Iedereen levendig presenteren

Iedereen levendig presenteren
Je functie is aan verandering onderhevig. Je bent als secretaresse steeds meer rechterhand en adviseur van je manager. Deze verandering vraagt een pro-actievere houding. Daarbij hoort o.a. je ideeën overbrengen aan je manager. Jouw inbreng is van belang, je bent immers de spil van de organisatie. Wat zeg ik: jij bent de ogen en de oren van de organisatie. En je hebt recht van spreken, je informatie is zeer waardevol voor je manager of het MT. Je boodschap goed overbrengen is het halve werk.

Maarre…. ik spreken?
Op de voorgrond treden is niet voor iedere secretaresse weggelegd. Dit heb je immers ook niet geleerd. In je veranderende rol is dit gewoon een kwestie van doen en vooral oefenen.Een aantal handige tips:

• Plan een afspraak in, dan heb jij de volledige aandacht en tijd om je boodschap over te brengen.
• Breng één boodschap tegelijk over. Begin met je kernboodschap en eindig er ook mee. Tussen begin en einde licht je je boodschap toe.
• Houd je verhaal kort en krachtig. Beter een paar spannende minuten, dan een slaapverwekkend verhaal.
• Het gaat om enthousiasme en geloofwaardigheid. Dit is hoorbaar in je stem en zichtbaar in je houding. Gebruik je hele lichaam.
• Gebruik zo min mogelijk PowerPoint-sheets of Prezi. Dit leidt alleen maar af, het wordt al snel te veel en te ingewikkeld.
• Wees helder over je motief en benoem wat het oplevert voor de organisatie (help je manager / het MT).
• Zoek een pakkende titel, een metafoor, een duidelijk beeld. Zoek hier een foto of een tekening bij. Dit beeld moet de boodschap dragen. Bouw het verhaal op rondom dit beeld.
• Let op je ademhaling als je zenuwachtig wordt. Rustig inademen, rustig uitademen.
• Ga stevig staan met een open houding, je handen ontspannen langs je lijf.
• Begin, nog voor je kernboodschap, als ijsbreker, met een kleine persoonlijke, enthousiaste ervaring. Dat zet de toon.
• Drink zo af en toe een slokje water, en wacht even. Zo krijg en houd je rust in je verhaal (en in jezelf).
• Stel vragen aan je manager/het MT. Wat willen zij weten? Wat is hun ervaring, hun mening? Luister aandachtig.
• Bedenk wat bijzonders, en doe dat ook. Zorg voor actie en interactie.
• Geef zo veel mogelijk voorbeelden en praat uit eigen ervaring. Zo concreet mogelijk. Uit de grond van je hart.
• Sluit af met een samenvatting en je kernboodschap. Dit is wat je manager/het MT moet onthouden.
• Deel pas na afloop een hand-out uit als je die hebt.

Vergelijk een presentatie met sporten. Je moet de spelregels kennen en je hebt conditie en spelervaring nodig. Doe voor je presentatie een warming-up, van je lichaam én je stem. Dit kan best een uur van tevoren, gewoon flink bewegen en even lekker meezingen met je favoriete cd. Een goede warming-up maakt veel verschil. Het is bovendien een mooie manier om met spanning om te gaan. Met het toepassen van deze tips maak jij geen presentatieblunders en ben je op je best.Overigens; als je deze tips niet voor jezelf gebruikt, heeft je manager er wellicht iets aan. Hij/zij zal hoogst waarschijnlijk presentaties verzorgen tijdens vergaderingen, voor volle zalen en dergelijke.Veel succes!

Karin de Jong, organisator Secretary Power Class

Op de hoogte blijven van ons blog?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief!