Next level Assistant: de Business Assistant

Als senior draait jouw vak niet meer alleen om support voor mensen, maar steeds meer om business support. Globalisering en economische veranderingen creëren continu nieuwe realiteiten op de werkvloer. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen worden steeds belangrijker voor organisaties en medewerkers. Er zijn talloze veranderingen die jouw vak beïnvloeden.

De 4 trends die de grootste impact hebben:

1. Grotere interdependentie
   Je raakt steeds meer betrokken bij business activiteiten en projecten. Vaak werk je in teams met meerdere mensen om het werk gedaan te krijgen. Vaardigheden in samenwerken worden steeds belangrijker.
2. Frequente organisatieveranderingen
   Binnen grote bedrijven heb je regelmatig te maken met organisatieveranderingen. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn onmisbaar in deze veranderende structuren en/of culturen.
3. Toename kennisintensiteit
   Je hebt vaker te maken met analyse, beoordeling en invloed in jouw werk. Je moet kennis hebben van businessprocessen en -structuren om in staat te zijn jouw werk goed te doen en voorbereid zijn op onzekerheden en verrassingen.
4. Meer keuzes in technologie
   Elke organisatie heeft een eigen scala aan technologie die ze gebruikt om data te verzamelen en/of beheren. Technisch inzicht en kennis van verschillende systemen en tools is onvermijdelijk. IT kennis van Assistants wordt steeds diverser en meer inhoudelijk.

Bovenstaande trends vragen nieuwe vaardigheden en competenties: begrip en kennis van business processen en structuren, strategie, leiderschap, besluitvorming en IT. Dit zijn de next level assistants: de Business Assistants.

De Business Assistant ziet kansen:

• Door het inrichten van jouw rol, zodat je een bijdrage levert aan de productiviteit van executives/teams
• Door het ontwikkelen van kennis in bedrijfsprocessen en –structuren, en niet alleen secretariële vaardigheden
• Door het ontwikkelen van vaardigheden in leiderschap en samenwerking
• Door dezelfde betrokkenheid en business focus te ontwikkelen als executives

Jij, als Business Assistant, richt jouw werk in naar de behoeften van de organisatie. Zo zet je jouw ondersteuning veel effectiever in ten dienste van jouw executives/teams. In plaats van ondersteuning te organiseren om mensen heen, organiseer jij ondersteuning om de key business needs heen.

Voorbeeld: elk jaar rond dezelfde periode vinden de beoordelingsgesprekken plaats. Een Business Assistant plant dit al vooruit. Zij zorgt dat zij de agenda zoveel mogelijk vrijhoudt van haar executive en zijn/haar direct reports en eventueel de HR manager, dan wel al reserveringen maakt. Zij bereid de formulieren voor, schakelt met de HR Manager, en zorgt dat de betrokkenen allemaal voorbereid de gesprekken ingaan. Na afloop verwerkt ze eventueel de afspraken, stuurt deze naar HR voor archiveren met een kopie naar alle betrokkenen.

Dit is deel 1 van de reeks blogs over het onderwerp Business Assistant. Lees ook de vervolgblogs:

• Deel 2: Business Assistant: de basis
• Deel 3: Finance basics voor de assistant
• Deel 4: HR basics voor de Assistant
• Deel 5: Sales basics voor de assistant
• Deel 6: Wat de assistant moet weten over Operations Management

Ben jij er al klaar voor?

Kortom, de nieuwe realiteiten op de werkvloer vragen meer begrip en kennis van bedrijfsprocessen en –structuren. Dit zijn de next level assistants: de Business Assistants!

Dit blog is geschreven door Dania van Damme, docent van de 5-daagse opleiding Business Assistant. Het doel van deze intensieve opleiding is om jouw vak naar een hoger niveau te tillen. Je krijgt volop inzicht in bedrijfsstructuren en -processen van jouw organisatie en wordt volledig geïntegreerd lid van een management team. Hierdoor draag je substantieel bij aan de productiviteit, performance en efficiency van jouw executive(s), teams en organisatie!

Lees meer over de opleiding Business Assistant