzeld om alle middelen te gebruiken voor het eigenbelang, zelfs als dat anderen schade toebrengt.

Echter, constructief politiek gedrag kan bijdragen aan een goede besluitvaardigheid en welbevinden. Deze vorm van politiek gedrag is zelfs essentieel om taken en opdrachten naar behoren uit te kunnen voeren. Immers, niet iedereen heeft beslisbevoegdheid, en heeft dus draagvlak en steun van anderen nodig binnen de organisatie die wel de invloed hebben om zaken voor elkaar te krijgen.

Wanneer heb je nu te maken met politiek in je functie?

Bij politiek zijn altijd meerdere partijen betrokken. Secretaresses en assistants hebben veel te maken met besluitvormingsprocessen in de organisatie en met een verscheidenheid aan betrokkenen en partijen. Vanuit onze functie moeten we daar soms invloed op uitoefenen namens onze leidinggevende(n). Goed kunnen argumenteren, goed contact kunnen maken en een goede presentatie zijn belangrijke vaardigheden hiervoor.

Afhankelijk van de organisatie waarin je werkt, is het in ons vak belangrijk om te zorgen voor invloed in situaties waarin verschillende partijen het met elkaar eens moeten worden. Werk je binnen een hiërarchische omgeving, dan heb je minder te maken met politiek omdat besluiten top-down genomen worden. Maar organisaties worden steeds platter. Dat betekent dat we in ons vak steeds meer op gelijk niveau met collega’s communiceren.

Wij zullen dus ook als assistant op een verantwoorde manier steeds meer het politieke spel moeten (leren) spelen. In de praktijk doen we dit vaak al, maar deze vaardigheid kan nog veel verder ontwikkeld worden dan de vaste patronen waarin we dit gedrag gebruiken.

Een praktijkvoorbeeld ter verduidelijking

Stel, je werkt als assistant voor een CEO en hebt de opdracht om een nieuw CRM systeem in te voeren. Het projectteam bestaat uit 3 collega assistants, 1 IT medewerker en 2 externe adviseurs van de nieuwe CRM software. Het project is goed te implementeren, mits het oude en nieuwe systeem een maand parallel draaien.

De IT-beheerder is hier sterk op tegen en wil per se dat het oude systeem in één klap vervangen wordt door het nieuwe systeem. Jij ziet zijn keuze al voor je: veel storingen en grote irritaties binnen het bedrijf. Bovendien, de mogelijkheid dat jij overal de schuld van krijgt, vind je ook geen fijn idee. Je kunt natuurlijk wel naar je CEO toestappen, maar je weet dat hij zich altijd laat adviseren door zijn managementteam.

Je weet dat de sales directeur belang heeft bij de implementatie van het systeem en invloed op de besluitvorming kan uitoefenen. Zodra je hem tegenkomt, vertel je hem wat er aan de hand is. Hij begrijpt meteen het belang van de situatie en belooft het te bespreken in het MT. Na het bekijken van alle argumenten besluit de CEO dat het werken met het oude en nieuwe systeem naast elkaar het beste is. Hij laat dit weten aan het MT en de IT-beheerder, met een cc naar het projectteam.

Ga voor constructief politiek gedrag

Dit is misschien wel een project gerelateerd project, maar in ons dagelijks werk met complex agendamanagement of het voorbereiden van meetings hebben we ook vaak met dit soort situaties te maken waarbij meerdere personen betrokken zijn. Politieke vaardigheden zijn dan ook ontzettend belangrijk geworden in onze functie. Wij hebben zelf namelijk niet de beslisbevoegdheid, maar kunnen wel anderen beïnvloeden om taken of opdrachten voor elkaar te krijgen. Willen we iets voor elkaar krijgen, dan moeten we soms met veel partijen contact maken en onderhouden.

Het toepassen van politiek gedrag gaat veel verder dan het voornoemde voorbeeld en kun je verder verdiepen en versterken. Constructief politiek gedrag zorgt ervoor dat anderen geen schade wordt berokkend of gezichtsverlies lijden. De meest succesvolle mensen kenmerken zich doordat ze:

• alternatieven afwegen;
• keuzes maken;
• problemen identificeren vanuit meerdere personen;
• doelen bepalen;
• macht effectief inzetten;
• effectief communiceren.

Hoe ontwikkel jij je politieke vaardigheden?

Geschreven door Dania van Damme, docent van de opleiding Business Assistant

Aan de slag? Opleiding Business Assistant

Tijdens deze 5-daagse opleiding Business Assistant (op HBO-niveau) ga je aan de slag met het verstevigen van jouw kennis en skills als senior assistant, waaronder politiek in de organisatie.

Je draagt bij aan de productiviteit van executives/teams en zorgt dat je inhoudelijk sparringpartner bent in MT meetings, projecten en denktanks. Ook:

• heb je meer impact door een stevige zelfpositionering;
• versterk je je zakelijke relaties en maak je effectief gebruik van je netwerk;
• handel je efficiënt in complexe en spannende situaties;
• draag je je visie uit;
• doorzie en beïnvloed je de organisatiedynamiek;
• straal je (zelf)vertrouwen uit.

Lees meer over de opleiding Business Assistant