blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
De term lean werken is op veel kantoren al aardig ingeburgerd. Maar er is één werkproces waarop lean nog onvoldoende is toegepast: vergaderen. Tijdrovende elementen zijn het plannen van meetings, het ordenen, mailen en lezen van documenten, afspraken en besluiten maken tijdens de meeting en niet te vergeten: de notulen achteraf.
Dit hele vergaderproces verloopt veel efficiënter door over te stappen op lean vergaderen. We geven je 5 tips!
Tip 1: Vergader papierloos
Dikke stapels papieren vergaderdocumenten zijn dan voorgoed verleden tijd. Alle stukken die je nodig hebt, staan immers op je laptop of tablet. Papierloos vergaderen heeft – in het kort – de volgende voordelen:
- Je kunt een vergadering op elk moment en vanaf elke locatie digitaal voorbereiden. Je hoeft dus niet persé op kantoor te zijn.
- Geen gezoek meer naar de juiste (versie van) vergaderstukken, alles staat immers op je tablet of laptop.
- Hierdoor ben je minder voorbereidingstijd kwijt én is de samenwerking met collega’s eenvoudiger.
Tip 2: Houd je aan een strikte timing
Het lijkt een dooddoener: start én eindig de meeting op het afgesproken tijdstip. Helaas, lopen de meeste vergaderingen toch uit. De oplossing is om per agendapunt vast te stellen hoeveel tijd eraan besteed mag worden en je hier strikt aan te houden.
Is het tijd om te beginnen, start dan ook. Wacht niet tot iedereen er is. Een kwartier wachten is 25% van een uur vergadertijd. Met acht wachtenden is dat al twee uur. En zijn er laatkomers? Praat ze dan niet bij tijdens de meeting. In feite beloon je ze dan voor hun gedrag.
Tip 3: Nodig selectief deelnemers uit
De meeste vergaderingen zijn van terugkerende aard. Dat wil niet meteen zeggen dat ook steeds dezelfde mensen aanwezig hoeven te zijn. Betrek alleen medewerkers bij de meeting die daadwerkelijk nodig zijn voor de besluitvorming. Niet iedereen hoeft persé de hele meeting aanwezig te zijn. Sta toe dat deelnemers de vergadering verlaten als het onderwerp voor hen niet relevant is.
Tip 4: Rouleer voorzitters
Wissel de voorzittersrol per vergadering. Elke voorzitter heeft zijn eigen visie en manier van werken. Als de voorzittersrol wisselt, heeft niet alleen de gebruikelijke leider van de meeting invloed op het proces en de besluitvorming. Ook kun je voor specifieke vergaderpunten de voorzittersrol afwisselen.
Tip 5: Schrap WVTTK
Door WVTTK kan je bespreekpunten inbrengen die niet op de agenda staan. Handig als er ineens op nieuwe actuele zaken moet worden ingegaan. En zijn er tijdens de vergadering bespreekpunten die niet op de agenda staan? Dan zet de voorzitter ze handig op de WVTTK-parkeerplaats.
Helaas wordt WVTTK in de praktijk vaak gebruikt om discussies die tijdens de meetings ontstonden, nieuw leven in te blazen. Collega’s die hun zegje twee keer willen doen, slaan in WVTTK hun slag. En zo wordt WVTTK vaak de recycle-plek van de meeting… weg ermee!
Dit blog is geschreven door Paul Neefjes, iBabs
e-Book Lean Vergaderen
Wil je nog meer stappen nemen om vergaderingen lean te laten verlopen? Download gratis het e-book van iBabs: Lean vergaderen, hoe doe je dat? Hierin komen de volgende onderwerpen aan bod:
- Vlot vergaderen
- Hoe lean is jouw huidige vergaderproces
- Lean vergaderproces
- Hoe start je met lean vergaderen
Dankjewel voor de toptips! Ik vind het inderdaad altijd een heel gedoel om vergaderingen voor te bereiden, met jouw tips gaat mij dit sowieso veel beter af!