blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Alweer drie jaar?! Ja, het is ongeveer drie jaar geleden dat hybride werken de standaard is geworden: de ene keer zie je je collega’s op kantoor, de andere keer in een online meeting. Je technologische thuiswerk-ondersteuning is inmiddels een stuk beter, en waarschijnlijk bewaar je jouw focustaken voor je thuiswerkdag.
De afgelopen jaren heb je al ontzettend veel geleerd over hybride werken, maar toch… helemaal optimaal gaat het nog niet. En er komen meteen een hoop productiviteitsvragen bovendrijven. Want wat is de optimale verhouding thuis/kantoor? Zijn al die (online) vergaderingen wel nodig? Maken we ze korter? Hoeveel tijd zijn we kwijt met technologische hiccups? Er is nog steeds veel te ontdekken in jouw organisatie…
Moeten we nog wel hybride werken?
Zoals altijd, zijn er voorstanders en tegenstanders. Sommige directies willen alle werknemers op kantoor zien. Sommige organisaties hebben zelfs hun kantoor opgedoekt.
Maar diverse onderzoeken – zoals die van Harvard Business School – tonen aan dat hybride wel degelijk de ideale oplossing is voor zowel werknemers als bedrijven. Werknemers zijn productiever, leveren meer kwaliteit en zijn meer voldaan als zij de hybride flexibiliteit krijgen.
Naast 100% kantoor, is volledig thuiswerken ook niet ideaal. Zoals Japke-d. Bouma* lekker ongenuanceerd stelt vanuit onderzoek van het CfPB: van fulltime thuiswerken word je dommer én slechter in je vak. In je eentje ben je weliswaar productiever, maar je leert, ontwikkelt en innoveert ook minder. Zo’n drukke kantoordag boordevol praatjes bij de koffieautomaat, vergaderingen en gezamenlijke lunch is dus zo slecht nog niet. Je leert wellicht zelfs meer dan je denkt…
Dus ja, hybride werken is – uitzonderingen daar gelaten – de beste optie als je op kantoor werkt.
Zie hybride werken als een kans
Sommige hybride werkvormen gaan goed binnen je organisatie, sommige kunnen volgens jou vast beter. Goed nieuws: jij kan als ondersteuner invloed uitoefenen op de manier van hybride werken.
Misschien denk je nu wel:
- ‘Mijn organisatie moet hier toch een visie op uitdragen?’
- ‘Hoeveel invloed heb ik nou écht?’
- ‘Waar begin ik?’
- ‘Hoe krijg ik anderen mee in mijn verhaal?’
Ja, het is spannend, en tegelijkertijd een hele mooie kans om je goede ideeën te delen en je nieuwe rol te pakken!
Tips om het hybride werken in jouw organisatie te verbeteren
1. Wat kan ik wél?
Eerlijk is eerlijk, bepaalde beslissingen moet van hogerop komen. Maar er is zoveel te bedenken wat jij wél kan doen. Begin daarbij klein. Misschien heb je ideeën over hoe jullie elkaar vaker online kunnen opzoeken of wat er nodig is om efficiënter online te vergaderen.
2. Wat wil je niet?
Vaak is het gemakkelijker om te bedenken wat je niet wil. Wil je niet de connectie verliezen met je collega’s? Dat online meetings steeds verzet worden? Niet weten wanneer iedereen aan het werk is? Online te weinig impact hebben? Maak eens een lijstje. Aan de hand daarvan kan je nadenken over hoe je het wel graag zou willen zien.
3. Samen sta je sterker
Misschien wel de belangrijkste tip: ga samen met je secretariaat aan de slag. Luister naar elkaar en leer van elkaar. Zo kunnen jullie niet alleen zelf professionaliseren maar ook samen jullie managers adviseren.
4. Beargumenteren en oplossingen aandragen
Wat zou jullie helpen in je werk? En wat helpt je manager? Benoem niet alleen het probleem. Zoek juist naar oplossingen die je kan beargumenteren.
5. Zie het als een leerproces
Realiseer je dat iedereen nog zoekende is in hybride werken. Ook het MT. Als jullie met goede ideeën komen om hybride werken beter, efficiënter of soepeler te laten verlopen, zal dat in dank worden afgenomen.
Zelfstudie: ontdek de kansen van hybride werken
Als assistant speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van deze manier van werken:
- Hoe richten we ons hybride werk in?
- Digitaal vs. fysiek: welke werkvormen lenen zich voor verschillende vormen van samenwerken?
- Succesvol ondersteunen op afstand
- Welke digitale tools zijn er en wil je gaan gebruiken?
- Formele en informele communicatie: hoe blijf je verbonden met je manager en collega’s?
Hybride werken is één van de 8 onmisbare vaardigheden voor jouw nieuwe manier van ondersteunen. Ga hiermee zelfstandig aan de slag tijdens de flexibele studie Toekomstgericht werken als assistant.
*Japke-d. Bouma: Nationaal Secretaresse Congres 2024
Japke-d. is o.a. columniste van het NRC met een gezonde dosis sarcasme en humor. Haar uitspraken zetten velen terecht aan het denken. Tijdens het Nationaal Secretaresse Congres op 8 februari 2024 spreekt ze over de ‘verschillen’ tussen mannen en vrouwen op de werkvloer. Wat wist je dat uit onderzoek blijkt dat:
- Vrouwen zich gemiddeld vaker kleiner maken dan mannen?
- Mannen gemiddeld vaker bluffen dan vrouwen?
Ja, waarschijnlijk wist je dit al. Japke-d. gaat in de wetenschap, in onze cultuur en in haar eigen brein op zoek naar de oorzaken van deze ‘verschillen’ (die vaak kleiner zijn dan dat je op het eerste oog dacht) én ze geeft tips hoe ermee om te gaan. Want als mannen en vrouwen beter samenwerken, ontstaan mooiere resultaten én meer werkgeluk.
Lees meer over het Nationaal Secretaresse Congres
